5 Fitur Perangkat Lunak Manajemen Armada, Pasti Dibutuhkan Perusahaan!

Mengapa perangkat lunak manajemen armada sangat populer?

Perangkat lunak manajemen armada (FMS) dianggap sebagai tangan kanan bagi banyak bisnis yang mengoperasikan armada. FMS memberikan manajer visibilitas yang lebih besar terhadap semua aktivitas armada mereka, memungkinkan manajer untuk dengan mudah mengelola kendaraan dan pengemudi mereka, serta mengumpulkan semua data kendaraan yang dapat digunakan untuk meningkatkan armada.

Data yang dikumpulkan disajikan melalui platform manajemen armada—alat manajemen armada utama memberikan akses instan ke semua informasi penting tentang armada. Dengan sekali klik, pengguna dapat melihat biaya armada, berapa banyak bahan bakar yang digunakan, daftar lengkap inventaris kendaraan, peringkat penggunaan kendaraan, perilaku berkendara pengemudi, dan banyak lagi.

• Dokumentasi tentang kendaraan yang dibeli atau disewa

• Spesifikasi kendaraan dan kondisi saat ini

• Jadwal perawatan

• Riwayat suku cadang dan layanan

• Asuransi, lisensi, dan dokumen pajak

• Transaksi bahan bakar

• Biaya kendaraan dan operasional

Meskipun begitu, beberapa sistem manajemen armada tidak dapat mengikuti kebutuhan bisnis pelanggan. Beberapa sistem armada lama tidak dapat mengumpulkan data sebanyak itu dari armada atau tidak diperbarui untuk berjalan secepat atau menawarkan solusi sebanyak FMS modern.

Dasar-dasar sistem armada lama

Sistem armada lama biasanya adalah sistem manajemen armada asli yang telah ada sejak awal pengelolaan armada. Sistem-sistem ini tidak memiliki fitur atau teknologi terbaru seperti kecerdasan buatan (AI) atau telematika, tetapi tetap membantu dalam mengelola armada sampai batas tertentu.

Meskipun sistem-sistem ini telah menjalankan fungsinya, mereka datang dengan keterbatasan dan tantangan yang dapat mengganggu bagaimana manajer mengawasi armada mereka secara efisien.

Skalabilitas terbatas:

Sistem armada lama sering kesulitan mengikuti pertumbuhan bisnis. Mereka kurang fleksibel dalam menangani peningkatan ukuran armada seperti jumlah data dan fitur atau aplikasi baru yang mungkin ingin diintegrasikan.

Kurangnya data real-time:

Sistem armada lama sering tidak dapat menganalisis data secepat FMS modern, yang berarti mereka mungkin tidak dapat memberikan data real-time kepada manajer, sehingga agak sulit untuk memantau dan mengelola armada karena kita harus menunggu untuk mendapatkan pembaruan tentang operasi armada atau membuat keputusan berdasarkan informasi yang tidak diperbarui. 

Kerentanan keamanan:

Sebagian besar bisnis ingin menjaga informasi sensitif seaman mungkin. Sistem armada lama cenderung memiliki kerentanan keamanan. Mereka tidak dapat melindungi dari serangan siber, peretasan, atau pelanggaran data.

Biaya perawatan tinggi:

Karena perangkat keras dan sistemnya lebih tua daripada teknologi modern, pengguna FMS lama mungkin perlu menginvestasikan waktu ekstra untuk memelihara sistem armada lama. Seiring waktu, sering kali diperlukan peningkatan perangkat keras dan tambahan perangkat lunak, yang mengarah pada keluarnya biaya tinggi.

5 fitur FMS yang dibutuhkan setiap bisnis

Jika tujuan kita adalah menjalankan armada yang efektif dan produktif yang dapat dipantau dan dilacak dengan mudah, maka menggunakan FMS dan fitur-fiturnya yang luar biasa adalah hal yang dibutuhkan bisnis.

