Apa Sistem Manajemen Armada Terbaik untuk Bisnis Kecil Menengah?

Apa solusi manajemen armada terbaik untuk bisnis kecil?

Apakah kamu adalah seorang pemilik bisnis kecil yang sedang mencari cara terbaik untuk mengelola armada? Mungkin kamu merasa segalanya sudah terkendali dan merasa tidak perlu untuk mencari solusi dari masalah manajemen armada saat ini. Tapi, satu hal yang perlu diingat pemilik bisnis kecil adalah - untuk selalu berpikiran besar.

Apa itu bisnis kecil?

Sebuah bisnis kecil biasanya merupakan perusahaan swasta, kemitraan, atau perusahaan perseorangan dengan jumlah karyawan yang sedikit dan pendapatan yang lebih rendah daripada bisnis berukuran reguler. Bisnis kecil bisa hadir dalam berbagai bentuk dan beroperasi di berbagai industri, baik itu restoran, toko roti, layanan pipa, konstruksi, ritel online, atau butik.

Apa itu manajemen armada?

Manajemen armada adalah istilah umum untuk semua aktivitas dan proses yang penting untuk menjalankan armada secara efisien.

Sebuah armada dapat terdiri dari bus, truk, atau kendaraan komersial yang digunakan untuk fungsi bisnis. Tujuan utama dari manajemen armada bukan hanya untuk menyederhanakan pekerjaan pengemudi tetapi juga menyederhanakan tanggung jawab seorang manajer armada.

Apa tanggung jawab seorang manajer armada dalam bisnis kecil?

Manajer armada memiliki beberapa tanggung jawab armada di pundak mereka, termasuk:

• Pengelolaan pengemudi: Manajer armada bertanggung jawab atas pengawasan perilaku dan operasi pengemudi, serta memberikan pelatihan yang diperlukan kepada mereka.
   
• Dokumentasi dan pencatatan: Manajer armada bertanggung jawab untuk menjaga catatan dan dokumentasi armada yang akurat, termasuk dokumen perawatan dan pemeriksaan.
   
• Manajemen bahan bakar: Manajer armada bertanggung jawab untuk memastikan armada mereka tetap efisien dalam penggunaan bahan bakar dengan memantau konsumsi bahan bakar dan mengidentifikasi pemborosan bahan bakar.
   
• Pemeliharaan dan perbaikan: Manajer armada bertanggung jawab untuk menjaga kendaraan tetap terjaga dengan menjadwalkan pemeriksaan dan perawatan kendaraan secara teratur.
   
• Manajemen biaya: Manajer armada bertanggung jawab untuk memantau dan mengoptimalkan semua biaya terkait armada, mulai dari konsumsi bahan bakar hingga penggunaan kendaraan, untuk meningkatkan pengembalian investasi mereka.

Sebagai seorang manajer armada, ini bisa menjadi banyak pekerjaan untuk dilakukan, terutama ketika harus menghadapi tantangan armada yang dihadapi oleh bisnis kecil juga. Mari kita lihat tantangan-tantangan ini.

Apa saja tantangan armada yang biasanya dihadapi oleh bisnis kecil?

Karena ukurannya, bisnis kecil menghadapi serangkaian tantangan yang unik yang dapat secara signifikan mempengaruhi pertumbuhan dan kesuksesan mereka. Yang paling umum meliputi:

1. Sumber daya terbatas: Karena bisnis kecil tidak memiliki armada kendaraan yang besar, menyelesaikan semua tugas mereka dengan efektif, terutama ketika ada permintaan tinggi, dapat menjadi tantangan yang cukup besar. Ini meningkatkan kemungkinan penggunaan berkelanjutan pada peralatan karena penggunaan berlebihan, yang mengarah pada peningkatan biaya perawatan.
    
2. Biaya perbaikan dan pemeliharaan yang tidak terduga: Karena sumber daya keuangan terbatas, bisnis kecil tidak dapat mengatasi biaya perbaikan dan pemeliharaan yang tidak terduga, yang membebani sumber daya keuangannya. Biaya tak terduga yang tidak dianggarkan ini juga dapat menyebabkan kendaraan berhenti operasi.
    
3. Waktu henti kendaraan yang tidak direncanakan: Waktu henti kendaraan yang tidak direncanakan adalah masalah bagi setiap bisnis, tetapi lebih merugikan bagi bisnis kecil. Bisnis kecil biasanya tidak memiliki armada kendaraan yang besar, sehingga waktu henti kendaraan yang tidak direncanakan dapat sangat mempengaruhi produktivitas, pendapatan, dan reputasi pelanggan bisnis tersebut.
    
