Maksimalkan Pengiriman Bisnis dengan Delivery Management System

Misalnya Anda memiliki bisnis katering yang sedang kebanjiran order sehingga Anda harus mengantarkan puluhan pesanan ke berbagai lokasi setiap hari. Namun, mengkoordinasi kurir dan mengatur delivery ternyata tidak semudah yang Anda kira. 

Anda mulai sering dapat komplain karena pesanan terlambat akibat kurir yang selalu menentukan rute pengiriman sendiri yang seringkali tidak efektif. Mengetahui hal ini, Anda ingin meningkatkan efisiensi tetapi sayangnya Anda tidak punya banyak data untuk evaluasi. 

Semua kendala ini bisa teratasi jika Anda menggunakan Delivery Management System yang memungkinkan Anda mengatur semua pengiriman dalam satu dasbor. Lantas, apa itu sistem delivery management dan bagaimana cara kerjanya? Mari cari tahu lebih lanjut! 

Apa Itu Delivery Management System

Delivery Management System (DMS) adalah sebuah sistem yang memungkinkan perusahaan atau pemilik bisnis untuk mengelola dan mengatur pengiriman (delivery) barang. Sistem ini biasanya berbentuk platform digital yang mana terdapat dasbor sebagai “ruang kendali” Anda. 

Melalui dasbor tersebut, Anda bisa melakukan pengaturan dan penjadwalan pengiriman, melacak lokasi pengemudi, hingga mengoptimasi rute pengiriman agar lebih efisien. Anda juga bisa mengakses bukti pengiriman yang dicantumkan oleh pengemudi saat pengiriman selesai. 

Perusahaan pengiriman/logistik seperti JNE, J&T, dan sejenisnya umumnya menggunakan DMS dalam mengelola operasional mereka. Namun, penggunaan DMS juga cocok untuk online shop, usaha makanan made by order, atau bisnis lainnya yang melayani pengiriman instan.

Manfaat Delivery Management System

Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan jika Anda menggunakan sistem delivery management, seperti: 

1. Mempermudah Pengelolaan Pengiriman

Fungsi utama dari sistem delivery management adalah untuk mempermudah Anda dalam mengatur dan menjadwalkan pengiriman. Anda juga bisa melacak dan mengetahui ketika pesanan sudah terkirim dan sehingga pengiriman barang dianggap selesai. 

2. Mengoptimalkan Rute

Sistem delivery management juga akan sangat membantu Anda dalam optimasi rute sehingga setiap pengiriman menjadi lebih efisien. Anda tidak perlu lagi secara mandiri menjadwalkan pengiriman untuk masing-masing pengemudi serta memikirkan rute terbaik untuk efisiensi waktu dan bahan bakar.  

3. Melakukan Pelacakan Real-time

Anda juga dapat mengetahui posisi masing-masing kurir secara real-time sehingga dapat mengetahui bahwa mereka sedang melakukan pengiriman. Hal ini juga sangat penting untuk meningkatkan kedisiplinan kurir dalam mengantar pesanan tepat waktu. 

4. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Pengelolaan otomatis dan optimasi rute akan meningkatkan efisiensi waktu dan juga anggaran terkait dengan pengiriman barang. Selain itu, pelacakan real-time juga akan meminimalisasi penyalahgunaan kendaraan oleh pengemudi. 

5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan pengiriman yang cepat, pelanggan juga akan lebih puas dengan pelayanan yang diberikan. Hal ini tentunya juga akan berpengaruh pada keberlangsungan bisnis jangka panjang di mana kepuasan pelanggan adalah prioritas utama. 

Baca Juga: Bagaimana Cara Membangun Bisnis Delivery yang Sukses

Fitur dan Cara Kerja Delivery Management System 

Setelah mengetahui apa itu sistem delivery management serta manfaat menggunakannya, sekarang kita masuk pada pembahasan cara kerjanya. Secara umum, cara kerja sistem delivery management akan sangat berhubungan dengan fitur-fitur utama yang tersedia. 

1. Input Data Pengiriman 

Pertama-tama, Anda sebagai pemilik bisnis atau petugas administrasi bisa memasukkan info mengenai alamat dan detail delivery ke sistem. Pada beberapa platform, Anda juga mungkin bisa menentukan titik lokasi (pin point) di peta sehingga pengiriman bisa lebih akurat. 

2. Penugasan Kurir

Anda dapat mendelegasikan delivery tertentu untuk kurir tertentu yang tersedia atau sedang aktif. Sementara untuk pengiriman skala besar, Anda juga bisa memanfaatkan fitur delegasi otomatis sehingga sistem bisa membagi tugas ke para kurir secara adil. 

3. Rute Terbaik Otomatis

Tidak hanya mendelegasikan pengiriman secara otomatis, sistem delivery management juga bisa memilihkan rute yang paling efisien untuk masing-masing kurir. Dengan demikian, pengemudi tidak perlu menentukan sendiri rute mereka dan bisa bekerja dengan lebih cepat. 

