Bagaimana Cara Memilih Perangkat Lunak Manajemen Armada Terbaik?

Apa itu perangkat lunak manajemen armada?

Perangkat lunak manajemen armada (FMS) adalah solusi digital yang dibuat untuk membantu bisnis dalam mengawasi dan mengendalikan armada kendaraan. Alat ini menyederhanakan organisasi dan meningkatkan operasi kendaraan bisnis yang efisien.

Perangkat lunak ini bertindak sebagai pusat kontrol untuk mengelola informasi dari berbagai sumber dan menyajikannya dalam format yang lebih mudah dipahami. Hal ini memungkinkan manajer armada untuk mendapatkan wawasan berharga, menyederhanakan operasi, dan mengoptimalkan kinerja di seluruh armada mereka.

Teknologi di balik perangkat lunak manajemen armada

Perangkat lunak manajemen armada biasanya tidak memerlukan peralatan khusus karena sebagian besar berbasis online dan dapat diakses melalui komputer atau ponsel. Tetapi, perangkat lunak manajemen armada bekerja sama dengan perangkat lain yang berguna untuk mengumpulkan dan mengirim data, seperti:

1. Perangkat Keras:

   Pelacak GPS: Dipasang di kendaraan, perangkat ini dapat melacak lokasi, jumlah mil, dan data mesin secara real time.

   Unit telematika: Unit ini menggabungkan teknologi GPS dengan sensor lain untuk mengumpulkan data tambahan seperti konsumsi bahan bakar, diagnostik mesin, dan perilaku pengemudi.

   Perangkat OBD-II (Onboard Diagnostics): Dipasang di kendaraan untuk memantau kesehatan mesin, konsumsi bahan bakar, dan kode kesalahan.

   Aplikasi seluler: Pengemudi dapat menggunakan aplikasi di smartphone atau tablet untuk menerima informasi pengiriman, memperbarui buku catatan, dan berkomunikasi dengan dispatcher.

   Kamera dashboard dan kamera di dalam kendaraan: Mengambil bukti visual dari perilaku mengemudi dan situasi di sekitar kendaraan.
    

2. Platform Perangkat Lunak:

   Perangkat lunak mengumpulkan data dari perangkat keras dan menggabungkannya dengan informasi tambahan seperti jadwal pengemudi, catatan pemeliharaan, dan biaya bahan bakar. Kemudian, perangkat lunak memproses dan menganalisis data tersebut, menyediakan pengguna dengan:

   Dasbor real-time: Menampilkan lokasi kendaraan, tingkat bahan bakar, aktivitas pengemudi, dan informasi penting lainnya.

   Laporan terperinci: Menawarkan wawasan tentang efisiensi bahan bakar, perilaku pengemudi, kebutuhan pemeliharaan, dan kinerja armada secara keseluruhan.

   Peringatan dan pemberitahuan: Menyoroti potensi masalah, seperti kecepatan berlebihan, berhenti tanpa izin atau kebutuhan pemeliharaan.
    

3. Antarmuka Pengguna:

   Antarmuka pengguna adalah cara pengguna berinteraksi dengan platform perangkat lunak. Ini dapat diakses melalui browser web atau aplikasi seluler yang memungkinkan pengguna untuk:
   - Memantau armada mereka secara real-time.
   - Mengelola jadwal pemeliharaan dan mengirimkan pengemudi dengan efisien.
   - Menganalisis laporan dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.
   - Berkomunikasi dengan pengemudi dan memberikan tugas.

Perangkat lunak manajemen armada secara detail

Perangkat lunak manajemen armada membantu manajer menjalankan semua tanggung jawab dengan efektif.

Perangkat lunak mengumpulkan data dari armada melalui perangkat GPS, sistem telematika, dan sensor, kemudian memproses data untuk memberikan wawasan berharga dan saran yang dapat dilakukan.

Setelah pelacak GPS terpasang, proses berikut dimulai:

• Pengumpulan data: Perangkat lunak mengumpulkan informasi real-time dari setiap kendaraan seperti di mana mereka berada, seberapa cepat mereka bergerak, seberapa banyak bahan bakar yang mereka gunakan, dan bahkan diagnostik mesin dan perilaku pengemudi.
   
• Pemrosesan data: Perangkat lunak memproses data yang dikumpulkan untuk menemukan pola dan menemukan hal-hal yang tidak biasa. Algoritma canggih dapat digunakan untuk menganalisis data dan menghasilkan saran yang dapat dilaksanakan.
   
