Apa definisi dan manfaat SOP manajemen armada?

Apa itu standar operasional prosedur (SOP) manajemen armada?

Aspek paling menantang bagi manajer armada mencakup keterlibatan dan keselamatan pengemudi, dukungan kepemimpinan, dan kepatuhan terhadap peraturan. Standar operasional prosedur (SOP) manajemen armada adalah panduan sempurna untuk membantu manajer armada mengatasi tantangan ini dan banyak lagi.

SOP armada penting untuk manajemen risiko dan memastikan semua orang di armada tetap bertanggung jawab dan dapat diandalkan. SOP membantu memastikan bahwa siapa pun yang menggunakan armada tahu cara yang benar untuk meminta dan mengoperasikan kendaraan/peralatan.

Sebagian besar SOP untuk manajemen armada akan mencakup pedoman berikut:

• Verifikasi aset kendaraan

• Pembelian, penggantian, dan pembuangan kendaraan

• Aplikasi untuk penggunaan kendaraan

• Keselamatan kendaraan dan peralatan

• Perbaikan dan pemeliharaan kendaraan

• Keselamatan pengemudi dan kepatuhan terhadap peraturan

• Manajemen bahan bakar

• Manajemen biaya

• Pelaporan kecelakaan/insiden

Prosedur manajemen armada tidak hanya diperlukan untuk keselamatan pengemudi dan armada; mereka adalah cara strategis untuk melindungi bisnis. SOP yang efektif menunjukkan komitmen terhadap keselamatan dan kepatuhan armada, yang memberikan keyakinan bagi semua pemangku kepentingan.

5 manfaat utama SOP Manajemen Armada

SOP manajemen armada mencakup pengelolaan armada untuk mendapatkan pengembalian investasi terbaik. Kira-kira, apa saja manfaat SOP bagi armada? Mari kita pahami bersama!

1. Keselamatan armada yang lebih baik

SOP membantu bisnis, manajer armada, dan pengemudi memprioritaskan keselamatan dalam armada mereka. Dengan langkah-langkah yang mendorong pelatihan keselamatan pengemudi, pemeliharaan kendaraan, dan inspeksi sebelum perjalanan, manajer armada dapat meningkatkan keselamatan armada secara keseluruhan menggunakan SOP.

2. Meningkatkan efisiensi armada

Dengan menetapkan SOP untuk penggunaan kendaraan, manajemen bahan bakar, dan pemantauan biaya, manajer armada berkontribusi pada peningkatan efisiensi armada. Langkah-langkah ini membantu memperpanjang umur kendaraan, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi bahan bakar. SOP harus berkontribusi pada pengembalian investasi dan aset pemiik bisnis.

3. Meningkatkan kepatuhan armada

SOP yang sudah kadaluarsa dapat menyebabkan masalah kepatuhan dan denda yang tidak terduga. SOP memastikan armada yang patuh dengan memperbarui catatan, memperbarui informasi, dan membayar denda peraturan. SOP armada harus selalu diperbarui untuk membantu armada tetap patuh.

4. Komunikasi yang lebih baik antara manajer, pengemudi, dan pemangku kepentingan

SOP memberikan pedoman yang jelas untuk semua pemangku kepentingan, memungkinkan manajer dan pengemudi memahami peran dan tanggung jawab mereka. Dengan SOP armada, menetapkan langkah-langkah untuk meningkatkan komunikasi dan manajemen jarak jauh membantu bisnis meningkatkan operasi keseluruhan mereka.

5. Mengurangi biaya armada

Memiliki SOP untuk armada pada akhirnya membantu mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas. Dengan langkah-langkah tentang cara mengklaim kembali bahan bakar, lembar waktu, dan cara menghitung jam operasional kendaraan, bisnis menghindari kerugian finansial dan mengidentifikasi drainase keuntungan yang mahal.

Jika SOP armada tidak membantu kalian mencapai satu atau lebih manfaat ini, maka saatnya untuk memperbaruinya.

Berikut adalah panduan cepat untuk memulai pembaruan SOP.

