Cara Meningkatkan Komunikasi Dispatcher dan Pengemudi dengan Sistem Manajemen Armada

Cara Meningkatkan Komunikasi Dispatcher dan Pengemudi dengan Sistem Manajemen Armada

Komunikasi adalah salah satu metode kunci untuk menyampaikan kebutuhan, tindakan, dan pemikiran seseorang kepada orang lain dan memahami hal yang sama dari orang lain. Dalam manajemen armada, komunikasi sangat penting; memainkan peran penting dalam memastikan semua orang berada pada pemahaman yang sama dan membangun kepercayaan sesama anggota tim.

Dalam pengangkutan truk, terdapat komunikasi dua arah; pengatur lalu lintas (dispatcher) berkomunikasi secara efektif dengan pengemudi untuk memastikan mereka bekerja sesuai jadwal dan memahami tantangan yang mereka hadapi, dan pengemudi memberikan informasi balik tentang perkembangan tugas mereka atau hambatan yang dihadapi, sehingga menciptakan alur kerja yang lebih baik untuk tim.

Semuanya bergantung pada komunikasi yang jelas antara kedua belah pihak karena dengan komunikasi, manajer dapat bereaksi secara tepat waktu terhadap situasi apa pun yang dihadapi armada mereka, dan tanpa komunikasi, saluran komunikasi di dalam bisnis bisa terputus dan menghalangi manajer untuk menjalankan tanggung jawab mereka.

Apa hubungan antara dispatch lalu lintas dan pengemudi? 

Salah satu hubungan terpenting dalam pengangkutan truk adalah hubungan di antara pengatur lalu lintas (dispatcher) dan pengemudi, tetapi karena kurangnya komunikasi, tingginya perputaran pengemudi, dan masalah lainnya, hubungan dispatch dan pengemudi sering kali kurang baik.

Dispatcher bukan merupakan mantan pengemudi yang naik pangkat, kebanyakan dari mereka adalah rekrutan baru di perusahaan, tanpa riwayat pekerjaan pengaturan lalu lintas sebelumnya atau pengetahuan tentang tantangan dan rintangan yang dihadapi pengemudi.

Dulu, dispatcher lalu lintas berada di lapangan atau di jalan bersama pengemudi, namun saat ini, sebagian besar pengatur lalu lintas berada di kantor, mengawasi tim mereka hanya melalui panggilan atau alat manajemen.

Peran dan Tanggung Jawab Dispatcher Lalu Lintas

Tanpa pengatur lalu lintas, armada seringkali berjalan tanpa rencana atau arah. Dispatcher membawa organisasi dan arahan kepada pengemudi dan teknisi di lapangan dengan mengawasi pengiriman, penjemputan, tim layanan di lapangan, mengelola penggunaan aset, dan memastikan semuanya berjalan dengan lancar dan tepat waktu.

Semua tanggung jawab dispatcher dapat dibagi menjadi dua kategori: manajemen logistik dan manajemen orang.

Berikut penjelasannya:

Manajemen Logistik

Di sinilah dispatcher mengelola rantai pasokan, alur kerja, dan perkembangan tugas. Mengkoordinasikan orang, kendaraan, dan bahkan peralatan, dispatcher memimpin semua bagian ini untuk menyelesaikan tujuan mereka, baik itu menyelesaikan tugas, pengiriman, atau permintaan layanan.

Tanggung jawab dispatcher dalam manajemen logistik:

• Menjadwalkan pengiriman, penjemputan, dan janji lainnya seperti penjadwalan pemasangan unit pelacak kendaraan untuk teknisi dan klien.
   

• Memastikan armada mematuhi peraturan dalam hal jam mengemudi, perilaku mengemudi, jumlah istirahat yang diambil, dll.
   

• Manajemen insiden
   

• Mengawasi pesanan kerja, manajemen bahan bakar, dan kebutuhan pemeliharaan armada
   

• Merencanakan rute untuk efisiensi alur kerja

Manajemen Orang

Ini adalah sisi tanggung jawab mereka di mana komunikasi yang jelas dan singkat sangat dibutuhkan. Dispatcher mengawasi dan membantu pekerja seperti pengemudi dan teknisi untuk mencapai tujuan mereka.

Tanggung jawab dispatcher dalam manajemen orang:

• Onboarding pengemudi dan teknisi baru
   

• Membantu pekerja dengan tantangan yang mempengaruhi pekerjaan mereka
   

• Berkomunikasi dengan manajer ketika pekerja tidak mengikuti pedoman, membutuhkan pelatihan tambahan, atau menghadapi kesulitan.
   

