5 Cara untuk Meningkatkan Pengiriman Tepat Waktu dan OTIF

Apa Itu Tingkat Pengiriman Tepat Waktu dan OTIF?

Tingkat pengiriman tepat waktu dan On-Time in Full (OTIF) adalah metrik yang sering digunakan oleh produsen dan pengecer untuk mengukur kinerja pengiriman dalam rantai pasokan mereka serta menilai mitra logistik dan pemasok mereka.

Dengan meningkatnya permintaan konsumen dari bisnis e-commerce, layanan pengiriman makanan dan bahan pangan online, atau perusahaan transportasi dan logistik tidak dapat lagi menoleransi penundaan pengiriman. Begitu pula dengan bisnis yang memiliki armada internal yang memindahkan barang dari produsen ke toko.

Berikut adalah beberapa statistik global dari Meteor Space yang memberikan gambaran jelas tentang perubahan perilaku konsumen:

• 76% pelanggan mengonfirmasi bahwa pengiriman cepat memengaruhi pengalaman belanja mereka secara positif
   

• 88% konsumen lebih cenderung membeli dari toko yang menawarkan pengiriman gratis
   

• 83% pembeli online menginginkan dukungan pelanggan yang teratur dan komunikasi tentang status pesanan mereka
   

• 95% pembeli online mengharapkan semua masalah pengiriman diselesaikan saat dalam proses pengiriman
   

• 62% pelanggan online di AS percaya bahwa pengiriman cepat adalah aspek terpenting dalam pengalaman pelanggan.

Untuk memenuhi permintaan pengiriman konsumen berarti lebih banyak bisnis di bidang transportasi dan logistik, serta bisnis rantai pasokan harus menyesuaikan dan fokus pada permintaan waktu pengiriman. Inilah sebabnya mengapa tingkat pengiriman tepat waktu dan OTIF sangat penting; mari kita jelaskan lebih lanjut tentang cara kerjanya.

Tingkat pengiriman tepat waktu

Tingkat pengiriman tepat waktu, yang paling utama, menghitung kemampuan bisnis untuk memenuhi ekspektasi pelanggan terhadap waktu pengiriman. Metrik ini digunakan oleh bisnis e-commerce dan pengecer dalam pengiriman untuk menentukan seberapa cepat mereka memenuhi pesanan pelanggan.

38% pengecer online khawatir tentang memenuhi harapan pengiriman cepat dengan biaya pengiriman yang rendah seperti yang diharapkan oleh pelanggan mereka. Bisnis juga dapat menggunakan tingkat pengiriman tepat waktu untuk menghitung dan mengevaluasi mitra layanan transportasi dan pengiriman ketika mereka menggunakan jasa pihak ketiga untuk layanan ini.

Pengiriman On-Time in Full

OTIF umumnya merujuk pada kemampuan pemasok untuk mengirimkan sejumlah pesanan dalam waktu pengiriman yang ditentukan atau disepakati. Pemasok dan distributor sering menghadapi tantangan yang mengganggu pengiriman tepat waktu, seperti kerusakan kendaraan, kemacetan lalu lintas, hingga demonstrasi. 

Tidak ada standar dalam OTIF; oleh karena itu, metode untuk meningkatkan kualitas pengiriman perusahaan bergantung pada langkah-langkah yang diambil untuk meningkatkan kinerja pengiriman armada.

Semakin banyak bisnis yang mengharapkan peningkatan kepuasan pelanggan pada proses pengiriman barang mereka. Ini berarti pelanggan mengharapkan komunikasi yang lebih baik dari pemasok dan distributor, visibilitas pengiriman, dan informasi akan waktu pengiriman yang tepat.

Fokus pada peningkatan OTIF dapat membantu menjaga loyalitas pelanggan dan meningkatkan reputasi perusahaan transportasi dan logistik kalian.

