6 Langkah Digitalisasi Penugasan Driver di Indonesia dengan Cartrack GPS Tracker

Bagi Anda yang memiliki armada pengiriman, logistik, maupun transportasi di Indonesia, aplikasi mobile Communicator akan memudahkan Anda dalam penugasan driver. Anda dapat menugaskan driver dari jarak jauh, memantau progres secara real-time, dan mendapatkan bukti penyelesaian pekerjaan secara cepat dalam format digital. Communicator ada dalam dua platform, yakni pada Fleet Web Cartrack untuk operator yang membuat penugasan dan aplikasi mobile untuk driver. Bagaimana cara kerja Communicator dan bagaimana aplikasi penugasan driver di Indonesia ini dapat berguna dalam operasi armada Anda? Berikut ini kami sajikan cara menggunakan Communicator dalam 6 langkah.

1. Buat Akun Communicator untuk Para Driver Anda

Untuk dapat menugaskan, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah membuat akun Communicator untuk para driver Anda. Pada Fleet Web Cartrack, silakan Anda menuju menu Communicator, lalu pilih sub-menu Settings (Pengaturan), pilih Communicator Users (Pengguna Communicator), dan klik tombol Add User (Tambah Pengguna). Anda harus memasukkan beberapa info driver pada laman ini, seperti nama depan dan belakang, serta nomor ponsel. Setelah itu, Anda dapat membuatkan username dan password untuk setiap driver, atau memasukkan username dan password yang diinginkan masing-masing driver. Anda mungkin akan perlu membuat daftar username dan password para driver secara terpisah.

2. Tambahkan Poin-Poin pada Opsi sesuai Skenario Aktual Operasi Armada Anda

Communicator sangat fleksibel karena opsi-opsi penugasan dapat disesuaikan dengan operasi aktual armada Anda. Untuk itu, Anda perlu menambahkan poin-poin pada opsi Jenis Pekerjaan, Tahapan Pekerjaan, Alasan Penolakan Pekerjaan, Alasan Penangguhan Pekerjaan, Jenis Barang Stok, Jenis Biaya Layanan, dan Pelanggan. Misalnya untuk perusahaan pengiriman, Anda dapat memasukkan semua jenis layanan pengiriman yang Anda sediakan pada opsi Jenis Pekerjaan, seperti pengiriman kendaraan, pengiriman makanan-minuman, dan pengiriman dokumen. Pengaturan ini dapat Anda temukan di sub-menu Settings, menu Communicator, pada Fleet Web Cartrack. Poin-poin ini nantinya akan muncul dan dapat dipilih saat Anda membuat detail penugasan, juga saat pengemudi menolak atau menangguhkan pekerjaan.

3. Buat Penugasan Lengkap dan Delegasikan

Setelah membuat akun Communicator dan mengatur opsi, Anda siap untuk membuat penugasan, mulai dari memasukkan Jenis Pekerjaan, Deskripsi Pekerjaan, Pengguna Communicator (driver) yang ingin Anda tugaskan, Tanggal pekerjaan dimulai, dan Repetisi Pekerjaan. Jika Anda tidak mengizinkan penolakan pekerjaan, Anda bisa menghapus centang pada pilihan Allow Task Rejection (Izinkan Penolakan Pekerjaan). Anda juga dapat menonaktifkan pilihan Force Step Order sehingga driver bebas menentukan pekerjaan mana yang diselesaikan lebih dulu tanpa harus mengikuti urutan Tahapan Pekerjaan.

Tahapan Pekerjaan harus Anda tambahkan, setidaknya satu tahap. Anda dapat memasukkan detail penugasan, seperti Deskripsi, Jumlah, Jenis Tahapan Pekerjaan, Target Waktu Mulai dan Selesai, ID Pesanan, Pelanggan, Nama dan Kontak Penerima, Alamat, Biaya Layanan, dan Barcode Produk yang harus dipindai untuk catatan keluar-masuk stok. Bukti penyelesaian dapat Anda pilih apakah tanda tangan, foto, atau keduanya. Anda pun dapat menentukan apakah driver boleh menolak tugas atau tidak.