4. Melacak dan mengelola kendaraan dan pengemudi dengan efektif: Bisnis kecil mungkin tidak memiliki waktu dan tingkat keahlian serta sumber daya yang sama seperti bisnis besar, membuatnya sulit bagi manajer armada untuk terus mengetahui di mana pengemudi dan kendaraan mereka berada dan bagaimana cara mereka dioperasikan.
    
5. Keprihatinan keselamatan pengemudi: Memastikan pengemudi beroperasi dengan aman adalah perhatian utama bagi semua bisnis, tetapi karena bisnis kecil biasanya kurang memiliki sumber daya untuk berinvestasi dalam sistem pemantauan pengemudi yang kuat, ini dapat menjadi tantangan yang lebih besar untuk keselamatan keseluruhan armada dan pengemudi mereka. Ini juga meningkatkan risiko dan mempengaruhi efisiensi bahan bakar armada mereka.
    
6. Biaya bahan bakar: Biaya bahan bakar bisa menjadi pengeluaran yang signifikan bagi bisnis kecil, terutama ketika mereka tidak dipantau dengan cermat. Konsumsi bahan bakar yang tinggi secara konsisten dapat berdampak negatif pada laba rugi dan profitabilitas bisnis kecil.
    
7. Tingkat pergantian pengemudi yang tinggi: Karena bisnis kecil tidak memiliki anggaran besar, mereka mungkin kesulitan bersaing dengan paket yang kompetitif yang ditawarkan bisnis skala besar. Ini berarti manajer perlu mencari cara untuk menjaga pengemudi tetap bahagia dan setia pada perusahaan, yang dapat menjadi tugas yang cukup menantang.

Tantangan-tantangan ini mungkin terlihat menakutkan, tetapi mungkin ada solusi yang sederhana, mudah diakses, dan terjangkau yang dapat membantu mengatasi semuanya. Hal tersebut adalah sistem manajemen armada.

Apa manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen armada?

Pada intinya, manajemen armada memainkan peran yang sangat penting dalam menjalankan armada dengan sukses dan nyaman. Perangkat lunak manajemen armada bekerja untuk menyederhanakan semua tugas yang masuk ke dalam manajemen armada dengan memberi manfaat sebagai berikut:

1. Meningkatkan perencanaan rute: Perencanaan rute penting untuk operasi armada yang sukses karena memiliki dampak besar pada efisiensi operasional, penghematan biaya, dan kepuasan pelanggan. Perangkat lunak manajemen armada dapat membantu manajer armada membuat rute yang efisien dan ekonomis dengan memperhitungkan faktor-faktor seperti rute terpendek yang mungkin, kondisi lalu lintas, dan kemampuan kendaraan. Perencanaan rute yang efisien mengurangi konsumsi bahan bakar dan keausan kendaraan, yang mengarah pada penurunan biaya operasional. Rute yang tidak terdefinisi dengan baik berarti melakukan perjalanan kilometer yang tidak perlu untuk melakukan tugas yang paling sederhana, yang meningkatkan konsumsi bahan bakar dan keausan kendaraan. Dengan mengoptimalkan rute, mengurangi jumlah mil, dan memotong biaya, bisnis dapat menghemat waktu dan uang.
    
2. Membantu mengurangi biaya armada: Salah satu manfaat utama dari perangkat lunak manajemen armada adalah visibilitas armada yang tak tertandingi yang membantu membuka kunci. Dengan visibilitas yang lebih besar terhadap pengemudi, kondisi kendaraan, konsumsi bahan bakar, dan keselamatan kargo, manajer armada dapat mendapatkan kendali yang lebih baik atas biaya armada mereka. Dengan menyediakan fitur seperti pemantauan bahan bakar, optimisasi rute, dan perawatan pencegahan, perangkat lunak manajemen armada penting dalam membantu armada mengurangi biaya operasional mereka.
    
3. Meningkatkan kepuasan pelanggan: Kepuasan pelanggan sangat penting untuk kesuksesan, terutama untuk bisnis kecil. Dengan menyediakan pelacakan real-time dan visibilitas armada mereka secara keseluruhan, manajer armada dapat memberi tahu pelanggan mereka tentang kemajuan pengiriman mereka dengan perkiraan waktu kedatangan (ETA) yang akurat. Pengemudi adalah aspek krusial dari armada, jadi dengan meningkatkan keselamatan dan kepatuhan melalui pemantauan perilaku pengemudi, manajer tidak hanya dapat memastikan bahwa pengemudi mereka tidak melakukan apa pun yang dapat mengganggu kesuksesan armada tetapi juga memastikan bahwa barang dikirim tanpa kerusakan. Dengan jadwal perawatan, mereka dapat memastikan bahwa barang atau layanan mereka dikirim dengan sedikit atau tanpa penundaan.
    
