Apa Manfaat Alat Manajemen Tugas untuk Dispatch Controller Dalam Perusahaan

Karena pekerjaan mereka berada di belakang layar, pekerjaan seorang dispatch controller tidak begitu ketahui oleh orang lain. Namun, dispatch controller adalah dasar dari sebuah perusahaan truk. Ini berarti mereka perlu menjadi pengelola tugas yang efisien dan efektif. Dalam artikel ini, kita akan membahas peran dispatch controller, alat manajemen tugas, dan apa manfaatnya.

Pertama-tama, apa itu dispatch controller dan apa tugas mereka?

Seorang dispatch controller adalah individu yang mengawasi operasi bisnis dari sisi pengiriman. Dispatch Controller menugaskan pengemudi untuk pengiriman, mengoptimalkan rute pengemudi, melacak lokasi kendaraan, berkolaborasi dengan pengemudi, dan berkomunikasi dengan pelanggan.

Jadi, meskipun dispatch controller tidak berada dengan truk besar sepanjang hari, mereka bekerja keras di balik layar dengan mengkoordinasikan dan mengelola jadwal serta rute pengemudi truk untuk memastikan barang dikirimkan dan diantarkan dengan aman dan tepat waktu.

Berikut adalah 6 hal yang biasa dilakukan dispatch controller setiap hari:

• Mengelola biaya operasional: Setiap hari, dispatch controller bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan mengelola operasi armada untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dengan produktivitas tertinggi dan biaya operasional terendah. Seorang dispatch controller perlu dengan cepat menemukan cara kreatif untuk memecahkan masalah dan mengoptimalkan rute untuk menghemat waktu, sumber daya, dan uang.
   
• Tetap terorganisir dan fokus: Sehari-hari seorang dispatch controller cukup sibuk. Mereka mengkoordinasikan pengiriman, menelepon, dan mengelola pengemudi, kendaraan, serta rute perjalanan. Di antara semua kesibukan itu, dispatch controller perlu sangat fokus, tetap terorganisir dengan daftar tugas, dan mampu mengelola harapan pelanggan yang tinggi dan tingkat stres pengemudi yang tinggi.
   
• Mengoptimalkan teknologi: Teknologi adalah alat yang digunakan oleh dispatch controller setiap hari, mulai dari perangkat pelacakan GPS, smartphone, hingga sistem manajemen armada. Dispatch Controller di industri truk menggunakan teknologi setiap hari untuk menjaga operasi berjalan lancar, aman, dan tepat waktu.
   
• Berkolaborasi dengan pengemudi: Sebagai dispatch controller, komunikasi dan kolaborasi sangat penting. Setiap hari dispatch controller berkomunikasi konstan dan melakukan pemeriksaan rutin dengan pengemudi.
   
• Memastikan kepatuhan armada: Tanggung jawab dispatch controller adalah memastikan kegiatan operasional perusahaan mematuhi aturan armada. Setiap hari, dispatch controller memastikan bahwa pengemudi dalam keadaan sehat, istirahat dengan baik, dan kendaraan aman serta layak jalan.
   
• Menjaga kepuasan klien: Klien yang tidak puas bisa mengakibatkan dispatch controller kehilangan pekerjaan dan merusak reputasi perusahaan. Memastikan kepuasan pelanggan adalah sebagian besar dari tanggung jawab dispatch controller.

Mengapa manajemen tugas begitu penting?

Dispatch Controller harus tahu apa, bagaimana, dan kapan semua tugas-tugas perlu diselesaikan. Itulah alasan utama mengapa manajemen tugas sangat dibutuhkan. 

Manajemen tugas berperan penting untuk kesuksesan operasi armada karena membantu dispatch controller menjaga semua hal berjalan lancar. Semua operasi armada mulai dari perencanaan, pelaporan, analisis, evaluasi, pembuatan, hingga pelaksanaan memerlukan pelacakan tugas agar dapat terkendali secara efisien dan real-time.

Alat Manajemen Tugas memungkinkan dispatch controller untuk melacak tugas-tugas dengan cermat dan mengetahui semua yang mereka butuhkan di setiap tugas untuk memenuhi ekspektasi pelanggan dan bisnis dengan sempurna.

7 manfaat penggunaan alat manajemen tugas

Setiap jenis bisnis bisa mendapatkan manfaat dari alat manajemen tugas untuk mengelola karyawan, tim, aset, tugas, dan sumber daya lain seperti waktu dan anggaran. Alat manajemen tugas memungkinkan kamu untuk:

1. Mengorganisir semua tugas dalam satu platform: Dengan alat manajemen tugas yang tepat, dispatch controller dapat mengerjakan seluruh pekerjaan dalam satu platform. Dispatch Controller dapat mendelegasikan tugas dengan mudah, memantau mereka dengan sekilas, dan segera menangani keterlambatan atau masalah apa pun.
    
2. Memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi: Tidak semua tugas memiliki prioritas yang sama. Dengan alat manajemen tugas, dispatch controller dan tim dapat fokus pada tugas-tugas sesuai dengan urgensinya dari yang paling penting sampai ke yang kurang.
    
3. Meningkatkan kolaborasi tim: Alat manajemen tugas terdiri dari fitur-fitur untuk meningkatkan kolaborasi seperti penyebutan pengguna dan komentar dalam tugas, dan membantu tim berkomunikasi secara efisien. Kerjasama tim membuat pekerjaan menjadi lebih ringan, sehingga lebih mudah untuk mencapai target bersama.
    
4. Memecah tugas kompleks dan mengelola banyak tugas: Manajemen tugas memerlukan perencanaan untuk pelaksanaan yang mulus. Keterlambatan atau kesalahan kecil bisa menyebabkan masalah besar pada perusahaan berbasis armada. Alat manajemen tugas membuat proses pembuatan dan penyelesaian banyak tugas menjadi lebih mudah dan efisien untuk dikelola.
    
5. Mengotomatiskan tugas: Beberapa tugas seperti laporan bulanan terjadi pada tanggal-tanggal tertentu sepanjang tahun. Alih-alih mengatur tugas berulang secara manual, alat manajemen tugas menggunakan otomatisasi untuk membuat tugas setiap bulan atau minggu, berdasarkan kebutuhan dispatch controller.
    
6. Akses ke progres tugas secara real-time: Dispatch Controller memiliki beberapa pengemudi, kendaraan, klien, dan pengiriman yang harus diatur pada waktu yang bersamaan. Dengan alat manajemen tugas, dispatch controller dapat mengawasi progres semua pekerjaan tadi dalam satu platform.
    
7. Meningkatkan keuntungan: Keuntungan adalah manfaat yang didapat oleh pebisnis di semua industri. Kepuasan pelanggan dan profitabilitas bisnis akan dipengaruhi secara positif oleh perangkat lunak manajemen tugas seperti Cartrack Indonesia yang menawarkan manfaat di atas. Dengan alat manajemen tugas yang tepat, bisnis dapat mengambil manfaat dari masing-masing manfaat ini. Alat manajemen tugas yang baik mencakup fitur-fitur yang mempersiapkan bisnis untuk kesuksesan berkelanjutan.

Terdapat beberapa alat manajemen tugas atau armada, tetapi perusahaan perlu memilih satu yang terbaik!

Pilih Alat Manajemen Armada dari Cartrack Indonesia! Dapatkan kemudahan mengelola tugas, melacak kemajuan, dan berkolaborasi dengan lancar, semua dari satu platform.

Hubungi Cartrack Indonesia sekarang juga, untuk bawa pulang alat manajemen tugas terbaik di Indonesia!