Tingkatkan Keamanan Bisnis Pengiriman dengan Proof of Delivery

Dulu, ketika Anda menerima paket atau surat, kurir yang bertugas akan meminta Anda untuk menandatangani selembar kertas khusus. Namun, dalam satu dekade terakhir, kurir tidak lagi meminta tanda tangan di kertas, tetapi menggantinya dengan foto paket yang Anda terima. 

Meskipun berbeda format, kedua hal di atas adalah merupakan salah satu bagian wajib dari pengiriman yang menandakan Anda telah menerima kiriman tersebut. Nah, kali ini kita akan membahas lebih jauh mengenai bukti pengiriman atau yang biasa disebut proof of delivery. 

Temukan penjelasan mengenai apa itu proof of delivery, manfaatnya untuk bisnis, jenis-jenis PoD, hingga fitur dan cara kerjanya dalam artikel berikut. 

Apa itu Proof of Delivery (PoD)? 

Proof of Delivery (PoD) atau “bukti pengiriman” adalah dokumen yang digunakan untuk menandakan paket sudah diterima dan pengiriman selesai. Dokumen ini dapat berupa dokumen fisik maupun digital yang mencantumkan waktu pengiriman, lokasi, dan penerima. 

Baik sebagai pemilik bisnis maupun sebagai pelanggan yang menerima paket, Anda bisa mengetahui paket sudah diterima dengan melihat PoD. Anda juga bisa tahu siapa yang menerima atau paketnya diletakkan di mana jika Anda sedang tidak berada di rumah. 

Manfaat PoD untuk Bisnis

Lalu, mengapa PoD penting untuk bisnis? 

Jika Anda berkecimpung dalam bidang bisnis yang berhubungan dengan pengiriman, maka PoD sangat penting karena berbagai manfaat berikut: 

1. Menjadi bukti resmi pengiriman

Dengan PoD, Anda memiliki bukti sah yang menunjukkan bahwa pesanan sudah terkirim dan diterima oleh pelanggan. Hal ini akan meminimalisasi penipuan atau klaim palsu yang menyatakan bahwa paket belum sampai, padahal sudah diterima. 

2. Memonitor kinerja kurir

PoD juga menjadi bukti bahwa kurir yang Anda tugaskan untuk mengantarkan paket sudah menyelesaikan tugasnya dengan benar. PoD dengan foto, tanggal dan waktu, serta titik koordinat dapat menjadi bukti bahwa paket sudah berada di alamat tujuan. 

3. Membangun kepercayaan jangka panjang

Kepercayaan pelanggan Anda bisa terbentuk dengan menghadirkan sistem yang memungkinkan proses pengiriman yang adil bagi kedua belah pihak. Dari sisi pelanggan, PoD dapat mereka jadikan bukti jika merasa dirugikan karena pesanan terlambat atau salah kirim. 

4. Mempermudah resolusi kendala pengiriman

Selain sebagai bukti, PoD juga bisa menjadi bahan investigasi jika pelanggan mengeluhkan paket belum diterima, tertukar, atau salah kirim. Dengan demikian, Anda dapat segera memulai investigasi dan kendala dapat segera diatasi. 

5. Mengurangi biaya operasional dan administrasi

Jenis PoD yang umum digunakan saat ini adalah PoD digital yang memungkinkan Anda untuk mendokumentasikan PoD tanpa menggunakan kertas. Dengan demikian, Anda bisa melakukan penghematan karena tidak perlu mengeluarkan dokumen cetak bukti pengiriman. 

Baca Juga: Bagaimana Cara Membangun Bisnis Delivery Yang Sukses

Jenis-jenis PoD

Secara format, ada dua jenis PoD yang biasa digunakan sebagai bukti penerimaan paket, yaitu PoD fisik dan PoD digital/elektronik. PoD fisik adalah bukti pengiriman yang menggunakan kertas/formulir yang harus ditandatangani untuk membuktikan pesanan/paket sudah diterima. 

