6 Cara Fleet Management Software Mempersingkat Waktu Administrasi

Salah satu tantangan utama dalam mengelola armada adalah efisiensi waktu dalam menyelesaikan tugas-tugas administratif. Beberapa penyebabnya, antara lain masih mengandalkan dokumentasi kertas, menggunakan banyak platform, dan manajemen data berantakan. Akibatnya, Anda kekurangan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas prioritas dan mungkin akan sering bekerja lembur.

Dengan perangkat lunak manajemen armada (fleet management software) yang tepat, Anda dapat mengatasi tantangan tersebut. Bagaimana teknologi ini dapat mempersingkat waktu administrasi manajemen armada Anda? Baca artikel ini lebih lanjut.

1. Mengurangi Human-Error

Salah memasukkan data, lalai dalam jadwal, dan human error lainnya dapat menghambat produktivitas. Anda mungkin akan kehilangan waktu berjam-jam untuk melacak kesalahan dan mengoreksi data, mengejar jadwal yang tertinggal, dan aktivitas lainnya untuk memperbaiki human error yang terjadi.

Fleet management software seperti Cartrack mendigitalkan dan mengautomasi proses seperti pengambilan data, penjadwalan, pembuatan laporan, dan penugasan. Terintegrasi dengan perangkat IoT yang dipasang pada kendaraan, Cartrack merekam berbagai data kendaraan secara mendetail dan menampilkannya dalam Fleet Web (fleet management software berbasis web Cartrack). Perekaman data otomatis, yang langsung masuk ke sistem ini, memastikan data yang dikumpulkan benar dan akurat. Untuk mengurangi kelalaian, Anda bisa mengautomasi penjadwalan, pengiriman laporan, dan penugasan berulang.

2. Menghapus Penggunaan Multiplatform

Penggunaan platform berbeda-beda untuk menyelesaikan pekerjaan atau mengakses informasi yang dibutuhkan menjadi masalah produktivitas yang signifikan. Banyak waktu terbuang untuk beralih dari satu program ke program lainnya, misalnya untuk membuat laporan, mengelola biaya operasional, menugaskan pengemudi, dan mengatur jadwal pemeliharaan kendaraan.

Cartrack menawarkan solusi manajemen armada dalam satu software yang terintegrasi, dari pelacakan kendaraan, pemeliharaan kendaraan, penugasan pengemudi, hingga pengelolaan biaya. Integrasi beragam fungsi dalam satu platform ini memungkinkan kolaborasi antardepartemen yang lebih mulus. Hal ini dikarenakan berbagai divisi terkait, seperti SDM, Health, Safety, and Environment (HSE), Keuangan, Penagihan, Operasional, bisa menggunakan platform yang sama dan bekerja sama di dalamnya.

3. Manajemen Dokumen Terpusat Berbasis Cloud

Operasi armada memiliki sejumlah besar dokumen, seperti kuitansi pembelian bahan bakar, catatan servis dan pemeliharaan kendaraan, kontrak asuransi, dan kontrak pembiayaan kendaraan. Akan sangat memakan waktu untuk mencari dan berbagi dokumen jika penyimpanannya menyebar dan berantakan.

Memiliki pusat penyimpanan yang dapat diakses kapan pun dan dari mana pun secara real-time akan menjadikan pengelolaan dokumen lebih praktis. Tak perlu menunggu waktu kerja atau berada di kantor, semua tim Anda dapat membuka dan mengunduh dokumen terbaru kapan pun mereka butuhkan dan dari mana pun, cukup menggunakan akses internet. Fleet management software Cartrack memungkinkan hal tersebut, karena merupakan platform berbasis web/Cloud.

4. Memudahkan Pencarian Data

Mencari informasi yang tepat merupakan aktivitas konstan dalam administrasi. Bayangkan berapa lama waktu yang Anda habiskan untuk mencari informasi di antara bertumpuk-tumpuk atau berfolder-folder dokumen. Anda mungkin akan membutuhkan proses yang lebih panjang lagi jika kumpulan data dipegang secara terpisah oleh beberapa penanggung jawab.

Fleet management software Cartrack memastikan data yang Anda butuhkan mudah ditemukan. Menu-menu yang ada di dalam Fleet Web Cartrack mudah dimengerti dan digunakan, sehingga Anda tak membutuhkan waktu lama untuk mencari informasi tertentu. Temukan informasi, seperti durasi operasional kendaraan di hari tertentu, jadwal pemeliharaan terdekat, dan lokasi-lokasi stop kendaraan di trip tertentu, semudah klik. Semua tim terkait juga dapat mengakses informasi yang sama, memastikan konsistensi informasi dan mempersingkat proses mendapatkan informasi.

5. Mempersingkat Proses Analisis

Pernahkah Anda merasa kewalahan dengan data karena tidak memiliki waktu atau kefasihan untuk menganalisis? Operasi armada tentunya memiliki banyak sekali data, bahkan satu kendaraan pun memiliki data kompleks, dari data jam operasional, rute, pengisian bahan bakar, hingga servis. Anda mungkin sudah terlalu sibuk dengan tugas-tugas administratif rutin Anda dan tak memiliki waktu lebih untuk menganalisis kinerja operasional kendaraan, pengemudi, dan armada secara keseluruhan.

Dengan fleet management software Cartrack, data diolah menjadi wawasan bisnis, yang bisa Anda dapatkan secara cepat. Fitur Dasbor Cartrack menyediakan tinjauan kinerja armada Anda secara general berdasarkan sejumlah parameter yang penting bagi bisnis Anda, seperti penggunaan kendaraan, jam operasional, kendaraan tersibuk, jumlah kejadian perilaku mengemudi agresif, dan persentase idle. Sejumlah laporan Cartrack juga menyediakan analisis otomatis, seperti Kartu Skor Pengemudi yang menilai pengemudi berdasarkan perilaku mengemudi.

6. Mengautomasi Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan akan memakan waktu yang panjang karena data yang Anda input sangat banyak. Anda mungkin juga harus membuat beberapa jenis laporan dan mengirimkannya secara reguler. Jika Anda dapat mengautomasi pekerjaan berulang ini, tentunya waktu penyelesaian pekerjaan administrasi Anda akan berkurang secara signifikan.

Fleet management software Cartrack menyediakan fitur laporan otomatis, dengan data akurat. Ada lebih dari 100 jenis laporan yang bisa langsung Anda unduh atau kirim ke e-mail. Beberapa laporan yang akan sangat berguna bagi Anda di antaranya, yaitu Laporan Trip, Laporan Jam Operasional, Laporan Penggunaan Kendaraan, Laporan Pengisian Bahan Bakar, dan Laporan Manajemen Risiko. Anda juga bisa memilih format laporan PDF ataupun Excel, dan mengautomasi pengiriman ke e-mail setiap jangka periode tertentu. Anda juga dapat mengunduh trip kendaraan pada peta dalam format Excel, KML, ataupun GPX.

Digitalisasi telah menjadi kebutuhan primer dalam manajemen armada. Dengan memanfaatkan solusi teknologi yang tersedia, seperti fleet management software Cartrack, Anda dapat menghemat banyak waktu dalam menyelesaikan pekerjaan administratif. Anda akan dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting, seperti meningkatkan kinerja operasi armada dan mengoptimalkan potensi bisnis Anda berdasarkan wawasan dan analisis yang disediakan Cartrack untuk Anda. Kirim pesan kepada kami sekarang di sini untuk mulai menghemat waktu administrasi armada Anda!