• Pemantauan dan pelacakan: Manajer armada dapat memantau dan melacak kendaraan mereka secara real-time, memastikan mereka berada di rute yang benar dan menjaga jadwal. Ini memungkinkan mereka untuk melacak kendaraan, mengoptimalkan rute, dan memastikan kepatuhan jadwal.
   
• Manajemen pemeliharaan: Perangkat lunak manajemen armada membantu menjadwalkan dan mengelola tugas pemeliharaan, seperti pergantian minyak, rotasi ban, dan inspeksi. Peringatan dan pengingat pemeliharaan dihasilkan berdasarkan penggunaan kendaraan dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.
   
• Manajemen pengemudi: Perangkat lunak ini menyediakan alat untuk mengelola pengemudi, termasuk pelacakan kinerja pengemudi, pemantauan perilaku mengemudi, dan manajemen tugas pengemudi.
   
• Pelaporan dan analisis: Aplikasi sistem manajemen armada mengompilasi semua data ke dalam laporan yang mudah dibaca. Ingin tahu efisiensi bahan bakar armada atau biaya pemeliharaan? Cukup buka dasbor, dan semuanya ada di sana.

Memahami biaya perangkat lunak manajemen armada

Ketika berbicara tentang harga perangkat lunak manajemen armada, semuanya tergantung pada apa yang dibutuhkan bisnis. Berikut adalah lima poin kunci atau pertanyaan yang harus diajukan sebelum melakukan pembelian:

1. Berapa jumlah kendaraan yang saya miliki?

   Biaya perangkat lunak manajemen armada biasanya meningkat seiring dengan ukuran armada. Semakin banyak kendaraan yang dimiliki, semakin tinggi biaya keseluruhan.
    

2. Jenis kendaraan apa yang ada di armada?

   Mengelola armada truk berat atau kendaraan khusus mungkin melibatkan sensor dan fitur yang memengaruhi biaya.
    

3. Fitur apa yang penting bagi perusahaan?

   Fitur canggih seperti pelacakan GPS, optimisasi rute, pemantauan perilaku pengemudi, dan jadwal pemeliharaan dapat menambah biaya perangkat lunak sistem manajemen armada.
    

4. Jenis kontrak apa yang cocok untuk operasi saya?

   Kontrak lebih lama mungkin menawarkan diskon atau tarif bulanan yang lebih rendah, tetapi penting untuk mempertimbangkan implikasi jangka panjang dan fleksibilitas.
    

5. Apakah perusahaan memerlukan peralatan tambahan?

   Terkadang, perusahaan mungkin memerlukan peralatan tambahan seperti pelacak GPS untuk dipasang di motor.

Cara terbaik untuk menemukan biaya sistem manajemen yang tepat adalah dengan menghubungi berbagai vendor untuk mendapatkan penawaran.

Faktor tambahan yang perlu dipertimbangkan

Setelah menemukan persis apa yang dibutuhkan armada, fitur tambahan mana yang paling cocok untuk armada, dan lihat berapa biaya awalnya.

• Biaya awal vs biaya berkelanjutan:

  Evaluasi biaya implementasi awal, yang meliputi instalasi, pelatihan, dll., dan biaya langganan berkelanjutan berdasarkan ukuran armada dan fitur tambahan untuk menentukan total biaya kepemilikan untuk perangkat lunak manajemen.
   

• Pengembalian investasi (ROI):

  Alih-alih hanya menghabiskan uang, anggaplah perangkat lunak sebagai investasi. Pertimbangkan pengembalian yang potensial dalam hal penghematan biaya dan peningkatan operasi. Apakah perangkat lunak dapat membantu menghemat bahan bakar, mengurangi biaya pemeliharaan, atau meningkatkan produktivitas pengemudi

Penghematan ini dapat mengimbangi investasi awal dan menghasilkan ROI positif.

• Kemampuan memperluas:

  Pilihlah solusi yang dapat berkembang dengan bisnis seiring pertumbuhannya, menghindari kebutuhan untuk peningkatan atau migrasi mahal di masa depan.
   

• Biaya tersembunyi:

  Perhatikan biaya tersembunyi, seperti biaya tambahan untuk penyesuaian, integrasi, atau layanan dukungan.

Dengan memahami pertimbangan biaya ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang berdasarkan informasi yang tepat dan memilih perangkat lunak manajemen armada tidak hanya sesuai dengan anggaran tetapi juga cocok untuk armada.

