Manfaat Sistem Manajemen Armada untuk Bisnis Penyewaan Armada

Apa itu sewa armada?

Sewa armada merujuk pada perjanjian antara sebuah bisnis dan pemilik armada, di mana armada mendapatkan akses ke kendaraan armada dengan imbalan biaya bulanan tanpa memiliki kepemilikan atas mereka. Mungkin terdengar mirip dengan menyewa kendaraan penumpang tetapi berbeda karena periode sewa armada berlangsung sekitar 2-5 tahun.

Tergantung pada kebutuhan perusahaan, sewa armada dapat melibatkan banyak kendaraan, termasuk truk dan van.

Apa saja jenis-jenis sewa armada?

Sewa armada dapat bersifat terbuka atau tertutup. Apa artinya? Mari kita pelajari lebih detail:

• Sewa terbuka

  Sewa terbuka adalah ketika pemilik armada bertanggung jawab atas risiko residu kendaraan, yang berarti ada kemungkinan penyewa akan berhutang lebih banyak uang daripada nilai sebenarnya dari mobil tersebut pada akhir sewa. Ini terjadi ketika kendaraan mengalami depresiasi lebih cepat dari yang diharapkan, dan pada akhir masa sewa, manajer armada perlu membeli atau mengembalikan kendaraan. Jika nilai kendaraan melebihi nilai residu, manajer armada juga dapat menjualnya untuk mendapatkan keuntungan.

  Bayangkan sewa terbuka seperti menyewa mobil untuk jangka waktu yang lama tetapi dengan sedikit perbedaan. Meskipun kita setuju untuk melakukan pembayaran secara terjadwal, kita dan perusahaan berbagi tanggung jawab atas nilai akhir kendaraan.

  3 karakteristik kunci dari sewa armada terbuka meliputi:

  1. Pembayaran bulanan lebih rendah tetapi risiko lebih tinggi: Dengan sewa armada terbuka, pembayaran bulanan lebih rendah. Namun, penyewa menghadapi risiko lebih tinggi karena bertanggung jawab atas setiap perbedaan antara nilai residu yang diestimasi dari kendaraan dan nilai pasar masa depan yang sebenarnya.

  2. Jarak tempuh tanpa batas: Berbeda dengan sewa tertutup, penyewa memiliki akses tanpa batas ke jarak tempuh, menjadikannya pilihan yang ideal untuk armada dengan kebutuhan jarak tempuh yang lebih tinggi dan tidak terduga.

  3. Pemeliharaan dan perbaikan: Sebagai manajer armada, penyewa bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan kendaraan armada yang disewa.

  Sekarang setelah kita memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang sewa terbuka, mari kita lihat kelebihan dan kekurangannya:

  Kelebihan sewa terbuka:

  - Biaya awal lebih rendah: Pembayaran bulanan biasanya lebih rendah, memberi penyewa kemampuan untuk mengalokasikan dana untuk kebutuhan bisnis lainnya.

  - Fleksibilitas dalam hal jarak tempuh: Tidak ada batasan jarak tempuh yang tetap, memungkinkan bisnis untuk mengatasi kebutuhan dan pola berkendara yang tidak terduga yang dapat terjadi dalam operasi armada.

  - Kesempatan untuk memiliki: Manajer armada dapat memperoleh kendaraan-kendaraan ini pada akhir masa sewa mereka.

  Kekurangan sewa terbuka:

  - Beban manajemen yang meningkat: Manajer harus lebih terlibat dalam tugas-tugas administrasi armada dasar, termasuk pemeliharaan dan perbaikan kendaraan.

  - Biaya yang tidak terduga: Biaya akhir nilai kendaraan yang disewa tergantung pada pasar, yang membuat perencanaan anggaran menjadi tantangan.
  ​

• Sewa terbuka

  Sewa terbuka adalah ketika pemilik armada bertanggung jawab atas risiko residu kendaraan, yang berarti ada kemungkinan penyewa akan berhutang lebih banyak uang daripada nilai sebenarnya dari mobil tersebut pada akhir sewa. Ini terjadi ketika kendaraan mengalami depresiasi lebih cepat dari yang diharapkan, dan pada akhir masa sewa, manajer armada perlu membeli atau mengembalikan kendaraan. Jika nilai kendaraan melebihi nilai residu, manajer armada juga dapat menjualnya untuk mendapatkan keuntungan.