Sayangnya, meningkatkan pengiriman tepat waktu dan OTIF bukanlah tugas yang mudah karena tergantung pada kolaborasi yang efektif antara manajer armada dan pengemudi. Faktor eksternal lainnya seperti produk yang tidak tersedia, masalah gudang dan operator, kenaikan harga bahan bakar, dan kekurangan staf, semuanya dapat mengganggu proses tersebut. Pada akhirnya, masalah di setiap tahap dalam rantai pengiriman dapat menyebabkan penundaan.

5 Cara Meningkatkan Pengiriman Tepat Waktu dan OTIF

On-Time in Full (OTIF) adalah standar yang harus dicapai oleh semua penyedia layanan logistik. Berikut adalah beberapa cara strategis untuk meningkatkan kinerja pengiriman armada. 

1. Dapatkan visibilitas armada dan pengemudi secara real-time dengan pelacakan GPS

Pelacakan armada dan pemantauan pengemudi adalah bagian penting dari kinerja pengiriman armada yang dapat membantu mencapai serta meningkatkan pengiriman tepat waktu. Ketika manajer armada kurang memiliki visibilitas atas armadanya, mereka kesulitan memantau produktivitas pengemudi, melihat pengemudi mana yang tersedia untuk tugas pengiriman, mengidentifikasi penyebab keterlambatan pengiriman, dan menghitung tingkat pengiriman tepat waktu mereka.

Dengan jumlah pengemudi, pelanggan, dan kendaraan yang terus bertambah, mengelola setiap bagian dari armada menjadi tantangan bagi perusahaan kurir mana pun. Baik Anda memiliki armada 20 kendaraan atau lebih dari 2.000 kendaraan memiliki visibilitas armada dan pengemudi secara real-time adalah salah satu cara terbaik untuk meningkatkan pengiriman.

Platform manajemen armada Cartrack yang mudah digunakan menyediakan visibilitas armada secara real-time dan pemantauan pengemudi yang membantu menghilangkan pemborosan waktu dan memastikan paket tiba dengan aman dan tepat ke tangan pelanggan.

Dengan mengatasi kurangnya visibilitas armada, manajer armada dapat:

• Melacak lokasi setiap kendaraan dengan akurat: Dapatkan peta lengkap dari semua kendaraan dan pengemudi untuk memahami aktivitas mereka.
   

• Memantau produktivitas pengemudi: Meningkatkan akuntabilitas dan produktivitas pengemudi dengan memantau aktivitas mereka di jalan. Kurangi penyimpangan rute dan pemberhentian yang tidak perlu.
   

• Menerima laporan riwayat perjalanan kendaraan dan menghitung tingkat pengiriman tepat waktu: Dengan memahami kinerja pengiriman saat ini, kamu dapat dengan mudah menerapkan strategi untuk meningkatkan tingkat pengiriman.

Visibilitas real-time memudahkan manajer armada untuk campur tangan kapan saja dan mencegah keterlambatan pengiriman secara proaktif, memastikan tingkat pengiriman tepat waktu yang tinggi.

2. Tingkatkan penjadwalan dengan alat manajemen armada pengiriman

Kekurangan pengemudi dan kurangnya kapasitas pengiriman dalam armada membuat kamu sulit meningkatkan tingkat pengiriman tepat waktu. Sejalan dengan pelacakan kendaraan dan pengemudi, perencanaan dan penjadwalan keduanya dapat menambah kesulitan dalam memastikan pemenuhan tanggal pengiriman.

Tanpa alat pengiriman yang tepat, manajer armada dapat menghadapi tantangan penjadwalan seperti:

• Memasangkan beban pengiriman dengan pengemudi yang tidak memenuhi syarat atau kendaraan yang tidak sesuai.
   

• Melakukan pencatatan dan penjadwalan pengiriman secara manual, termasuk pesanan berulang.
   

• Perkiraan waktu kedatangan (ETA) yang tidak jelas.
   

• Ketidakmampuan untuk melakukan perubahan atau mengomunikasikan perubahan pengiriman.

