Mengenal Transportation Management System dan Manfaatnya bagi Bisnis

Mengelola perusahaan logistik skala besar tentunya berbeda dengan mengelola pengiriman last-mile atau ekspedisi. Jika sebelumnya kita telah membahas mengenai Delivery Management System (DMS), kali ini kita akan membahas mengenai Transportation Management System (TMS). 

Apa itu TMS dan apa bedanya dengan Delivery Management System? Cari tahu selengkapnya dalam artikel berikut ini. 

Apa itu TMS? 

Transportation Management System (TMS) adalah sistem yang memungkinkan pemilik bisnis untuk mengelola dan mengoptimalkan pengiriman barang. Sekilas TMS mungkin terdengar mirip dengan Delivery Management System (DMS), bukan? 

Faktanya, meskipun sama-sama berfokus pada pengiriman barang, cakupan keduanya berbeda. TMS berfokus pada pengiriman skala besar sebagai bagian dari rantai pasok (supply chain), sementara DMS berfokus pada pengiriman kepada pelanggan (last-mile). 

DMS juga sangat mungkin menjadi bagian dari TMS itu sendiri sehingga sistemnya terintegrasi hingga pengiriman last-mile. Meski demikian, tidak sedikit pula DMS ditawarkan sebagai sistem yang terpisah dari TMS. 

Selain mirip dengan DMS, Anda juga mungkin merasa bahwa TMS mirip dengan Fleet Management System. Bedanya, FMS berfokus pada pengelolaan kendaraan dan perilaku pengemudi daripada proses pengiriman itu sendiri. 

Agar lebih jelas, Anda dapat menemukan perbedaan antara TMS, DMS, dan FMS dalam tabel berikut. 

Fitur-fitur Utama TMS

Transportation Management System biasanya terdiri dari fitur-fitur yang bisa menyederhanakan proses logistik dan meningkatkan efisiensi seperti: 

• Perencanaan transportasi: Sistem ini memudahkan Anda dalam mempertimbangkan pilihan moda transportasi darat, laut, dan udara dengan cara memberikan perbandingan. 

• Manajemen angkutan: Memungkinkan Anda untuk mengelola biaya angkutan, mengelola pemesanan, hingga billing dan pelunasan. 

• Pemantauan pengiriman: Anda bisa melakukan pelacakan pengiriman secara real-time dan mendapatkan notifikasi jika pengiriman terkendala atau terlambat. 

• Manajemen dokumen dan kepatuhan: TMS juga membantu Anda dalam mengotomatisasi dokumen-dokumen pengiriman serta memastikan kepatuhan regulasi transportasi, pajak, dan bea cukai. 

• Analisis biaya: Dapat mengukur kinerja serta efisiensi biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman serta memberikan laporan berbasis data. 

Baca Juga: Manajemen Armada Terbaik: Cara Memaksimalkan Pendapatan

Manfaat Penggunaan TMS bagi Bisnis Logistik

Jika saat ini Anda mengelola bisnis yang bergerak di bidang bisnis dan supply chain, penggunaan TMS akan sangat bermanfaat bagi Anda. Beberapa manfaatnya antara lain adalah: 

1. Mengurangi Biaya Pengiriman

Pengoptimalan rute merupakan salah satu fitur unggulan TMS yang memungkinkan Anda memilih rute terbaik untuk menghemat bahan bakar. Dengan TMS, Anda juga bisa mendapatkan pertimbangan terbaik dalam memilih moda transportasi yang sesuai dengan kebutuhan. 

Dengan begitu, Anda dapat mengetahui moda transportasi terbaik serta anggaran biaya yang dikeluarkan untuk masing-masingnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghemat biaya pengiriman untuk jangka panjang tanpa mengorbankan kualitas pengiriman. 

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan adanya pengoptimalan rute, Anda dapat menghemat bahan bakar yang dalam jangka panjang juga dapat meningkatkan efisiensi biaya operasional. Meski demikian, efisiensi dalam bisnis logistik tentunya tidak terbatas mengenai biaya dan pengeluaran saja. 

TMS memungkinkan Anda untuk menyederhanakan proses yang panjang dan rumit menjadi lebih sederhana. Tidak hanya menghemat biaya operasional, sistem ini juga mempercepat dan mempermudah pekerjaan administrasi yang rentan terkendala human error. 

3. Melakukan Pemantauan Real-time

Pelacakan real-time termasuk salah satu hal penting dalam pemantauan proses logistik secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memberikan perkiraan waktu pengiriman yang lebih akurat kepada pihak penerima. 

Tidak hanya itu, Anda juga bisa menerima pemberitahuan jika ada kendala di dalam pengiriman yang mungkin menyebabkan keterlambatan. Dengan ini, Anda tidak perlu menghubungi dan dihubungi pengemudi secara langsung untuk mendapatkan update berkala tentang pengiriman. 