Sedangkan PoD elektronik adalah bukti pengiriman yang paling sering kita temui yang mana datanya sudah tersimpan secara digital. Ada beberapa jenis PoD elektronik/digital yang bisa Anda temukan saat ini: 

• Tanda tangan digital → Penerima membubuhkan tanda tangan digital di perangkat smartphone atau tablet yang dibawa oleh kurir. Cara ini umum digunakan oleh perusahaan e-commerce dan juga perusahaan logistik. 

• Foto bukti pengiriman → Sering dikombinasikan dengan titik koordinat GPS serta waktu dan tanggal pengiriman. Foto ini dapat menjadi bukti bahwa pesanan sudah berada di alamat tujuan meskipun penerima sedang tidak berada di tempat. 

• Barcode atau QR code → Biasa digunakan pada pengiriman warehouse di mana penerima atau kurir akan melakukan pemindaian untuk mengkonfirmasi pesanan sudah diterima oleh penanggung jawabnya. 

Selain ketiga jenis PoD di atas, ada juga jenis One Time Password (OTP) dan biometrik (sidik jari) yang keamanannya lebih tinggi. Meski demikian, keduanya terbilang cukup jarang digunakan untuk industri logistik umum, terutama di Indonesia. 

PoD OTP biasanya jadi alternatif pengiriman tanpa kontak selain PoD foto, meskipun tidak umum digunakan. Sementara pengiriman dengan PoD biometrik biasanya berhubungan dengan barang mewah, obat-obatan dan peralatan medis, atau barang bernilai tinggi lainnya. Penerimaan barang-barang ini akan membutuhkan identifikasi langsung penerima resminya. 

Proses Pengambilan & Cara Kerja PoD

Setelah mengetahui hal di atas, Anda mungkin ingin tahu bagaimana cara kerja PoD dan penerapannya seperti apa. Berikut adalah bagaimana proses dari pengiriman sampai dengan PoD bisa diakses. 

1. Kurir mendapatkan tugas pengiriman → Pertama, kurir ditugaskan untuk melakukan pengiriman kepada pelanggan di alamat tertentu. 

2. Kurir melakukan validasi saat pengantaran → Ketika sampai, kurir akan menyerahkan paket dan mengumpulkan bukti pengiriman yang dapat berupa: foto dengan koordinat GPS serta waktu dan tanggal, tanda tangan digital, atau pindai (scan) barcode/QR code. 

3. Kurir mengunggah PoD ke sistem → Selanjutnya, kurir mengunggah PoD yang sudah diambil ke sistem. 

4. Bisnis dan pelanggan bisa mengakses PoD → Anda sebagai pemilik bisnis maupun pelanggan dapat mengakses PoD untuk kebutuhan seperti audit, klaim, hingga analisis operasional. 

Apa Saja yang Bisa Dikonfirmasi dengan PoD? 

Sebagai pemilik bisnis, PoD memungkinkan Anda untuk mengkonfirmasi hal-hal yang sering kali jadi petunjuk dan bukti jika ada pertikaian dengan pelanggan. Beberapa hal yang dapat Anda ketahui dan konfirmasi adalah: 

1. Barang sudah sampai di tujuan pengiriman 

PoD seperti foto dengan koordinat GPS serta tanggal dan waktu, dapat mengkonfirmasi bahwa paket berada di alamat yang benar. Dari foto di area rumah, Anda juga bisa melihat di bagian mana kurir meletakkan paket Anda. 

2. Kurir sudah menyelesaikan tugas

Hal terpenting untuk Anda ketahui sebagai pemilik bisnis adalah pengiriman sudah selesai dan paket sudah sampai di tujuan. Dengan di-submit-nya PoD, hal ini menandakan bahwa tugas kurir yang mengirim sudah selesai. 

3. Siapa yang menerima paket 

Jika pelanggan sedang tidak berada di rumah, kurir bisa mengambil foto siapa yang menerima paket bersama dengan paketnya. Dengan demikian, pelanggan bisa tahu kepada siapa harus bertanya tentang paketnya tanpa harus menghubungi pihak bisnis terlebih dahulu. 

4. Waktu dan tanggal pengiriman

PoD berbentuk foto dengan koordinat GPS biasanya juga disertai dengan tanggal dan juga waktu pengiriman. Jika Anda adalah pemilik bisnis, hal tersebut juga mengkonfirmasi bahwa pesanan sampai tepat waktu dan tidak ada keterlambatan. 