• Menawarkan dukungan pelanggan, termasuk mengelola ekspektasi pelanggan dalam hal pengiriman

Tergantung pada bisnis dan industri tempat mereka beroperasi, tanggung jawab ini dapat berubah. Dengan semua orang yang harus dibimbing oleh dispatcher dalam bisnis, apakah kamu bisa melihat mengapa komunikasi sangat penting bagi peran mereka?

5 Tanda Bahwa Bisnis Kamu Perlu Meningkatkan Komunikasi dengan Dispatcher 

Ketika kedua belah pihak gagal untuk bertukar informasi secara efektif saat mereka membutuhkannya, hal ini seringkali mengarah pada penurunan produktivitas, tenggat waktu proyek yang terlewat, dan penjualan yang tidak terlaksana. 

Berikut adalah beberapa dampak dari komunikasi yang buruk dalam tim:

1. Komunikasi yang sering salah 
   Jika kamu mulai melihat tanda-tanda adanya celah komunikasi di antara dispatcher dan pengemudi, seperti informasi pengiriman yang tidak spesifik atau pengemudi yang gagal memberi tahu manajer mereka tentang perubahan rencana atau kejadian yang memengaruhi kemampuan mereka untuk menyelesaikan tugas, maka ada kemungkinan terdapat masalah komunikasi. Semua informasi penting harus dikomunikasikan sebelumnya untuk memastikan operasi berjalan lancar tanpa hambatan bagi kedua kelompok.
    
2. Kurangnya pembaruan secara real-time 
   Jika dispatcher kesulitan untuk mengawasi tugas atau aktivitas pengemudi mereka setiap hari, maka ini bisa menjadi tanda pasti adanya kurangnya komunikasi. Pembaruan real-time mengenai penilaian, status pengiriman, atau informasi lain harus dikomunikasikan untuk melacak kinerja, penggunaan kendaraan, atau mengelola ekspektasi pelanggan tentang jadwal pengiriman.
   Tanpa informasi ini, dispatcher tidak akan dapat menjelaskan keterlambatan jadwal atau berkomunikasi kepada pelanggan tentang keberadaan kargo yang dapat memengaruhi kepuasan pelanggan.
    
3. Penurunan keselamatan pengemudi 
   Mempertahankan keselamatan adalah prioritas utama yang ditegakkan, dipantau, dan dilaporkan secara teratur dengan bantuan metode manajemen insiden. Tanpa komunikasi atau mengikuti tindakan yang telah ditetapkan untuk insiden tertentu dalam armada, standar keselamatan dapat menurun dan prosedur keselamatan tidak akan diikuti sehingga dapat membahayakan pengemudi dan pengguna jalan lainnya, serta pekerja di tempat kerja.
    
4. Penurunan produktivitas 
   Kurangnya komunikasi menyebabkan ketidakefisienan dalam menyelesaikan tugas. Ketika aktivitas selama jam kerja tidak dicatat dan ditindaklanjuti, hal ini memberi ruang untuk pemborosan waktu, kesalahan manusia, atau penurunan kepuasan pelanggan.
    
5. Hubungan buruk antara dispatcher dan pengemudi 
   Seringkali, kurangnya komunikasi antara dispatcher dan pengemudi disebabkan oleh kurangnya kepercayaan atau kolaborasi di antara keduanya. Pengemudi cenderung enggan mengungkapkan tantangan atau kesulitan mereka kepada manajer yang tidak mereka kenal. Hal ini dapat menyebabkan hubungan yang renggang dan tegang. 

Tips untuk Meningkatkan Komunikasi

Untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara efektif, kedua belah pihak perlu mendengarkan satu sama lain serta berbicara.

Mendengarkan secara aktif sama pentingnya dengan berbicara dalam komunikasi karena dalam dialog tidak hanya sebatas memberikan jawaban, tetapi juga memahami sudut pandang dan perspektif yang berbeda.

Berikut tips komunikasi yang efektif di antara dispatcher dan pengemudi:

1. Komunikasi yang jelas dan singkat 
   Dorong pengemudi untuk mengkomunikasikan masalah apa pun yang mungkin mereka hadapi selama perjalanan atau tugas, dan dispatcher juga harus melakukan hal yang sama dengan sering berkomunikasi dengan tim mengenai pembaruan tugas yang memengaruhi pekerjaan mereka. Ini dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman dan penundaan, baik ke pengemudi maupun dispatcher.
    
2. Pengecekan rutin 
   Komunikasikan umpan balik, perkembangan baru, strategi, atau tantangan melalui pengecekan atau pertemuan rutin. Sesi pengecekan yang sering dapat membangun kepercayaan, meningkatkan kolaborasi, dan memperkuat kerja tim dalam armada.
    