4. Meningkatkan dan memperpanjang kesehatan kendaraan: Kesehatan dan umur kendaraan sangat penting untuk kesuksesan, terutama untuk bisnis kecil yang memiliki jumlah kendaraan yang terbatas dan tidak bisa sering menggantinya. Perangkat lunak manajemen armada memberi akses ke perawatan pencegahan, yang membantu mendeteksi kerusakan kendaraan dengan cepat sebelum menjadi lebih buruk dan memengaruhi efisiensi armada dan keselamatan pengemudi. Ini membantu armada mencegah waktu henti kendaraan yang tidak direncanakan, yang dapat menyebabkan penundaan yang mahal dan menurunkan kepuasan pelanggan. Pemanfaatan aset membantu manajer armada mengetahui kendaraan atau peralatan mana yang terlalu dimanfaatkan, membantu mereka mendistribusikan beban kerja dengan merata dan menghindari memberikan tekanan yang tidak perlu pada kendaraan/peralatan tertentu.
    
5. Mendorong pengambilan keputusan berbasis data: Manajer perlu memastikan bahwa semua keputusan armada didukung oleh data. Perangkat lunak manajemen armada memberikan akses ke wawasan guna pengambilan tindakan melalui pertimbangan data dan analitik, sehingga membantu membuat keputusan yang lebih tepat untuk armada.
    
6. Menyederhanakan manajemen jarak jauh: Bisnis kecil perlu memanfaatkan sumber daya terbatas yang mereka miliki. Dengan mendapatkan gambaran efisien tentang kendaraan dan pengemudi dari mana saja dan kapan saja, manajemen jarak jauh membantu manajer armada tetap terhubung dengan pengemudi mereka dan memberikan dukungan melalui analisis pengemudi dan pekerjaan 24/7 yang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan keselamatan secara keseluruhan.

Bagaimana perangkat lunak manajemen armada dapat membantu mengatasi tantangan yang dihadapi oleh bisnis kecil?

Tujuan dari perangkat lunak manajemen armada adalah untuk menyederhanakan berbagai tugas yang penting untuk manajemen armada yang efektif. Berikut adalah 4 cara perangkat lunak ini dapat membuat hal ini menjadi mungkin:

1. Pelacakan GPS: Pelacakan kendaraan real-time dalam manajemen armada melibatkan penggunaan teknologi GPS dan telematika untuk memantau lokasi, pergerakan, dan perilaku kendaraan secara real-time. Pelacak GPS memungkinkan manajer armada untuk meningkatkan efisiensi operasional, memastikan keselamatan pengemudi, mengoptimalkan kinerja kendaraan, dan mengurangi biaya operasional. Dengan menerapkan pelacakan armada real-time, manajer armada dapat membuat keputusan berbasis data. Teknologi ini menawarkan manfaat berikut:

   - Visibilitas kendaraan real-time: Dengan menyediakan pembaruan langsung yang berkelanjutan, pelacakan GPS memudahkan manajer armada untuk mengetahui secara tepat di mana setiap kendaraan armada mereka berada pada setiap saat.‍

   - Mencegah penggunaan kendaraan yang tidak diotorisasi: Dengan memberikan wawasan tentang bagaimana kendaraan dioperasikan, manajer armada dapat dengan cepat melihat apakah pengemudi mereka menggunakan kendaraan armada untuk penggunaan pribadi daripada tugas yang diberikan.
    

2. Penjadwalan perawatan dan pemberitahuan: Penjadwalan perawatan dan pemberitahuan dalam armada melibatkan penggunaan teknologi untuk melacak dan mengelola semua aktivitas terkait perawatan untuk kendaraan dan peralatan. Dengan memanfaatkan pemberitahuan dan pengingat real-time, manajer armada mengadopsi pendekatan proaktif terhadap penjadwalan perawatan, sehingga memungkinkan perawatan kendaraan armada tetap terkontrol, manfaatnya sebagai berikut:

   - Biaya perbaikan lebih rendah: Dengan mengirimkan pemberitahuan segera saat masalah terdeteksi, teknologi pemberitahuan perawatan membantu mencegah masalah perawatan sebelum menjadi lebih parah dan mahal untuk diperbaiki.

   - Memperpanjang masa pakai kendaraan armada: Dengan mengotomatiskan penjadwalan pemeriksaan rutin dan servis kendaraan, teknologi ini membantu memperpanjang masa pakai armada dengan menjaga kendaraan beroperasi pada tingkat terbaiknya dan mencegah perbaikan dan penggantian yang mahal.