5. Kondisi barang saat diterima

Foto yang diambil kurir juga dapat memperlihatkan kondisi barang saat diterima. Hal ini dapat menjadi bukti jika pihak Anda mendapat komplain yang mengatakan barang dirusak kurir, padahal pelakunya orang lain. 

Optimalkan Pengiriman dengan Fitur PoD di Cartrack Delivery

Bayangkan jika pelanggan mengajukan komplain bahwa ia belum menerima paket yang telah dikirimkan oleh kurir Anda. Sementara itu, kurir tidak memiliki bukti bahwa ia sudah mengantarkan pesanan meskipun ia mengaku sudah mengirimkannya. 

Pelanggan bisa saja melakukan penipuan karena tahu kurir tidak memiliki bukti. Sebaliknya, kurir juga sangat mungkin untuk mengambil atau merusak paket yang seharusnya diterima utuh oleh pelanggan. 

Pertikaian seperti ini akan lebih mudah diatasi jika Anda memiliki delivery management system yang juga menyediakan fitur PoD seperti Cartrack. Anda akan memiliki bukti bahwa pesanan sudah sampai dalam keadaan utuh di alamat penerima. 

Fitur PoD dari Cartrack Delivery meliputi: 

1. Tanda tangan digital → Cocok untuk pengiriman dokumen penting

2. Foto → Cocok untuk pengiriman barang

3. Pindai barcode/QR → Cocok untuk pengiriman pengiriman dari/ke gudang (warehouse)

Ketiganya sudah dilengkapi koordinat GPS beserta tanggal dan waktu sehingga Anda tahu kapan bukti tersebut diambil. Anda juga akan dapat mengunduh foto maupun tanda tangan digital untuk arsip atau materi investigasi. 

Baca Juga: 5 Cara untuk Meningkatkan Pengiriman Tepat Waktu dan OTIF

FAQ mengenai Proof of Delivery

1. Bagaimana cara melihat proof of delivery?

Jika Anda berbelanja di e-commerce, proof of delivery bisa Anda temukan pada bagian “lacak pengiriman”. Saat pesanan sampai, biasanya akan ada foto bukti pengiriman yang bisa Anda lihat berikut dengan koordinat GPS serta tanggal dan waktunya. 

2. Apa bentuk proof of delivery

Proof of Delivery (PoD) ada yang berbentuk fisik dan digital. Proof of delivery yang berbentuk fisik adalah tanda tangan pada kertas bukti pengiriman. Namun, PoD ini sudah sangat jarang digunakan dalam logistik atau ekspedisi umum. 

Proof of delivery digital ada beberapa bentuk, mulai dari tanda tangan digital, foto, pindai barcode/QR, OTP, dan biometrik. PoD digital berbentuk foto dengan timestamp dan titik koordinat GPS adalah yang paling umum digunakan di Indonesia. 

3. Bisnis apa yang memerlukan proof of delivery?

Bisnis jasa ekspedisi/logistik (J&T, JNE, dll), e-commerce/retail (Shopee, Tokopedia, Astro, dll), jasa transportasi barang (LalaMove, Waresix, dll), perusahaan distribusi dan supply chain, layanan food delivery, dan sebagainya. 

Proof of delivery atau bukti pengiriman adalah dokumen yang sangat penting dalam bisnis pengiriman. Manfaatnya antara lain; bisa menjadi bukti resmi pengiriman selesai, materi investigasi pertikaian, hingga untuk memantau kinerja kurir. 

Oleh karena itu, jika bisnis Anda terlibat dengan pengiriman, maka fitur PoD wajib jadi pertimbangan utama dalam memilih delivery management system (DMS). Kabar baiknya, Cartrack Delivery bisa jadi solusi DMS bagi bisnis Anda karena dilengkapi fitur PoD. 

Lengkapi data Anda pada formulir digital berikut untuk mendapatkan penawaran khusus dari Cartrack untuk bisnis dan perusahaan Anda! 

Baca Juga: Dengan GPS Tracker, Pelanggan Jasa Ekspedisi Anda Juga Bisa Lacak Pengiriman