4. Driver Menerima atau Menolak Pekerjaan dari Aplikasi Mobile

Notifikasi pekerjaan langsung terkirim ke aplikasi mobile Communicator di ponsel pengemudi. Driver kemudian menerima, atau menolaknya dengan memberikan alasan (bila Anda mengizinkan penolakan pekerjaan). Alasan penolakan pekerjaan yang telah Anda atur di awal akan muncul sebagai pilihan, atau driver dapat menulis sendiri alasan lain yang tidak ada pada pilihan. Fitur izin penolakan pekerjaan ini dapat diterapkan untuk masing-masing tahapan pekerjaan, sehingga bisa saja ada tahapan pekerjaan yang tidak dapat ditolak dan ada yang dapat ditolak dalam satu rangkaian pekerjaan.

5. Driver Memulai Pekerjaan sesuai Tahapan

Setelah menerima pekerjaan, driver harus menekan tombol Start (Mulai) sehingga operator dapat ternotifikasi jika ada tahapan pekerjaan yang belum dimulai sesuai jadwal penugasan. Jika Anda memasukkan barcode dalam detail penugasan, berarti driver harus terlebih dahulu memindai barcode produk yang akan dikirim. Biasanya fitur barcode ini diperlukan ketika driver harus mengambil barang yang akan dikirim dari gudang perusahaan. Untuk memastikan barang yang diambil sesuai, driver harus memindai barcode produk.

Aplikasi Communicator akan mendeteksi apakah barcode yang dipindai driver sesuai dengan angka barcode yang Anda masukkan dalam detail pekerjaan atau tidak. Jika tidak sesuai, driver dapat menggunakan fitur chat pada aplikasi untuk menanyakan kepada operator apakah barcode yang dimasukkan pada detail pekerjaan sudah benar. Histori pemindaian barcode produk akan tercatat pada menu Stock Control (Kontrol Stok) pada aplikasi mobile Communicator, sehingga Anda dapat mengetahui barang apa saja yang telah keluar dari gudang.

Driver kemudian harus menyelesaikan tugas sesuai urutan Tahapan Pekerjaan yang Anda tetapkan, jika Force Step Order aktif. Driver tidak dapat melanjutkan jika tahapan sebelumnya tidak diselesaikan terlebih dahulu. Jika Force Step Order nonaktif, driver bebas untuk menyelesaikan tahapan pekerjaan yang mana saja lebih dulu. Operator dapat memantau lokasi setiap driver secara real-time berdasarkan pekerjaan, kendaraan, atau perangkat (ponsel) yang digunakan driver melalui Fleet Web.

6. Driver Mengirimkan Bukti Penyelesaian Pekerjaan Berformat Digital

Bukti penyelesaian pekerjaan dapat diatur per tahapan pekerjaan, sehingga setiap tahapan pekerjaan dapat meminta bukti penyelesaian yang berbeda-beda, foto dan/atau tanda tangan digital. Driver dapat langsung mengirim bukti penyelesaian berformat digital ini dari aplikasi mobile Communicator. Setelah itu, driver harus menekan tombol Complete (Selesai) untuk setiap tahapan pekerjaan. Operator akan ternotifikasi melalui Fleet Web Cartrack setiap kali tahapan pekerjaan dimulai, diselesaikan, belum dimulai, atau terlambat. Operator juga dapat langsung menerima bukti penyelesaian pekerjaan melalui Fleet Web Cartrack. Bagian Billing dapat langsung mengunduh bukti tersebut, sehingga membantu mempercepat pemrosesan faktur yang ditagihkan kepada pelanggan.

Communicator Cartrack menjadikan penugasan driver lebih efisien, meminimalkan human error, mengidentifikasi keterlambatan, dan mempercepat pemrosesan faktur. Tambahkan fitur Communicator dalam paket Cartrack GPS Tracker Anda dan mulai digitalkan penugasan serta tingkatkan produktivitas driver perusahaan Anda di Indonesia. Hubungi kami sekarang dan dapatkan LIVE DEMO GRATIS!