Nilai armada untuk memenuhi kebutuhan bisnismu

Jangan hanya membeli perangkat lunak manajemen armada asal-asalan, dapatkan yang sesuai dengan bisnismu. Pertimbangkan faktor seperti:

Industri: Industri yang berbeda memiliki kebutuhan yang unik. Misalnya, perusahaan pengiriman mungkin memberikan prioritas pada fitur seperti optimisasi rute dan pemantauan perilaku pengemudi, sementara perusahaan konstruksi mungkin berfokus pada manajemen bahan bakar dan jadwal pemeliharaan.

Ukuran dan komposisi armada: Jumlah dan jenis kendaraan dalam armada akan mempengaruhi fungsionalitas yang diperlukan dan memengaruhi biaya keseluruhan.

Fitur dan fungsionalitas yang diinginkan: Identifikasi fitur spesifik yang paling penting untuk operasi dan fokus pada solusi yang ditawarkan oleh sistem manajemen armada dengan biaya yang paling wajar.

Memilih perangkat lunak manajemen armada yang paling cocok sesuai dengan kebutuhan bisnismu

Bagian ini membahas pertimbangan utama untuk menilai kebutuhan armada sebelum membuat keputusan penting ini, fokus pada 3 industri teratas:

1. Pengiriman:

   Prioritas: Pengiriman tepat waktu

   - Pelacakan GPS real-time: Dengan pelacakan kendaraan GPS, sistem manajemen armada memungkinkan visibilitas real-time pengiriman, memastikan kedatangan tepat waktu dan mengelola harapan pelanggan.

   - Optimisasi rute: Perangkat lunak manajemen armada membantu mengoptimalkan rute pengiriman, mengurangi jumlah mil, konsumsi bahan bakar, dan waktu pengiriman sambil meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Dipasangkan dengan perencanaan rute, manajer armada akan dapat memperhitungkan kondisi lalu lintas, ukuran paket, dan jendela pengiriman.

   - Pemeliharaan kendaraan: Perangkat lunak manajemen armada mengotomatisasi penjadwalan pemeliharaan, melacak diagnostik kendaraan, dan mengirimkan peringatan untuk servis tepat waktu, sehingga meminimalkan waktu tidak aktif dan memperpanjang umur kendaraan.

   - Keselamatan pengemudi: Fitur manajemen perilaku pengemudi tersedia untuk memantau perilaku pengemudi seperti kecepatan berlebih, pengereman tiba-tiba, dan mempromosikan keselamatan dan potensi pengurangan premi asuransi.
    

2. Layanan Lapangan:

   Prioritas: Memaksimalkan produktivitas teknisi

   - Alat penjadwalan dan pengiriman yang efisien: Untuk menugaskan pekerjaan kepada teknisi yang tersedia terdekat berdasarkan keterampilan dan lokasi. Alat Pengiriman Cartrack Indonesia bisa menjadi aset besar untuk layanan lapangan.

   - Fitur komunikasi real-time: Perangkat lunak manajemen armada menawarkan fitur komunikasi seperti pesan dan pembaruan pekerjaan, sehingga dapat memastikan komunikasi yang lancar antara teknisi lapangan, dispatcher, dan pelanggan.

   - Pelacakan aset: Perangkat lunak manajemen armada memungkinkan pelacakan real-time kendaraan dan peralatan layanan lapangan, meningkatkan visibilitas, keamanan, dan pemanfaatan aset.

   - Manajemen kepatuhan: Perangkat lunak manajemen armada membantu perusahaan layanan lapangan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan regulasi, standar keselamatan, dan praktik terbaik industri melalui pelaporan otomatis dan fitur pemantauan.
    

3. Transportasi & Logistik:

   Prioritas: Optimasi biaya

   - Optimisasi rute: Dengan ini, perangkat lunak manajemen armada dapat mengurangi jarak tempuh, penggunaan bahan bakar, dan waktu pengiriman dengan hanya menyempurnakan perencanaan rute pengiriman. Ini menganalisis faktor-faktor seperti lalu lintas dan ukuran paket untuk membuat rute lebih efisien, dan menghemat uang dalam prosesnya.

   - Manajemen Bahan Bakar: Perangkat lunak manajemen armada membantu mengelola konsumsi bahan bakar, mengoptimalkan rute untuk mengurangi biaya bahan bakar, serta memantau perilaku pengemudi untuk menerapkan praktik mengemudi yang lebih efisien. Fitur Mifleet dari Cartracl, dapat digunakan untuk melacak penggunaan bahan bakar dan mengetahui berapa banyak yang dihabiskan untuk bahan bakar secara bersamaan.