4. Pelacakan Kurir

Sebagai pemilih bisnis, Anda juga bisa memantau secara langsung pergerakan kurir Anda dalam menjalankan tugasnya. Dengan fitur ini, Anda bisa mengetahui apakah kurir benar-benar bekerja sesuai rute atau justru melakukan persinggahan yang tidak perlu. 

5. Proof of Delivery (POD)

Selanjutnya, ketika pengiriman tiba di tujuan, pengemudi juga bisa secara langsung mengunggah bukti pengiriman (Proof of Delivery). Bukti ini bisa dalam bentuk foto barang saat diterima maupun tanda tangan digital penerima yang bisa Anda lihat pada dasbor. 

6. Laporan & Analisis

Data-data dan laporan terkait delivery dan juga performa kurir bisa Anda jadikan bahan evaluasi dan juga analisa kinerja kurir. Dengan demikian, sistem delivery management akan sangat bermanfaat untuk Anda yang ingin operasional lebih terstruktur dan terukur. 

Perbedaan Pengelolaan Pengiriman Manual vs Digital

Lalu apa bedanya mengelola pengiriman secara manual dan menggunakan sistem delivery management? Lebih mudahnya, Anda dapat melihatnya dalam tabel perbedaan berikut ini. 

Optimalkan Pengiriman Anda dengan Cartrack Delivery

Berdasarkan perbandingan di atas, Anda bisa melihat bahwa pengelolaan pengiriman secara digital dengan sistem delivery management lebih unggul daripada cara manual. Hanya saja, tidak semua sistem delivery management memiliki fitur-fitur fungsional yang memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda. 

Oleh karena itu, Anda butuh solusi Delivery Management System yang lengkap dan juga mudah untuk digunakan, seperti Cartrack Delivery. Solusi pengelolaan pengiriman (delivery) dari Cartrack ini memungkinkan Anda untuk: 

1. Mengefisienkan Pengiriman: Dengan Cartrack Delivery, Anda dapat mengelola delivery secara efisien. Mulai dari mengimpor daftar pengiriman, menjadwalkan otomatis, hingga mendelegasikan kurir secara instan. 

2. Menggunakan Aplikasi dengan Mudah: Selain dasbor yang lengkap untuk Anda, Cartrack juga mengembangkan aplikasi yang mudah digunakan untuk kurir. Dengan tampilan yang user-friendly, kurir tidak perlu pelatihan ekstra untuk menggunakannya. 

3. Mengoptimalkan Rute: Jangan sampai pesanan terlambat karena kurir menentukan rute sendiri. Dengan fitur optimasi rute, Anda bisa mendapatkan rute paling efisien untuk setiap kurir sehingga hemat waktu pengiriman dan juga bahan bakar. 

4. Mengirimkan Notifikasi untuk Pelanggan: Cartrack Delivery juga menyediakan notifikasi yang dikirim melalui e-mail ketika pesanan dikirim disertai dengan tautan untuk melacak secara langsung. Sistem juga akan mengirim email setelah pesanan diterima. 

5. Menerima Proof of Delivery (POD) Elektronik: Dapatkan bukti pengiriman digital yang secara langsung diunggah oleh kurir ketika pengiriman selesai. Bukti digital ini dapat berupa tanda tangan elektronik maupun foto bukti paket diterima. 

6. Mendapatkan Laporan Lengkap: Sebagai bahan pembukuan dan evaluasi, Anda juga bisa mengunduh laporan berupa Job Report dan juga Driver Report. Masing-masing berisi data lengkap mengenai pengiriman dan juga pengemudi/kurir yang bertugas. 

Baca Juga: 5 Cara untuk Meningkatkan Pengiriman Tepat Waktu dan OTIF

FAQ mengenai Delivery Management System 

1. Apa itu Resource Management System? 

Resource management system merupakan sistem pengelola sumber daya yang dalam konteks DMS mencakup kurir dan juga kendaraan. Sistem ini fungsinya untuk mengalokasikan tugas secara efisien dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Misalnya, untuk pengiriman 8 paket di daerah A, sistem akan menugaskan kurir B yang berada di domisili tersebut menggunakan kendaran C. 

2. Apa contoh perusahaan yang menyediakan Delivery Management System?

Cartrack adalah salah satu perusahaan yang menyediakan sistem Delivery Management yang disebut sebagai Cartrack Delivery. 

3. Apa manfaat penggunaan DMS untuk bisnis yang memiliki layanan pengiriman?

Mempermudah pengelolaan pengiriman, mengoptimalkan rute, melakukan pelacakan real-time, meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Pada era digitalisasi ini, pengelolaan pengiriman secara manual sudah tidak bisa lagi diandalkan karena rentan human-error. Dengan sistem delivery management seperti Cartrack, Anda bisa mengelola semua proses pengiriman secara cepat, akurat, dan efisien. 

Mulai dari pelacakan real-time, optimasi rute, hingga mengunduh laporan otomatis bisa Anda lakukan dalam satu platform. Tingkatkan efisiensi pengiriman Anda sekarang! Lengkapi data Anda pada formulir berikut untuk mendapatkan penawaran spesial dari Cartrack.