   - Menjaga kepatuhan armada: Dengan melacak catatan perawatan dan memastikan semua masalah segera ditangani, teknologi penjadwalan perawatan membantu memastikan bahwa kendaraan armada selalu memenuhi standar hukum dan regulasi selama beroperasi.
    

3. Manajemen bahan bakar: Manajemen bahan bakar dalam konteks armada merujuk pada proses memantau dan mengontrol konsumsi bahan bakar armada. Sebuah sistem manajemen bahan bakar menggunakan telematika untuk mengukur penggunaan armada kendaraan, dan dengan menawarkan perangkat lunak otomatis untuk pemantauan, pengendalian, dan optimasi penggunaan bahan bakar, sistem ini mengotomatiskan pelacakan bahan bakar yang sebelumnya memakan waktu. Sebuah sistem manajemen bahan bakar penting karena membantu armada:
   - Mencegah pencurian bahan bakar: Dengan memberikan manajer armada pemantauan kapasitas bahan bakar real-time, sistem manajemen bahan bakar membantu manajer dengan cepat melihat kemungkinan pencurian bahan bakar, mulai dari penyedotan dan penipuan kartu bahan bakar hingga kloning kartu bahan bakar.

   - Mengurangi kesalahan manusia: Dengan mengotomatiskan pemantauan bahan bakar, kesalahan yang disebabkan oleh input manusia dihilangkan, sehingga menjamin data kendaraan dan pengemudi yang akurat. Sebagai seorang manajer armada, kalian sekarang dapat mengucapkan selamat tinggal pada pencatatan data manual, yang biasanya mengarah pada ketidakakuratan yang merugikan efisiensi armada secara keseluruhan.

   - Meningkatkan perilaku pengemudi: Dengan mengidentifikasi dan menghilangkan perilaku pengemudi yang boros bahan bakar, manajer armada dapat memastikan armada mereka tetap efisien dalam penggunaan bahan bakar.
    

4. Pemantauan pengemudi: Pemantauan perilaku pengemudi bekerja untuk terus-menerus menilai, menganalisis perilaku, dan tindakan pengemudi saat mereka berada di belakang kemudi. Hal ini dilakukan dengan memanfaatkan kombinasi kamera, sensor, dan pelacakan kendaraan GPS. Sistem ini menggunakan basis perilaku pengemudi normal dan dapat memberikan peringatan waktu nyata saat penyimpangan dari perilaku ini terdeteksi. Baik itu kantuk, tanda-tanda kelelahan, atau mengemudi secara tidak konsentrasi, teknologi ini membantu pengemudi memperbaiki perilaku ini secara real-time, sehingga memiliki manfaat berikut:

   - Mengurangi pengemudi yang tidak konsentrasi: Dengan mendeteksi tanda-tanda pengemudi yang tidak konsentrasi, seperti sering melihat jauh dari jalan, perangkat lunak ini memperingatkan pengemudi untuk fokus, yang pada akhirnya mengurangi peluang kecelakaan yang disebabkan oleh pengemudi yang tidak konsentrasi.

   - Mengurangi kelelahan: Dengan mendeteksi tanda-tanda pengemudi kelelahan, seperti sering menguap, perangkat lunak ini memberi peringatan kepada pengemudi bahwa mungkin sudah waktunya bagi mereka untuk istirahat, yang pada akhirnya mengurangi peluang kecelakaan jalan yang disebabkan oleh pengemudi dalam keadaan lelah.

Tingkatkan efisiensi dalam bisnis, baik itu kecil atau besar, dengan perangkat lunak manajemen armada canggih dari Cartrack

Sistem manajemen armada Cartrack memberikan akses ke berbagai perangkat lunak yang memenuhi setiap kebutuhan armada dan membantu mengatasi rintangan yang mungkin dihadapi. Berikut adalah 9 cara Cartrack membantu meningkatkan bisnis kecil:

1. Kamera AI Live Vision:

   Buka akses ke peringatan real-time tentang perilaku mengemudi berbahaya atau yang terganggu dengan kamera AI Live Vision dari Cartrack. Perangkat lunak kami menggunakan kamera dalam kabin dan analisis kecerdasan buatan agar dapat memberikan peringatan perilaku pengemudi secara real-time. Ketika perilaku mengemudi berbahaya seperti kecepatan berlebihan, menguap, penggunaan ponsel, dan merokok terdeteksi, peringatan suara dari dalam kabin segera aktif memberi tahu pengemudi sehingga mereka dapat memperbaiki perilaku mereka secara real-time. Kalian juga dapat menerima peringatan real-time dan mengakses rekaman melalui feed livestream.
    