   - Unit pelacakan kendaraan: Dengan mengetahui keberadaan persis setiap kendaraan, manajer armada dapat mengoptimalkan pengiriman, memantau perilaku pengemudi, dan memastikan bahwa kendaraan tetap pada rute yang direncanakan. Ini meningkatkan efisiensi, mengurangi waktu tidak aktif, dan pada akhirnya mengarah pada penghematan biaya.

Dapatkan solusi manajemen armada terbaik bersama Cartrack Indonesia

Meskipun harga penting, seharusnya itu bukan faktor penentu saat memilih perangkat lunak manajemen armada atau sistem manajemen armada. Solusi yang tepat akan memenuhi kebutuhan spesifik pebisnis, menyediakan fitur yang bermanfaat, dan pada akhirnya memberikan nilai terbaik untuk investasi bisnis.

Berikut adalah faktor lain yang perlu dipertimbangkan saat mencari sistem manajemen armada yang sesuai dengan kebutuhan bisnis: Apakah fitur yang dibutuhkan bisnis ada?

Fitur yang dicari oleh pebisnis

• Pelacakan GPS & geofencing: Fitur dasar yang menyediakan pelacakan lokasi real-time, riwayat rute, dan notifikasi saat kendaraan masuk atau keluar dari zona yang ditentukan penting untuk optimisasi rute, keselamatan, dan pemantauan kendaraan.
   
• Optimisasi rute: Perangkat lunak manajemen armada dapat menyarankan rute optimal berdasarkan faktor real-time seperti lalu lintas, cuaca, dan penundaan konstruksi. Fitur ini membantu mengurangi biaya bahan bakar, meningkatkan waktu pengiriman, dan memaksimalkan efisiensi armada.
   
• Manajemen bahan bakar: Pemantauan konsumsi bahan bakar yang detail, identifikasi praktik mengemudi yang tidak efisien (kecepatan berlebihan, mengemudi mengemudi), dan deteksi potensi pencurian bahan bakar. Langsung mempengaruhi biaya operasional.
   
• Analisis perilaku pengemudi: Melacak kebiasaan mengemudi seperti akselerasi tiba-tiba, pengereman, dan kecepatan berlebihan dapat membantu meningkatkan keselamatan, mengurangi kecelakaan, dan menurunkan premi asuransi.
   
• Penjadwalan pemeliharaan & pemberitahuan: Manajemen proaktif pemeliharaan kendaraan, termasuk pengingat otomatis untuk penggantian oli, inspeksi, dan lainnya dapat mengurangi waktu tidak aktif (idling), mencegah perbaikan yang lebih mahal, dan memperpanjang umur kendaraan.

Pilihlah solusi manajemen armada terbaik dari Cartrack Indonesia

Saatnya membuat navigasi dalam dunia perangkat lunak manajemen armada menjadi mudah dengan berbagai pilihan dari Cartrack Indonesia yang menjanjikan efisiensi dan penghematan biaya. Kami menawarkan solusi manajemen armada terkemuka dan rangkaian fitur yang kuat untuk mengatasi tantangan terbesar armada seperti:

• Pelacakan GPS real-time dan optimisasi rute
• Manajemen bahan bakar dan pemantauan perilaku pengemudi
• Platform yang ramah pengguna
• Kemampuan penyesuaian dengan pertumbuhan bisnis
• Tim Cartrack yang berdedikasi

Apa yang membedakan Cartrack Indonesia?

Selain menawarkan salah satu solusi paling terjangkau untuk manajemen armada, kami percaya pada rangkaian fitur yang komprehensif yang dapat disesuaikan khusus untuk bisnis. Cartrack Indonesia memiliki lebih dari 1,9 juta pengguna di lebih dari 23 negara, dengan tambahan 110.000 bisnis yang mempercayai solusi kami.

Layanan pelanggan berkualitas yang selalu aktif. Tim kami yang berdedikasi menyediakan layanan pelanggan 24/7, memastikan pebisnis mendapatkan bantuan yang dibutuhkan kapan pun. Produk Cartrack Indonesia berada di garis depan pengembangan teknologi, memungkinkan pebisnis melakukan operasi armada dengan kecerdasan, efisiensi, dan keamanan terbaik yang ditawarkan industri.

Kami percaya pada hubungan yang kokoh dengan pelanggan kami, dan kami bekerja keras untuk memastikan kebutuhan bisnis pengguna dipenuhi dengan solusi yang disesuaikan secara individual.

Tunggu apalagi? Hubungi Cartrack hari ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana Cartrack Indonesia dapat membantu bisnis terus berkembang dan menjadi yang terbaik. Klik link berikut ini!