  Bayangkan sewa terbuka seperti menyewa mobil untuk jangka waktu yang lama tetapi dengan sedikit perbedaan. Meskipun kita setuju untuk melakukan pembayaran secara terjadwal, kita dan perusahaan berbagi tanggung jawab atas nilai akhir kendaraan.

  3 karakteristik kunci dari sewa armada terbuka meliputi:

  1. Pembayaran bulanan lebih rendah tetapi risiko lebih tinggi: Dengan sewa armada terbuka, pembayaran bulanan lebih rendah. Namun, penyewa menghadapi risiko lebih tinggi karena bertanggung jawab atas setiap perbedaan antara nilai residu yang diestimasi dari kendaraan dan nilai pasar masa depan yang sebenarnya.
  2. Jarak tempuh tanpa batas: Berbeda dengan sewa tertutup, penyewa memiliki akses tanpa batas ke jarak tempuh, menjadikannya pilihan yang ideal untuk armada dengan kebutuhan jarak tempuh yang lebih tinggi dan tidak terduga.
  3. Pemeliharaan dan perbaikan: Sebagai manajer armada, penyewa bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan kendaraan armada yang disewa.

  Sekarang setelah kita memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang sewa terbuka, mari kita lihat kelebihan dan kekurangannya:

  Kelebihan sewa terbuka:

  - Biaya awal lebih rendah: Pembayaran bulanan biasanya lebih rendah, memberi penyewa kemampuan untuk mengalokasikan dana untuk kebutuhan bisnis lainnya.
  - Fleksibilitas dalam hal jarak tempuh: Tidak ada batasan jarak tempuh yang tetap, memungkinkan bisnis untuk mengatasi kebutuhan dan pola berkendara yang tidak terduga yang dapat terjadi dalam operasi armada.
  - Kesempatan untuk memiliki: Manajer armada dapat memperoleh kendaraan-kendaraan ini pada akhir masa sewa mereka.

  Kekurangan sewa terbuka:

  - Beban manajemen yang meningkat: Manajer harus lebih terlibat dalam tugas-tugas administrasi armada dasar, termasuk pemeliharaan dan perbaikan kendaraan.
  - Biaya yang tidak terduga: Biaya akhir nilai kendaraan yang disewa tergantung pada pasar, yang membuat perencanaan anggaran menjadi tantangan.
   

• Sewa tertutup

  Sewa tertutup menawarkan lebih banyak prediktabilitas daripada sewa terbuka. Berbeda dengan sewa terbuka, di mana manajer armada bertanggung jawab atas risiko residu kendaraan, sewa tertutup membutuhkan penyedia untuk menangani tanggung jawab ini. Jadi, ketika masa sewa berakhir, kendaraan dapat dikembalikan tanpa khawatir tentang penjualan atau depresiasi potensial karena nilai residu yang ditetapkan. Singkatnya, sewa tertutup semuanya tentang biaya dan penggunaan dapat diprediksi dalam batas-batas yang disepakati.

  3 karakteristik kunci dari sewa armada tertutup meliputi:

  1. Pembayaran bulanan tetap: Tetap untuk seluruh masa sewa, sehingga penyewa tidak perlu khawatir tentang nilai pasar yang berfluktuasi.
  2. Batasan jarak tempuh tertentu: Penyewa harus tetap berada dalam batas-batas ini, dan jika penyewa melampaui batas ini, penyewa harus membayar biaya berlebih per kilometer.
  3. Penyewa tidak perlu khawatir tentang nilai akhir: Nilai akhir kendaraan bukan tanggung jawab penyewa selama kendaraan dikembalikan dalam kondisi kerja yang baik.

  Gimana cukup jelas, bukan? Sekarang, mari kita lihat kelebihan dan kekurangan dari pilihan sewa armada ini.

  Kelebihan sewa tertutup:

  - Tidak ada kekhawatiran pemeliharaan: Pemilik biasanya bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan kendaraan selama masa sewa, namun sewa tertutup kebalikannya sehingga dapat menghemat waktu dan uang bisnis.
  - Lebih banyak kesempatan untuk upgrade: Karena periode sewa lebih pendek, penyewa dapat beralih ke kendaraan terbaru setiap masa sewa selesai, sehingga penyewa selalu memiliki akses ke teknologi kendaraan terbaru.
  - Perencanaan anggaran yang disederhanakan: Karena pembayaran bulanan tetap, penyewa dapat memperkirakan anggaran armada dengan akurat dan menyederhanakan perencanaan keuangan.