2. Pelacakan GPS:

   Lacak dengan akurat lokasi kendaraan armada secara real-time dengan pelacakan GPS langsung dari Cartrack. Sebagai bisnis kecil, kalian dapat menggunakan data yang dikumpulkan dari pelacakan GPS untuk memantau dan meningkatkan kinerja armada secara keseluruhan. Pelacakan GPS real-time juga memberikan akses untuk meningkatkan keamanan dan keselamatan.
    

3. Geofencing:

   Pantau di mana kendaraan atau peralatan Anda beroperasi dengan fitur geofencing dari Cartrack. Perangkat lunak ini memungkinkan kita untuk menetapkan batas virtual di sekitar area tertentu untuk memantau pergerakan pengemudi, kendaraan, dan peralatan. Setelah geofence telah diatur, kita dapat menerima peringatan segera saat kendaraan masuk atau keluar dari area tertentu, yang memberikan visibilitas real-time ke dalam aktivitas armada.
    

4. Pemantauan Kargo:

   Jaga keamanan kargo armada dengan solusi pemantauan kargo dari Cartrack. Bekerja sebagai bagian dari sistem SmartCabin yang didukung AI kami, kamera kargo kami membantu mendapatkan visibilitas yang tak tertandingi terhadap kargo yang diangkut kendaraan. Perangkat lunak ini membantu memantau kargo dengan mudah dari live-streaming 4 kamera dan rekamannya dapat diunduh langsung juga. Gunakan juga sensor pintu kargo Cartrack yang memberi peringatan real-time segera saat pintu kargo dibuka.
    

5. Perawatan Kendaraan:

   Jaga kendaraan armada kalian agar dapat berfungsi dengan optimal dengan perawatan kendaraan preventif dari Cartrack. Didukung oleh kecerdasan buatan dan analitika canggih, perangkat lunak perawatan preventif kami menganalisis kinerja kendaraan dan mendeteksi potensi masalah perawatan sebelum menjadi berbahaya dan mahal. Terima peringatan tentang masalah seperti rem yang rusak, level air dan minyak rendah, pengingat interval servis, dan lainnya sehingga dapat mengantisipasi dan menghindari kerusakan mahal, kecelakaan jalan, dan kerusakan lebih lanjut pada kendaraan dan membuat rencana perawatan yang efektif.
    

6. Pemantauan Bahan Bakar:

   Awasi setiap liter bahan bakar dengan sistem pemantauan bahan bakar Cartrack. Perangkat lunak pemantauan biaya bahan bakar kami bekerja untuk meninjau transaksi bahan bakar, mencocokkan tanda terima bahan bakar dengan telemetri lanjutan kendaraan, dan memberi visibilitas real-time ke dalam penggunaan bahan bakar. Dengan menggunakan sensor bahan bakar yang dipasang di tangki kendaraan, kalian dapat memantau dengan cermat berapa banyak bahan bakar yang dikonsumsi kendaraan. Sistem ini penting untuk mengurangi pemborosan bahan bakar, mengidentifikasi pencurian bahan bakar, dan meningkatkan efisiensi bahan bakar armada.
    

7. Optimasi Rute:

   Tentukan rute tercepat dan paling aman untuk pengemudi armada dengan optimasi rute dari Cartrack. Diakses melalui aplikasi Pengiriman kami, fitur ini memberi akses ke peringatan real-time tentang penyimpangan rute dan keterlambatan, yang membantu memastikan waktu putar balik pengiriman yang cepat dan meningkatkan layanan pelanggan. Kalian juga dapat dengan mudah melihat status pengemudi, sehingga kalian dengan cepat dapat menugaskan tugas kepada pengemudi terdekat yang tersedia.
    

8. MiFleet:

   Ketahui biaya operasional pasti dari armada dengan perangkat lunak MiFleet dari Cartrack. Baik memiliki satu atau seratus kendaraan, kalian perlu mengelola secara efektif keuangan armada. MiFleet adalah perangkat lunak manajemen biaya kendaraan yang membantu manajer armada melacak pengeluaran armada mereka, mulai dari pajak dan izin kendaraan hingga biaya keuangan dan bahan bakar. Dengan memberi wawasan mendalam ke dalam pengeluaran armada, kalian dapat membuka potensi penghematan bahan bakar dan biaya yang lebih besar seperti biaya administrasi.

Tertarik menggunakan sistem manajemen armada untuk bisnis kalian? Hubungi Cartrack dengan klik link berikut ini!