4. Mempermudah Pengelolaan Dokumen

Setiap pengiriman tentunya disertai dengan berbagai dokumen, baik yang berhubungan dengan pengiriman itu sendiri maupun yang berhubungan dengan kepatuhan regulasi. Sebelum adanya otomatisasi, pengemudi mungkin harus membawa dokumen cetak yang rentan hilang/rusak. 

Pemanfaatan TMS memungkinkan Anda untuk mendigitalisasi dokumen-dokumen pengiriman seperti Bill of Lading, Invoice, serta Proof of Delivery. Dengan demikian, pengemudi tidak perlu lagi membawa berlembar-lembar dokumen dan Anda pun lebih mudah dalam memverifikasinya. 

5. Membantu pengambilan keputusan berbasis data

Anda tentu setuju bahwa setiap kebijakan operasional yang diambil harus memiliki landasan dan alasan yang jelas. Penggunaan TMS memungkinkan Anda untuk mendapatkan laporan berbasis data pengiriman yang tentunya sangat berguna bagi Anda. 

Laporan tersebut dapat membantu Anda dalam analisis efisiensi yang berdasarkan data. Dengan demikian, Anda mungkin bisa menerapkan aturan baru yang harapannya bisa meningkatkan efisiensi. 

Baca Juga: Apa Itu Manajemen Armada dalam Logistik?

Kelola Armada Lebih Efisien dengan Fleet Management System dari Cartrack

Jika fokus bisnis Anda lebih pada penggunaan armada daripada pengiriman, solusi yang tepat untuk Anda adalah Fleet Management System. Cartrack menawarkan solusi FMS yang mempermudah Anda dapat mengelola armada, dengan fitur: 

• GPS Tracker → Memungkinkan Anda untuk melakukan pelacakan kendaraan real-time terhadap lokasi armada lengkap dengan odometer dan data-data berkendara. 

• Fuel Monitoring → Memungkinkan Anda untuk memantau penggunaan bahan bakar setiap armada dan mengetahui adanya indikasi pencurian. 

• LiveVision → Solusi dashcam dan kamera AI untuk memantau pengemudi dan meningkatkan visibilitas kendaraan secara langsung. 

Anda juga bisa menambahkan fitur-fitur lainnya sesuai kebutuhan seperti Start Inhibit Relay, Cargo Door Sensor, PTO Sensor, dan sebagainya. 

FAQ mengenai Transportation Management System (TMS) 

1. Apa perbedaan TMS dengan CTS dan SAP? 

• TMS (Transportation Management System) → Sistem yang mempermudah Anda dalam mengoptimalkan transportasi dan pengiriman barang, mencakup perencanaan rute, pelacakan, dan manajemen angkutan. 

• CTS (Cargo Tracking System) → Sebuah sistem yang berfokus pada pelacakan kargo yang memungkinkan pengguna memonitor status dan posisi barang secara real-time. sistem ini tidak mencakup perencanaan transportasi dan optimasi rute seperti TMS. 

• SAP (System, Application, and Products) → Sebuah perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) yang banyak digunakan karena mencakup berbagai aspek bisnis, termasuk modul TMS. Cakupannya lebih luas dibandingkan TMS karena tidak terbatas pada transportasi. 

2. Apa fungsi dasar Transportation Management System? 

Fungsi dasar dari TMS adalah untuk mempermudah bisnis dalam mengelola pengiriman barang agar lebih efisien. Termasuk di dalamnya: 

• Perencanaan transportasi (pemilihan moda transportasi dan perencanaan rute)

• Manajemen angkutan (pemilihan penyedia layanan transportasi)

• Pelacakan pengiriman secara real-time

• Otomatisasi dokumen (invoice, bill of lading, proof of delivery)

• Analisis dan optimasi biaya logistik 

3. Apakah TMS hanya berlaku di logistik? 

Tidak. Meskipun sangat umum digunakan oleh perusahaan logistik, Transportation Management System juga bermanfaat bagi jenis perusahaan lain dalam mengoptimalisasi pengelolaan supply chain mereka. Beberapa industri lain yang juga menggunakan TMS antara lain e-commerce, retailer, manufaktur, agrikultur, serta energi dan pertambangan. 

Demikianlah pembahasan mengenai Transportation Management System (TMS) dan perbedaannya dengan Delivery Management System serta Fleet Management System. Pastikan Anda menggunakan sistem yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda. 

Bagi Anda yang berfokus pada pengelolaan kendaraan seperti bisnis penyewaan mobil, solusi Fleet Management dari Cartrack mungkin cocok untuk Anda. Lengkapi data Anda pada formulir berikut untuk mendapatkan penawaran dari Cartrack dan demo langsungnya!