Baik armada melakukan pengiriman atas fasilitas toko-toko, atau mengirimkan barang ke pelanggan, kamu harus menguasai perencanaan penjadwalan dan pengiriman untuk memastikan paket tiba tepat waktu. Kabar baiknya adalah alat Delivery Cartrack dapat membantu perusahaan mengoptimalkan penjadwalanmu.

Dengan alat ini, kamu dapat:

• Menugaskan tugas dengan mudah: Dengan tampilan lengkap ketersediaan pengemudi dan kendaraan, manajer dapat melihat kemajuan jadwal pengiriman pengemudi, dan dengan mudah menugaskan pekerjaan baru, serta memastikan kendaraan dan pengemudi yang tepat ditugaskan untuk pekerjaan tersebut.
   

• Mengutamakan dan melakukan perubahan: Manajer dapat dengan cepat melacak pengemudi tanpa mengganggu pengiriman dan tugas mereka. Jika ada perubahan, manajer juga dapat segera menyesuaikan jadwal pengiriman.
   

• Mengotomatisasi pengiriman/tugas berulang: Hindari pengunggahan manual berulang informasi pelanggan atau memasukkan ulang lokasi pengiriman dengan mengotomatisasi pengiriman berulang.

Perangkat Delivery Cartrack telah menjadi bagian penting dari operasi armada dengan menyederhanakan manajemen tugas dan membantu memastikan kepuasan pelanggan dengan pengiriman tepat waktu. Perangkat lunak ini secara otomatis memasukkan detail pelanggan untuk pesanan berulang, membantu mereka mengurangi proses manual dan meningkatkan komunikasi antara manajer dan pengemudi, yang menghasilkan waktu pengiriman yang lebih cepat.

Pelanggan juga bisa menerima pembaruan pengiriman melalui email dan SMS otomatis.

3. Pastikan keamanan dan kualitas kargo dengan teknologi

Untuk mengamankan bagian "In-Full" dari OTIF, bisnis dapat memanfaatkan teknologi terbaru seperti kamera AI untuk mendeteksi dan menangani pencurian kargo serta teknologi sensor untuk memastikan produk tiba dengan utuh tanpa kerusakan.

Kamera ini melacak kargo dan pengemudi, memantau perilaku pengemudi dan memberikan peringatan secara real-time kepada pengemudi untuk segera memperbaiki perilaku berbahaya seperti kelelahan atau penggunaan ponsel. Kemampuan deteksi dan peringatan otomatis ini membantu mengurangi kerusakan barang dan denda kecepatan serta mendukung reputasi merek yang lebih kuat.

Pencurian kargo dan kerusakan produk selama transit adalah risiko besar bagi bisnis dan dapat memengaruhi tingkat pengiriman mereka, retensi pelanggan, dan kinerja pengiriman OTIF. Untuk mencegah risiko ini, teknologi kamera AI Cartrack sangat ideal untuk meningkatkan keamanan armada.

• Detail dan spesifikasi kargo: Manajer dapat mengunggah informasi paket dengan spesifikasinya, dan pengemudi dapat memindai barcode barang yang mereka muat dan bongkar sehingga setiap barang kargo tercatat, diangkut dengan aman, dan dikirimkan dengan tepat.
   
• Pemantauan kargo menggunakan sensor: Dengan sensor pintu kargo, manajer akan menerima peringatan langsung untuk akses yang tidak sah ke kargo. Sedangkan sensor suhu dapat memungkinkan manajer mengatasi perubahan suhu yang tidak diinginkan yang dapat merusak produk.
   
• Kamera AI untuk keamanan: Bisnis dapat menyiarkan langsung atau mengunduh rekaman kamera saat menerima peringatan potensi pengrusakan kargo dan merespons secara proaktif.

4. Tingkatkan produktivitas dan efisiensi pengemudi

Ketidakefisienan pengemudi merupakan hambatan besar bagi perusahaan logistik dan transportasi yang membuat bisnis sulit mencapai pengiriman lebih cepat. Mulai berdayakan pengemudi dengan pelatihan keselamatan yang lebih baik dan komunikasi yang ditingkatkan dengan pengendali armada.

Untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi pengemudi, manajer armada perlu fokus pada manajemen pengemudi dan menetapkan standar untuk mengevaluasi kinerja mereka. Strategi manajemen pengemudi yang baik melibatkan hal-hal berikut:

• Fokus pada keselamatan pengemudi.
   

• Meningkatkan kinerja pengemudi dengan alat optimalisasi kerja seperti lembar waktu.
   

• Menerapkan rutinitas perawatan dan inspeksi kendaraan secara teratur.
   

• Membekali pengemudi dengan kendaraan dan alat yang tepat untuk menyelesaikan pengiriman.
   

• Merekrut dan mempertahankan pengemudi yang baik.
   

• Memperkenalkan kebijakan untuk memastikan kepatuhan hukum.

Pelatihan dan insentif: Gunakan laporan perilaku pengemudi untuk melatih pengemudi tentang praktik mengemudi yang lebih aman atau memberikan insentif untuk mengemudi yang bertanggung jawab berdasarkan skor pengemudi yang menilai kinerja mereka. Dengan menggunakan laporan perilaku pengemudi atau Driver Score Card, pengemudi dapat menyelesaikan pengiriman tepat waktu sambil memastikan komitmen mereka terhadap keselamatan.
 

Tingkatkan komunikasi dengan pengemudi: Kurangi stres pengemudi dengan aplikasi Delivery Cartrack, di mana pengemudi dapat mengakses jadwal harian mereka, menerima pekerjaan baru saat tersedia, dan mendapatkan peringatan instan untuk tugas pengiriman baru atau perubahan pada tugas yang ada.
 

Perencanaan rute atau optimisasi rute: Rencanakan rute pengiriman pengemudi dengan mudah menggunakan perencanaan rute, dan pastikan pengiriman diselesaikan dengan tepat waktu dengan otomatis.
 

Mencapai tingkat pengiriman tepat waktu yang baik hanya bisa dicapai melalui keterampilan pengemudi. Dorong dan jaga pengemudi pengiriman agar mereka memiliki sikap yang lebih positif terhadap pekerjaan mereka.

5. Kurangi biaya transportasi dan waktu

Mengurangi biaya armada adalah tujuan utama bagi sebagian besar perusahaan armada. Bukan hanya perusahaan armada, pengecer dan perusahaan lain yang mencari penyedia layanan logistik dan transportasi juga ingin mengurangi biaya transportasi mereka untuk meningkatkan keuntungan.

Menurut survei tahun 2023, keuntungan bisa hampir dua kali lipat jika pengeluaran rantai pasokan turun dari 9% menjadi 4%, itulah sebabnya sebagian besar bisnis berusaha mengurangi pengeluaran mereka. Untuk melakukan ini, sebagian besar pengecer akan membuat pesanan besar untuk satu pengiriman. Inilah kesempatan bagi perusahaan armada. Jika kalian dapat memastikan bahwa armada dapat mengirimkan sesuai janji dengan tepat waktu dan efisien biaya, kamu dapat meningkatkan kepuasan pengiriman tepat waktu.

Konsolidasi muatan adalah cara taktis untuk mengurangi biaya armada sambil meningkatkan waktu dan efisiensi pengiriman pelanggan, tetapi ini memerlukan perencanaan rute dan penjadwalan yang efektif.

Pastikan pengiriman tepat waktu dan penuh setiap kali dengan Cartrack

Sistem manajemen armada kami yang dilengkapi dengan Cartrack Delivery membantu perusahaan armada dan bisnis dengan armada internal memenuhi permintaan yang terus meningkat dan memenuhi harapan pelanggan setiap saat.

Jadwalkan live demo dengan kami untuk melihat bagaimana Aplikasi Delivery Cartrack bekerja. Klik link berikut!