3. Pembaruan real-time 
   Komunikasikan informasi penting seperti penugasan kerja, perubahan rute, dan lainnya segera setelah terjadi. Ini membantu pengemudi membuat keputusan yang tepat dan merencanakan waktu mereka dengan efektif.
    
4. Pelatihan dan dukungan 
   Tawarkan pelatihan untuk pengatur lalu lintas dan pengemudi guna meningkatkan keterampilan komunikasi mereka dan memperkuat hubungan di antara keduanya.
    
5. Manfaatkan teknologi 
   Mencoba berkomunikasi secara efektif dengan setiap pengemudi dalam armada bisa menjadi tugas yang sulit, terutama jika kamu memiliki armada besar. Di sinilah teknologi armada dan solusi Cartrack dapat dengan cepat memfasilitasi komunikasi. Solusi manajemen armada modern mendorong hubungan manajer-pengemudi yang sehat dan berkelanjutan.

Bagaimana perangkat lunak manajemen armada Cartrack dapat berdampak positif pada peran dispatcher? 

Solusi manajemen armada Cartrack adalah metode terpercaya yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi armada dengan mengelola berbagai aspek armada seperti kepatuhan, keselamatan, bahan bakar, biaya armada, dan tentu saja, komunikasi.

Berikut beberapa fitur Cartrack yang dapat mengurangi kesalahpahaman antara kedua pihak ini:

Terima pembaruan lokasi secara langsung dengan alat pelacak kendaraan (GPS)

Kurangnya komunikasi dapat mengurangi visibilitas armada dan menyebabkan penundaan. Melalui Pelacakan Kendaraan Real-Time, dispatcher menerima pembaruan lokasi langsung tentang di mana semua kendaraan berada, mendapatkan diagnostik kendaraan, dan segera mengetahui apakah kendaraan sesuai jadwal atau melakukan manajemen insiden jika pengemudi membutuhkan bantuan akibat kecelakaan atau kerusakan.

Mengurangi kebingungan dengan optimisasi rute

Perencanaan rute manual bisa sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Cartrack mempunyai fitur Perencanaan Rute untuk merencanakan rute paling efisien yang mengurangi konsumsi bahan bakar dan waktu perjalanan. Ada juga peringatan keluar dari rute yang dikirim ke manajer apabila terdapat pengemudi yang mengambil rute berbeda dari yang telah ditentukan.

Meningkatkan keselamatan pengemudi dengan peringatan, laporan, dan pembaruan otomatis

Dispatcher dan manajer dapat memprioritaskan keselamatan pengemudi mereka dan memastikan kepatuhan melalui Lembar Skor Pengemudi. Selain itu, terdapat juga peringatan instan dan pembaruan otomatis untuk perilaku pengemudi seperti pengereman mendadak, menikung tajam, atau ngebut, yang juga dicantumkan pada Lembar Skor Pengemudi sehingga membantu mengkomunikasikan kebutuhan pelatihan atau peningkatan keterampilan.

Meningkatkan komunikasi dua arah

Sebagian besar perangkat lunak manajemen armada menawarkan komunikasi real-time melalui fitur pesan instan. Cartrack menawarkan solusi kamera pintar dengan komunikasi audio dua arah dalam kabin dan fitur Delivery. Fitur Delivery adalah fitur manajemen tugas pintar yang memungkinkan dispatcher untuk memperbarui tugas pengemudi secara real-time dan sebaliknya.

Dengan kedua fitur ini, dispatcher dapat menggunakan Delivery untuk memperbarui rute dan memberikan instruksi, serta menggunakan Kamera Pintar untuk memberi tahu pengemudi tentang perilaku berisiko saat mengemudi sehingga mereka dapat segera memperbaikinya.

Studi kasus: Bagaimana Diag menggunakan Fitur Delivery untuk mencapai komunikasi yang efisien dalam tim 

Diag adalah laboratorium medis Vietnam yang membutuhkan bantuan dalam melacak kendaraan mereka dan memberikan pengiriman cepat untuk paket tes darah manusia, sampel, dan kit kesehatan kepada pelanggan.

Karena bahan yang diangkut sangat sensitif terhadap waktu, Diag menggunakan Cartrack Delivery untuk pengaturan lalu lintas yang cerdas dan penyederhanaan alokasi tugas guna memastikan pengiriman yang cepat saat bahan masih dalam kondisi prima.

Dengan menggunakan fitur terbaik dari Cartrack, dispatcher dapat menjaga komunikasi yang efektif dan efisien dengan pengemudi, memastikan operasi armada yang lancar dan aman.
 

Hubungi Cartrack dengan klik link berikut untuk informasi harga dan pemasangan!