Cara membuat dan menerapkan SOP manajemen armada

Panduan langkah demi langkah pembaruan SOP ini menjelaskan tiga bagian penting dalam proses membangun SOP dan akhirnya menerapkannya pada armada. Jika kalian sudah memiliki SOP untuk armada, langkah-langkah ini akan membantu kalian memperbaikinya dan memastikan bahwa SOP tersebut tetap relevan untuk armada dan bisnis.

Pertama-tama: Identifikasi tantangan armada

Mulailah dengan mengidentifikasi tantangan utama manajemen armada di mana Standar Operasional Prosedur (SOP) dapat bermanfaat. Misalnya, apakah armada mengalami penurunan profitabilitas? Mungkinkah pengemudi sering melewatkan pengiriman atau kendaraan armada sering berakhir di bengkel? Mengidentifikasi tantangan ini dapat membantu kalian menemukan solusi yang tepat.

Menggabungkan prosedur operasi standar ke dalam manajemen tenaga kerja dan tugas akan menghasilkan pemanfaatan aset yang lebih baik dan peningkatan profitabilitas.

Berikut adalah 15 tantangan terkait armada yang bisa dibantu dengan SOP:

• Waktu henti armada yang tinggi

• Komunikasi yang buruk antara manajer dan pengemudi

• Kendaraan berlebih

• Identifikasi pengemudi untuk kendaraan

• Identifikasi operator untuk peralatan

• Pelanggaran dan denda terhadap armada 

• Penagihan berlebihan untuk perbaikan, pemeliharaan, atau layanan

• Penalti karena ketidakpatuhan

• Perilaku dan kinerja pengemudi yang buruk

• Kurangnya pemeliharaan kendaraan/peralatan

• Peningkatan keausan kendaraan

• Administrasi yang buruk

• Biaya bahan bakar yang tidak terkendali

• Dugaan pencurian bahan bakar

• Masalah keselamatan

Sayangnya, pendekatan satu ukuran untuk semua tidak ideal untuk SOP. Daftar tantangan manajemen armada tidak ada habisnya, jadi mengidentifikasi tantangan spesifik armada adalah satu-satunya cara untuk mengembangkan SOP yang efektif. Jangan khawatir, setelah kalian mulai menerapkannya, kalian akan mulai merasakan manfaatnya.

Langkah berikutnya: Libatkan pemangku kepentingan yang relevan

Saat mengembangkan SOP armada, libatkan manajer armada, pengemudi, mekanik, pekerja layanan lapangan, dan bahkan seseorang dari departemen hukum (jika ada) dalam proses ini.

Dengan menjadikan proses ini upaya kelompok, kalian dapat memastikan bahwa semua orang menyadari SOP dan memahami:

• Apa yang ingin dicapai oleh SOP

• Siapa yang menerapkan SOP dan dalam kondisi apa mereka harus digunakan

• Siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu

• Siapa yang bertanggung jawab apakah SOP diterapkan dengan benar

• Prosedur spesifik yang harus diikuti

Ambil contoh keselamatan armada; inilah bagaimana melibatkan pemangku kepentingan dalam mengembangkan SOP dapat membantu.

Dalam survei terbaru tentang prioritas manajer armada saat ini, hanya 50% dari manajer armada yang disurvei mengatakan bahwa mereka percaya perusahaan mereka terus berupaya meningkatkan keselamatan karyawan mereka. Namun, dalam survei yang sama, 22% mengatakan perusahaan mereka fokus pada solusi yang meningkatkan keuntungan.

Survei ini menunjukkan pentingnya memprioritaskan kepemimpinan, bisnis, dan pemangku kepentingan. Bisnis perlu menunjukkan bahwa mereka fokus pada solusi untuk meningkatkan profitabilitas, tanpa mengorbankan keselamatan pengemudi.

Melibatkan semua pemangku kepentingan yang relevan juga menunjukkan bahwa bisnis menghargai baik profitabilitas maupun keselamatan.