Perangkat lunak manajemen armada menyediakan fitur-fitur yang dapat memberikan wawasan berharga tentang armada. Lima fitur ini dapat mengubah cara kita mengelola armada.

1. Pelacakan Kendaraan

Dengan bantuan teknologi GPS, jaringan seluler, dan unit pelacakan, perangkat lunak manajemen armada dapat mengumpulkan informasi lokasi kendaraan secara real-time, bersama dengan pembacaan odometer dan kecepatan kendaraan, memungkinkan manajer memiliki visibilitas lebih terhadap keberadaan dan aktivitas armada serta peralatan mereka. 

Bagaimana mengetahui lokasi kendaraan dapat membantu bisnis?

Dengan pelacakan kendaraan yang canggih, manajer dapat merencanakan rute pengiriman mereka lebih efisien dan menggunakan praktik optimisasi rute untuk memperpendek waktu perjalanan dan menghemat bahan bakar, yang pada akhirnya mengurangi biaya armada dan bahan bakar.

Peringatan dan geofence dapat dibuat untuk memantau lebih lanjut rute kendaraan. Geofence dapat dibuat di sekitar area tertentu untuk memastikan kendaraan hanya beroperasi di sekitar area tersebut atau untuk memberi peringatan kapan pun jika kendaraan memasuki zona berbahaya. Setiap kali kendaraan memasuki area geofence, pengguna akan diberi tahu tentang lokasinya.

Pelacakan kendaraan secara real-time merupakan manfaat tersendiri. Dengan ini, manajer dapat melihat tidak hanya di mana kendaraan mereka berada tetapi juga bagaimana kendaraan tersebut dikendarai. Hal ini sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat terkait perilaku pengemudi, merespons situasi seperti kerusakan dengan cepat, dan memastikan kendaraan selalu sesuai jadwal.

Jika pembaca berada di industri pengiriman, selalu mengangkut barang, produk, atau gadget, maka mungkin tahu kekuatan dari ETA yang akurat. Memberikan ETA kepada klien tentang di mana barang yang dikirim atau dipesan berada adalah cara pasti untuk menjaga kepuasan pelanggan. Dengan pelacakan kendaraan, pebisnis dapat memberikan informasi ini dan mengelola ekspektasi pelanggan.

Berencana untuk mengembangkan bisnis? Teknologi pelacakan kendaraan Cartrack memastikan pertumbuhan yang lancar dengan membantu pebisnis melacak lokasi setiap kendaraan baru yang ditambahkan ke armada. Unit pelacakan kami juga menyediakan informasi untuk memfasilitasi alokasi kendaraan dan distribusi sumber daya.

2. Perawatan

Setiap perangkat lunak manajemen armada yang cerdas harus dapat membaca seluruh armada, melacak penggunaan dan jarak tempuh, serta memberi tahu kapan kendaraan perlu diperiksa, baik melalui pemeriksaan rutin maupun servis kendaraan penuh.

Perangkat lunak manajemen armada melacak jadwal perawatan dan memberi tahu bisnis kapan saatnya untuk tugas-tugas penting seperti penggantian oli atau inspeksi. Pendekatan proaktif ini mencegah kerusakan dan perbaikan mahal, memastikan operasi armada yang andal.

Fitur perawatan proaktif Cartrack dapat menjadwalkan perawatan armada dengan menghasilkan pengingat untuk layanan penting berdasarkan jarak tempuh atau rekomendasi pabrik. Fitur ini memastikan kendaraan tetap dalam kondisi prima, mengurangi waktu henti dan memperpanjang umur kendaraan, yang semuanya mendukung pertumbuhan perusahaan.

3. Manajemen Pengemudi

Fitur FMS ini berfokus pada pengemudi dan memastikan keselamatan mereka, baik saat mengemudi di lokasi maupun di jalan raya. Ini dilakukan dengan mengamati perilaku pengemudi dan memantau faktor-faktor seperti kecepatan, pengereman mendadak atau berbelok, waktu diam, penggunaan bahan bakar, dan keausan.

