Apa Itu Fleet Management Software dan Fungsinya?

Perusahaan yang memiliki armada kendaraan harus mengelola segala hal terkait kendaraan mereka, baik saat sedang dioperasikan, maupun tidak. Tidak hanya kendaraan, tetapi juga pengemudi atau staf yang menggunakan. Pengelolaan ini termasuk pemantauan lokasi, penjadwalan servis, pembayaran pajak kendaraan, perpanjangan SIM, manajemen biaya operasional dan non-operasional, penugasan pengemudi, dan lain-lain. Perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola semua hal ini disebut fleet management software.

Didukung telematika, fleet management software dapat menampilkan informasi pergerakan kendaraan, perilaku mengemudi, dan aktivitas kendaraan. Hal ini dimungkinkan dengan adanya GPS tracker yang dipasang pada kendaraan. Perangkat ini mengirimkan data dari kendaraan melalui jaringan komunikasi seluler atau satelit. Data tersebut kemudian dianalisis dan ditampilkan pada fleet management software dalam format yang mudah dimengerti. Selain itu, fleet management software yang modern memanfaatkan teknologi machine learning untuk membantu pengguna mendapatkan wawasan menyeluruh dan menemukan anomali dalam operasi armada secara cepat.

Ingin tahu lebih lanjut apa saja yang bisa Anda lakukan dengan fleet management software? Berikut ini rangkumannya.

1. Menginventarisasi kendaraan dan pengemudi

Anda dapat mengelola berbagai jenis kendaraan dalam satu platform fleet management software, dari motor, mobil penumpang, truk, bus, alat berat, hingga kapal. Setiap kendaraan diinventarisasi dengan detail sesuai STNK. Selain kendaraan, Anda juga dapat memasukkan detail pengemudi sesuai SIM dan tag identifikasi pengemudi yang diberikan (jika ada). Untuk memudahkan pengelolaan, Anda dapat membuat grup-grup kendaraan dan pengemudi, di mana hanya kendaraan-kendaraan atau pengemudi-pengemudi dalam grup yang dipilih yang akan ditampilkan.

2. Melacak lokasi dan aktivitas kendaraan

Terintegrasi dengan GPS tracker, Anda dapat melacak lokasi dan aktivitas kendaraan melalui fleet management software. Data yang bisa Anda dapatkan dari GPS tracker, antara lain lokasi, kecepatan, jarak tempuh, riwayat dan durasi trip, waktu starter menyala dan mati, serta aktivitas berbasis area (geofence). Anda bisa mengatur notifikasi untuk aktivitas tertentu yang penting bagi operasi armada Anda, misalnya saat kendaraan memasuki dan meninggalkan area proyek.

3. Memonitor perilaku dan jam kerja pengemudi

Perilaku pengemudi juga dapat Anda monitor berbasis aktivitas kendaraan, misalnya tren mengemudi agresif (mengebut, mengerem keras, akselerasi mendadak, serta menikung tajam dan cepat) dan idle (membiarkan mesin menyala lama saat berhenti). Fleet management software yang dilengkapi teknologi AI bahkan dapat memberikan penilaian keselamatan mengemudi secara otomatis melalui Laporan Kartu Skor Pengemudi yang dibuat otomatis. Jika Anda memiliki kebijakan durasi mengemudi untuk memastikan sopir tak kelelahan, Anda dapat mengatur notifikasi waktu mengemudi berlebih.

4. Mengelola jadwal servis dan administratif

Jika armada Anda besar, dengan jumlah kendaraan dan pengemudi yang banyak, mengelola jadwal servis dan administratif akan menjadi tantangan besar. Platform fleet management software memiliki fitur pengelola jadwal servis, perawatan, atau perpanjangan STNK/SIM yang dapat diautomasi berdasarkan repetisi kilometer, tanggal, ataupun durasi operasional. Anda bisa mengatur pengingat beberapa kilometer, waktu, atau durasi operasional sebelumnya. Tidak perlu mencatat kilometer atau jam mesin secara manual karena data-data ini sudah terdeteksi otomatis di dalam software.

5. Membuat laporan lebih cepat

Kehadiran fleet management software meringankan pekerjaan administrasi Anda, misalnya dalam hal pembuatan laporan. Semua data terekam secara mendetail, lalu diolah dan disajikan di fleet management software dalam bentuk statistik dan laporan yang dibuat secara otomatis. Pada fleet management software Cartrack, statistik yang menampilkan kinerja armada secara general dapat ditemukan di menu Dasbor. Untuk laporan otomatis, Cartrack memiliki lebih dari 60 jenis laporan, yang dapat langsung diunduh atau dikirim ke e-mail secara reguler.

6. Menemukan inefisiensi dalam operasi

Fleet management software menyajikan data dalam format yang mudah dimengerti dan memberikan wawasan, sehingga Anda dapat menemukan inefisiensi dengan mudah. Misalnya, dengan mengetahui total durasi idle seluruh kendaraan Anda dalam sebulan, Anda dapat memperkirakan jumlah bahan bakar yang terbuang (1 jam idle menghabiskan sekitar 2-4 liter bahan bakar). Anda dapat pula melihat tren mengemudi agresif seluruh pengemudi Anda, yang akan berpengaruh pada biaya servis, penggantian ban dan onderdil, serta usia kendaraan. Jika pengemudi Anda mengurangi idle dan kebiasaan mengemudi agresif, operasi armada Anda akan lebih efisien.

Fleet management software menyediakan akses cepat ke berbagai informasi, memberikan visibilitas menyeluruh atas armada Anda. Dengan demikian, Anda memperoleh wawasan yang membantu Anda mengidentifikasi peluang untuk mengoptimalkan operasi armada Anda. Tindak lanjut yang Anda ambil akan lebih tepat sasaran karena berbasiskan data dan analisis yang akurat.

Cartrack menawarkan fleet management software yang didukung AI dan dapat diintegrasikan dengan berbagai fitur dan perangkat IoT selain GPS tracker. Kemampuan integrasi penuh ini memungkinkan Anda melakukan semua hal terkait pengelolaan armada dari satu software. Tak hanya memantau lokasi dan aktivitas kendaraan, tetapi Anda juga dapat memantau konsumsi bahan bakar, menugaskan pengemudi, dan mengelola biaya dengan fleet management software Cartrack. Hubungi kami di sini sekarang untuk meminta penawaran atau demo produk.