Dalam proses pengembangan SOP, usahakan untuk melibatkan setidaknya:

• Manajer armada

• Pengemudi

• Pakar kesehatan dan keselamatan

• Pelatih

Para pemangku kepentingan ini sangat berharga bagi bisnis karena keahlian industri mereka dan pemahaman tentang tantangan unik armada.

Waktu untuk mengembangkan dan berbagi: Bagikan SOP dengan semua pemangku kepentingan

Meskipun bagian pengembangan SOP ini mungkin memerlukan sedikit usaha, ada banyak ahli yang memberikan saran tentang cara menulis prosedur untuk armada untuk membantu menyederhanakan prosesnya.

Setidaknya memiliki atau secara teratur memperbarui SOP untuk enam bidang manajemen armada ini:

• Manajemen bahan bakar

• Pemeliharaan dan perbaikan kendaraan

• Manajemen biaya armada

• Kepatuhan armada

• Penggunaan dan manajemen kendaraan

• Pelatihan dan keselamatan pengemudi

• Pelaporan kecelakaan dan tanggung jawab

• Kesehatan dan keselamatan

• Manajemen pengemudi

Pastikan prosedur yang dibuat mudah dipahami dan dijelaskan kepada semua pemangku kepentingan. Kalian mungkin ingin mempertimbangkan untuk menawarkan pelatihan tentang SOP kepada semua orang yang relevan. Menurut J.J. Keller Center for Market Insights, lebih dari 52% manajer armada yang disurvei percaya bahwa penting bagi pengemudi mereka untuk menerapkan apa yang mereka pelajari dalam pelatihan dan bahwa pelatihan tersebut spesifik untuk kebutuhan unik mereka. Dengan melatih pengemudi tentang SOP armada, kalian dapat memastikan bahwa pengemudi mematuhi SOP Anda.

Setelah mengembangkan SOP armada, ingatlah untuk membuatnya mudah diakses oleh semua orang. Kalian juga harus memperbaruinya secara berkala, jadi pertimbangkan untuk mendapatkan platform yang ramah pengguna untuk mengakses SOP dan memperbaruinya dari mana saja.

Sekarang setelah kami memberi panduan untuk membangun SOP, kalian perlu tahu bagaimana perangkat lunak manajemen armada seperti Cartrack dapat membantu mengembangkan standar operasional prosedur armada kalian.

7 Fitur Perangkat Lunak Cartrack untuk Mengembangkan SOP Armada 

Perangkat lunak manajemen armada Cartrack membantu bisnis mengembangkan dan menetapkan keterlibatan manajer armada dan pengemudi dengan SOP armada.

Tujuh fitur ini membantu manajemen armada secara keseluruhan:

Fitur 1: GPS untuk pelacakan armada

Sistem pelacakan GPS kami memungkinkan manajer armada melacak dan menentukan lokasi armada mereka secara langsung kapan saja dan di mana saja, sehingga membuka visibilitas dan manajemen armada yang optimal. Informasi ini membantu manajer armada mengetahui dengan tepat di mana pengemudi dan armada mereka berada untuk memantau kinerja dan produktivitas pengemudi, mengkomunikasikan instruksi dengan pengemudi, atau merespons segera dalam keadaan darurat.

Fitur 2: Laporan dan catatan armada digital

Dengan menggunakan pelacakan GPS kami dan alat pintar lainnya, manajer armada dapat membuat laporan otomatis yang disesuaikan untuk mendapatkan data tentang kinerja kendaraan, konsumsi bahan bakar, dan biaya terkait armada. MiFleet adalah perangkat lunak manajemen biaya canggih yang menyederhanakan administrasi biaya armada, membantu pebisnis mendapatkan gambaran keseluruhan tentang armada, mengidentifikasi kebocoran finansial, dan melakukan analisis biaya yang akurat.

Perangkat lunak berbasis web kami memungkinkan pemangku kepentingan yang disetujui untuk dengan mudah mengakses laporan terkait kendaraan, pengemudi, dan biaya dari mana saja. Laporan armada dirancang untuk membantu manajer armada dalam membuat keputusan berdasarkan data tentang armada mereka.