Manajer kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dalam pelatihan pengemudi, mendorong mereka untuk mengemudi lebih aman, dan menerapkan protokol keselamatan pengemudi.

Cartrack dapat membantu melalui laporan, peringatan, dan kartu skor pengemudi. Laporan risiko dan kartu skor pengemudi ini memantau perilaku pengemudi dan mendeteksi tindakan berisiko seperti kecepatan berlebih atau pengereman mendadak. Wawasan berharga ini ke dalam kinerja armada dan perilaku pengemudi dapat memungkinkan keputusan yang tepat untuk operasi yang dioptimalkan seiring perusahaan berkembang, serta membantu melatih pengemudi secara efektif untuk mempromosikan kebiasaan mengemudi yang lebih aman dan mengurangi risiko kecelakaan, sehingga menghemat ribuan biaya bagi bisnis.

4. Manajemen Bahan Bakar

Manajemen bahan bakar adalah salah satu tanggung jawab terbesar bagi manajer armada (dan salah satu yang paling mahal). FMS menyediakan alat pelacakan dan analisis bahan bakar untuk membantu bisnis memantau konsumsi bahan bakar, mengidentifikasi ketidakefisienan, dan menerapkan strategi untuk mengurangi biaya bahan bakar.

Tidak peduli ukuran armada, Cartrack membantu melacak konsumsi bahan bakarnya melalui pemantauan tingkat bahan bakar. Ini dapat mendeteksi pencurian bahan bakar dan juga memungkinkan manajer armada melacak biaya bahan bakar melalui MiFleet, sistem manajemen biaya Cartrack yang menyediakan daftar lengkap dari semua transaksi armada, termasuk bahan bakar.

Sistem MiFleet tidak hanya menunjukkan berapa banyak yang dihabiskan untuk bahan bakar tetapi juga membantu memvalidasi transaksi dengan menunjukkan di mana transaksi terjadi, lokasi kendaraan saat transaksi terjadi, liter yang dituangkan, dan kapasitas tangki kendaraan. Bagi perusahaan yang sedang berkembang dengan jumlah transaksi bahan bakar yang terus meningkat, alat seperti ini sangat berharga.

5. Pelaporan dan Analisis Data

Melalui telematika FMS, data secara otomatis diambil dari kendaraan, mencakup konsumsi bahan bakar, kinerja mesin, dan perilaku pengemudi. Untuk pemahaman lebih lanjut, data ini dapat dibagi menjadi laporan yang dapat disesuaikan untuk analisis dengan mudah dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan serta membuat keputusan cerdas yang tepat terkait operasi armada. Seiring bisnis bertumbuh, terkadang semakin sulit untuk mengikuti dan memahami data yang masuk. Platform armada Cartrack memiliki lebih dari 40 laporan yang dapat mengumpulkan semua informasi menjadi laporan yang mudah dipahami untuk kenyamanan.

Setelah melihat lebih banyak hal yang dapat dilakukan oleh sistem FMS pintar seperti Cartrack dan bagaimana dapat menggunakan lima fitur luar biasa ini untuk meningkatkan operasi armada, pertanyaannya adalah, “Apakah kamu tetap ingin menggunakan sistem armada lama atau ingin beralih ke sistem dengan lebih banyak kemampuan?”.

Mengapa bisnis menggunakan perangkat lunak manajemen armada

Perangkat lunak manajemen armada adalah salah satu perangkat lunak paling populer di industri armada.

Banyak bisnis tertarik pada teknologi armada modern karena efisiensi yang ditawarkannya, skala operasionalnya (dapat mengambil informasi apa pun ukuran bisnisnya), kemampuannya untuk beradaptasi dan tumbuh bersama bisnis, serta kemampuannya untuk membantu bisnis beralih dari manajemen armada manual ke manajemen armada otomatis.