  Kekurangan sewa tertutup:

  - Pembayaran bulanan yang lebih tinggi: Karena pembayaran tetap dan pemilik mengambil risiko lebih banyak, pembayaran bulanan dapat sedikit lebih tinggi dibandingkan dengan sewa terbuka.
  - Batasan jarak tempuh: Batasan jarak tempuh dapat merugikan anggaran armada, karena melampaui mereka mengarah pada biaya yang mahal.
  - Tidak ada kesempatan memiliki: Tidak seperti sewa terbuka, bisnis tidak memiliki opsi untuk membeli kendaraan yang telah mereka gunakan pada akhir masa sewa mereka.

Keuntungan Penting yang Perlu Diketahui tentang Sewa Armada

Sewa armada dapat memberikan manfaat bagi bisnis armada dalam berbagai cara. Mari kita ketahui beberapa di antaranya:

Peningkatan pemeliharaan kendaraan: Bergantung pada jenis perjanjian sewa armada yang dipilih, penyewa armada dapat menyertakan layanan perbaikan pemeliharaan dalam perjanjian sewa, yang mengurangi biaya tenaga kerja dan membebaskan sumber daya untuk kebutuhan bisnis lainnya sambil memastikan bahwa kendaraan berfungsi dengan baik.

Fleksibilitas yang meningkat: Sewa armada memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menyesuaikan ukuran dan komposisi armada berdasarkan permintaan yang bervariasi, seperti musim ramai atau perubahan jumlah karyawan. Fleksibilitas ini membekali armada untuk fungsi spesifiknya, meningkatkan keuntungan dan menghemat uang selama musim sepi.

Tanggung jawab administratif yang berkurang: Perusahaan sewa armada menangani banyak tugas administratif yang terkait dengan mengelola armada kendaraan, seperti registrasi kendaraan dan perizinan. Dengan mengoutsourcing sebagian besar pemantauan kendaraan, pemeliharaan, dan kepatuhan kepada perusahaan penyewaan, manajer armada dapat mengurangi beban operasional dan membebaskan sumber daya yang mendukung pertumbuhan armada

Skalabilitas: Skalabilitas dalam sewa armada adalah kemampuan armada untuk memperluas kapasitas dan kemampuannya secara efisien dengan menambahkan kendaraan dan meningkatkan proses operasional untuk menangani lebih banyak tugas tanpa mengorbankan efisiensi. Dengan menghilangkan biaya awal yang besar dan beban manajemen, sewa armada dapat membantu membuka fleksibilitas untuk meningkatkan atau menurunkan skala armada sesuai kebutuhan.

Rahasia untuk meningkatkan sewa armada: Manajemen armada

Manajemen armada adalah proses menjaga agar armada kendaraan beroperasi dengan lancar. Ini melibatkan berbagai tugas yang meningkatkan efisiensi armada, mengurangi biaya operasionalnya, dan mempromosikan keselamatan secara keseluruhan. Manajer armada mengawasi tujuan ini dan membuat keputusan manajemen, termasuk akuisisi kendaraan, pemeliharaan, pemantauan armada, dan manajemen bahan bakar.

Bagaimana sistem manajemen armada dapat membantu menyederhanakan pengelolaan armada yang disewa?

Sebuah sistem manajemen armada memainkan peran yang signifikan dalam menjalankan armada yang disewakan. Mari kita lihat dengan tepat bagaimana caranya: 

Pembuatan keputusan berbasis data: Manajemen armada memfasilitasi akses mudah dan interpretasi volume data yang besar. Contohnya, John, mengelola armada yang disewakan dengan total 15 kendaraan. Melacak berbagai metrik armada, termasuk konsumsi bahan bakar dan jarak tempuh untuk semua kendaraan ini bisa menjadi tantangan. Yang dibutuhkan John adalah sistem manajemen armada yang dapat secara otomatis mengumpulkan dan menganalisis semua data terkait pemeliharaan kendaraan, konsumsi bahan bakar, dan perilaku pengemudi. Dengan mengetahui dengan pasti bagaimana armada beroperasi, John tahu perubahan apa yang perlu dilakukan. Ini penting untuk armada yang disewa, di mana setiap keputusan dapat memengaruhi profitabilitas dan jumlah yang harus dibayarkan pada akhir periode sewa.