Fitur 3: Pemeliharaan preventif

Solusi berbasis telematika Cartrack juga memberikan wawasan berharga tentang kondisi kendaraan. Manajer armada menerima notifikasi tentang masalah kendaraan seperti kerusakan mesin dan kegagalan baterai sebagai pengingat proaktif untuk merawat kendaraan mereka atau menjadwalkan pemeliharaan. Dengan manfaat tambahan mengunggah faktur untuk pencatatan yang akurat, manajer armada memiliki semua yang mereka butuhkan dalam satu tempat untuk memastikan kinerja armada optimal dan mengurangi kemungkinan waktu henti.

Fitur 4: Pemantauan pengemudi

Solusi manajemen armada dan pekerja Cartrackmencakup pelacakan GPS, alat identifikasi pengemudi, laporan perilaku pengemudi, dan sistem kamera AI untuk memantau produktivitas dan kinerja pengemudi. Manajer armada dapat memantau dan melacak berbagai perilaku pengemudi secara real time, mengawasi perilaku mengemudi yang tidak bertanggung jawab seperti kebut-kebutan, berhenti lama, dan pengereman keras. Jika pebisnis mengalami masalah keselamatan armada, solusi pemantauan pengemudi Cartrack dapat membantu mengidentifikasi dan menangani kebiasaan mengemudi yang tidak produktif.

Dengan mengintegrasikan solusi kamera SmartCabin Cartrack, manajer armada juga akan mendapatkan rekaman audio dan visual langsung untuk membantu melatih pengemudi tentang cara mengemudi yang berbahaya. Kamera juga berguna untuk masalah tanggung jawab dalam hal kecelakaan. Solusi pemantauan pengemudi Cartrack membantu bisnis armada meningkatkan produktivitas dan keselamatan.

Fitur 5: Sistem manajemen bahan bakar

Sistem manajemen bahan bakar Cartrack dilengkapi dengan sensor pemantauan bahan bakar, pelacakan kendaraan, dan manajemen biaya bahan bakar, sehingga membantu bisnis untuk melacak dan mengurangi ketidakefisienan bahan bakar dengan akurat. Manajer menerima notifikasi untuk dugaan pencurian bahan bakar dan dapat menyesuaikan laporan bahan bakar untuk memahami tidak hanya risiko seperti pencurian atau penipuan tetapi juga konsumsi keseluruhan armada mereka. SOP pada akhirnya membantu manajer armada menetapkan prosedur validasi klaim bahan bakar yang solid untuk membantu memberantas kegiatan penipuan dan meningkatkan fleksibilitas anggaran bahan bakar mereka.

Fitur 6: Kepatuhan armada (asuransi, pajak, denda, dan pembayaran tol)

MiFleet Cartrack juga membantu manajer armada memastikan armada mereka mematuhi peraturan khusus industri. Manajer armada dapat mengunggah informasi dan menetapkan tanggal kedaluwarsa serta pengingat untuk asuransi kendaraan, sertifikat pajak jalan, dan pembayaran kartu tol, sehingga membantu perusahaan menghindari penalti pembayaran terlambat dan denda.

Fitur 7: Situs web dan aplikasi Cartrack untuk komunikasi instan

Dengan akses online dan aplikasi yang ramah pengguna, sistem manajemen armada Cartrack dapat mendukung komunikasi yang jelas dan tidak terputus antara manajer armada dan pengemudi. Manajer armada dapat menggunakan aplikasi dan situs web untuk menetapkan tugas, memeriksa kemajuan tugas, dan berkomunikasi dengan pengemudi untuk produktivitas yang optimal dalam industri seperti pengiriman, logistik, rantai pasokan, dan pertambangan.

Sempurnakan SOP dan tingkatkan keuntungan armada dengan Cartrack

Prosedur operasi standar armada penting dan sangat berharga bagi bisnis. Mereka melindungi manajer armada, pengemudi, armada, dan bisnis secara keseluruhan.

Perangkat lunak manajemen armada Cartrack membantu memastikan semua yang terlibat dengan SOP untuk meningkatkan produktivitas, keselamatan, dan kepatuhan.

Hubungi Cartrack hari ini, klik link berikut!