Dari toko roti kecil di jalan dengan 2 kendaraan yang mengangkut kue-kue mereka ke supermarket lokal hingga perusahaan pelacakan kendaraan global seperti Cartrack dengan armada besarnya, sistem manajemen armada digunakan secara luas untuk melacak kendaraan, memantau pengemudi, mengembangkan operasi, meningkatkan langkah-langkah keamanan, dan sebagainya.

Manfaat yang dapat diberikan perangkat lunak manajemen armada kepada bisnis 

Jika kata-kata 'efisiensi armada' atau 'operasi yang disederhanakan' tidak cukup untuk membujuk Anda meng-upgrade sistem Anda dari sistem armada lama ke perangkat lunak manajemen armada yang canggih untuk merasakan lima fitur penting FMS, maka mungkin manfaat ini akan mendorong untuk mengambil langkah pertama dalam berinvestasi dalam sistem manajemen armada pintar yang dapat mendorong bisnis ke masa depan.

Visibilitas armada yang meningkat

Tidak perlu lagi duduk dan menunggu pembaruan manual tentang di mana kendaraan atau berapa lama pengiriman akan memakan waktu. FMS memberikan tingkat visibilitas tinggi terhadap armada secara real-time. Tidak hanya berhenti pada lokasi saat ini, pengguna juga dapat melihat status mesin kendaraan, durasi perjalanan, dan penggunaan kendaraan. Dengan visibilitas penuh, kita dapat meningkatkan pengiriman dan waktu respons lebih cepat jika terjadi masalah.

Mengurangi risiko dan meningkatkan keselamatan

Keselamatan adalah yang utama, terutama bagi pengemudi Anda. FMS mempromosikan praktik mengemudi yang lebih aman dengan fitur seperti pemantauan perilaku pengemudi, peringatan untuk kebiasaan mengemudi berisiko, dan laporan yang dapat digunakan untuk melatih dan meningkatkan kebiasaan mengemudi serta mengurangi kecelakaan armada.

Akses data armada yang mudah

Katakan selamat tinggal pada tumpukan dokumen atau sistem yang menunda pembaruan informasi armada. Dengan FMS, pengguna dapat menggunakan platform terpusat di mana kita dapat mengakses semua informasi penting dengan mudah. Tingkat kemudahan ini menyederhanakan manajemen data dan menghemat banyak waktu untuk fokus pada aspek lain dari armada.

Mengurangi biaya bahan bakar dan armada

Dengan cepat mengidentifikasi area yang perlu perbaikan finansial, memantau mereka, dan menemukan solusi untuk mengurangi biaya. Jika ada konsumsi bahan bakar yang berlebihan, misalnya, mengubah rute ke yang lebih pendek dan lebih efisien, meningkatkan waktu diam, dan menghentikan kebocoran atau pencurian bahan bakar dapat memberikan hasil yang diinginkan. Ini dapat berkontribusi pada pengurangan keseluruhan biaya manajemen armada.

Bagaimana Cartrack dapat mempersiapkan bisnis untuk masa depan?

Membutuhkan bisnis yang dapat membantu melacak armada, mengelola pengemudi, dan mengembangkan operasi dengan lima fitur ini atau lebih banyak lagi? Cartrack adalah jawabannya.

Ketika seseorang memikirkan masa depan bisnis mereka, mereka sering berpikir lebih besar, lebih baik, dan lebih efisien. Merencanakan untuk mengembangkan bisnis membutuhkan dedikasi bertahun-tahun, komitmen kuat untuk meningkatkan operasi bisnis, dan alat-alat cerdas yang dapat menangani bisnis yang berkembang.

Solusi armada Cartrack dirancang untuk menangani bisnis yang berkembang, bahkan mendorongnya.

Cartrack menyediakan produk-produk terkemuka di industri yang menawarkan solusi armada sesuai dengan bisnis dan industri apa pun. Jika kamu berencana mengembangkan bisnis selama bertahun-tahun, Cartrack dapat mengakomodasi perubahan positif dan tumbuh bersama bisnismu.

Klik link ini untuk cari tahu lebih lanjut tentang Cartrack!