Pelacakan GPS langsung: Manajemen armada memberikan wawasan menyeluruh tentang kinerja dan manajemen kendaraan menggunakan perangkat lunak pelacakan GPS. Dengan mengumpulkan dan menyimpan data tentang kecepatan, perjalanan, jarak, dan lokasi kendaraan, manajer armada tidak hanya mengetahui lokasi kendaraan setiap saat, tetapi mereka juga dapat melihat rute tepat yang dilalui kendaraan mereka, berapa lama setiap perjalanan berlangsung, dan mendapatkan wawasan tentang perilaku pengemudi. Lihatlah dari perspektif John, yang tidak perlu lagi menelepon pengemudi setiap kendaraan armada yang disewa untuk mengetahui persis di mana mereka berada atau perjalanan apa yang mereka lakukan. Ini membantu manajer melacak jarak tempuh kendaraan, yang penting untuk sewa tertutup dengan batasan jarak tempuh.

Pemeliharaan armada proaktif: Manajemen armada membuat manajer armada lebih mudah untuk membuat strategi pemeliharaan yang spesifik guna kebutuhan individual satu-persatu armada mereka. Seperti, menjaga armada tetap terawat dengan baik, memastikan armada tidak mengalami waktu henti yang tidak terduga, dan membantu menghemat biaya perbaikan yang tidak perlu. Hal-hal ini sangat penting untuk armada yang disewakan, terutama jika dapat memilih opsi sewa di mana penyewa bertanggung jawab atas pemeliharaan kendaraan.

Pemantauan perilaku pengemudi: Manajemen armada memantau perilaku pengemudi menjadi tugas yang mudah. Perilaku berbahaya pengemudi seperti pengereman keras dan tikungan tajam meningkatkan jarak tempuh dan konsumsi bahan bakar serta risiko waktu henti tidak terduga akibat kecelakaan, itulah sebabnya pemantauan perilaku pengemudi membantu memastikan armada yang disewa tetap aman dan efektif.

Mengoptimalkan manajemen biaya: Sistem manajemen armada memungkinkan pebisnis untuk melacak setiap sen yang dikonsumsi armada, membantu pebisnis menemukan penyebab potensial dari pengurasan biaya, apakah itu karena konsumsi bahan bakar yang meningkat atau kendaraan rusak. Ini penting untuk opsi sewa armada, di mana jika pebisnis bertanggung jawab atas sebagian besar biaya armada.

Ubah armada yang disewakan menjadi lebih hemat, efisiensi, dan produktif dengan Cartrack Indonesia

Cartrack Indonesia memiliki berbagai solusi untuk menyederhanakan pengelolaan armada yang disewa, membantu pebisnis mencapai kenyamanan dan mengaktifkan efisiensi tertinggi. Mari kita jelajahi solusi-solusi ini:

• Pelacakan GPS: Dapatkan visibilitas penuh atas armada yang disewakan dengan teknologi pelacakan GPS Cartrack dan tentukan lokasi geografis kendaraan dengan tepat secara real-time. Pelacakan GPS Cartrack juga memberikan akses ke layanan pemulihan kendaraan yang dicuri. Dengan tingkat pemulihan kendaraan yang mencapai lebih dari 90%, Cartrack merespons dengan cepat terhadap pencurian atau perampokan kendaraan, meningkatkan peluang untuk memulihkan kendaraan.
   
• Optimasi rute: Buka rute terbaik untuk armada yang disewakan dengan optimasi rute dari Cartrack Indonesia. Tersedia sebagai bagian dari fitur Delivery App Cartrack, fitur optimasi rute dapat melihat kondisi lalu lintas dan cuaca secara real-time untuk menemukan rute yang ideal bagi pengemudi. Tingkatkan efisiensi armada dan konsumsi bahan bakar dengan memilih rute yang efektif berdasarkan data real-time, yang membantu menurunkan biaya keseluruhan untuk armada yang disewakan.
   
• Pemantauan bahan bakar: Ketahui dengan pasti berapa banyak bahan bakar yang dikonsumsi kendaraan yang disewakan dengan sistem pemantauan bahan bakar Cartrack Indonesia. Dengan memberikan wawasan real-time tentang konsumsi bahan bakar, pebisnis dapat dengan cepat mendeteksi sumber pengurasan bahan bakar dan bertindak. Teknologi deteksi penipuan bahan bakar kami mencocokkan struk belanja bahan bakar dengan lokasi kendaraan nda dan status bahan bakar, sehingga membantu mengurangi pengurasan biaya bahan bakar dan meningkatkan efisiensi operasional.
   
• Pemantauan pengemudi: Tingkatkan keselamatan dan perilaku pengemudi armada dengan sistem pemantauan pengemudi Cartrack Indonesia, dilengkapi dengan berbagai solusi perangkat keras dan perangkat lunak tingkat lanjut untuk membantu memantau perilaku pengemudi.

  - Sistem Bantuan Pengemudi Lanjutan (ADAS) Cartrack dirancang untuk memberi peringatan kepada pengemudi tentang bahaya di jalan, membantu mereka menghindari rintangan dan mencegah kecelakaan secara real-time.

  - Kamera AI LiveVision memberi pengemudi akses ke peringatan waktu nyata, bersuara tentang perilaku mengemudi berbahaya dan teralihkan, termasuk merokok, kecepatan berlebihan, dan menguap, yang membantu pengemudi dengan cepat memperbaiki perilaku dan mencegah kecelakaan.

  - Skor pengemudi memberi laporan terperinci tentang masing-masing perilaku mengemudi yang disebutkan di atas, memungkinkan pebisnis melihat kapan kejadian terjadi dan siapa yang mengemudi, dan menggunakan wawasan ini untuk memberdayakan dan melatih praktik mengemudi yang lebih aman.
   

• Manajemen biaya: Jangan pernah lewatkan batas waktu pembayaran dan registrasi dengan perangkat lunak MiFleet Cartrack. Dengan kemampuan untuk menerima peringatan pengingat, solusi manajemen biaya kami membuat pelacakan semua biaya armada menjadi mudah. Tidak hanya untuk membantu meningkatkan kepatuhan armada, tetapi juga mengurangi waktu admin dan menghilangkan kesalahan manusia yang terjadi dengan perhitungan manual, membantu memastikan bahwa armada yang disewa tidak menghabiskan lebih banyak dari yang seharusnya.
   
• Peringatan pencegahan perawatan: Temukan potensi masalah dalam perawatan sebelum menjadi lebih mahal dengan perawatan pencegahan dari Cartrack Indonesia. Perangkat lunak kami menggunakan analisis canggih untuk memberi peringatan kepada pebisnis tentang potensi masalah perawatan kendaraan, seperti kampas rem rusak dan kadar minyak yang rendah. Tindakan proaktif ini menggunakan data historis dan algoritma pintar untuk membuat rencana pemeliharaan yang secara khusus disesuaikan dengan armada, membantu menghilangkan waktu henti yang tidak terduga, mencegah kecelakaan jalan, meningkatkan umur armada, dan mengubah armada yang disewa menjadi mesin yang berfungsi dengan baik.

Bagaimana Cartrack membantu Agungrent meningkatkan bisnis penyewaan kendaraan

Baik menyewakan armada kendaraan atau sedang mencari untuk menyewakannya, Cartrack adalah solusinya. Ambil contoh Agungrent, sebuah perusahaan penyedia layanan transportasi yang mengkhususkan diri dalam penyewaan kendaraan, logistik, dan pengiriman truk dengan lebih dari 6.000 kendaraan.

Agungrent mengalami kesulitan dalam mengurangi biaya operasional dan mengelola inventaris armada. Mereka membutuhkan sistem untuk membantu mereka mengelola penggunaan penyewaan kendaraan mereka dengan mudah, menerima data kendaraan, dan mengurangi biaya total armada.

Dengan menggunakan aplikasi seluler Cartrack Indonesia, Agungrent membuka kemampuan pemantauan waktu nyata atas pergerakan kendaraan, membantu membuat tagihan kendaraan yang disewakan lebih akurat. Solusi pemantauan bahan bakar Cartrack juga membantu mereka meningkatkan efisiensi bahan bakar mereka hingga 30%, dan laporan pengemudi dan keselamatan yang mereka dapatkan aksesnya membantu meningkatkan budaya keselamatan pengemudi secara keseluruhan.

Inilah yang dikatakan oleh Manajer Operasional perusahaan, Bapak Edi Cahyono:

“Cartrack adalah penyedia layanan GPS global yang menawarkan banyak fitur yang sangat mumpuni dan ramah pengguna, juga menawarkan harga yang kompetitif yang disesuaikan dengan kebutuhan kami.”

Atasi masalah penyewaan armada dengan solusi manajemen armada dari Cartrack. Ubah pengelolaan armada yang disewa dari yang memakan waktu menjadi yang lebih efisien dan otomatis dengan Cartrack Indonesia.

‍Hubungi kami hari ini, klik link berikut ini!