6 Langkah Manajemen Pemeliharaan Preventif Kendaraan yang Efektif

Pemeliharaan preventif merupakan jenis pemeliharaan yang dilakukan secara rutin untuk mengantisipasi kerusakan kendaraan dan kerugian akibat downtime tak terduga. Implementasi dan manajemen pemeliharaan preventif yang baik dapat membantu perusahaan mengontrol biaya, mempertahankan keandalan operasi armada, serta menjaga nilai dan ketahanan aset dalam jangka panjang. Apa saja langkah yang perlu dilakukan agar pemeliharaan preventif kendaraan efektif? Simak enam poin berikut ini.

1. Gunakan sistem manajemen armada

Manajemen pemeliharaan preventif yang efektif perlu ditunjang oleh teknologi yang juga efektif. Sistem manajemen armada berbasis pelacakan GPS, seperti Cartrack, memiliki fungsi tak hanya memantau kendaraan, tetapi juga mengelola armada secara komprehensif. Beberapa kelebihan yang bisa Anda dapatkan terkait pemeliharaan, yaitu mengatur jadwal pemeliharaan berdasarkan tanggal, jam operasi mesin, ataupun jarak tempuh masing-masing kendaraan; menerima notifikasi otomatis; dan memungkinkan pelaporan inspeksi kendaraan oleh pengemudi (DVIR) secara elektronik.

2. Inventarisasi kendaraan Anda

Menggunakan platform manajemen armada, Anda dapat menginventarisasi setiap kendaraan dan membuat grup-grup kendaraan berdasarkan wilayah, jenis, atau kategori lainnya yang memudahkan Anda mengelola armada. Beberapa informasi yang bisa Anda masukkan untuk membantu mengelola pemeliharaan, di antaranya merek, model, tahun pembuatan, ukuran ban, nomor rangka, nomor mesin, nomor pelat, odometer, dan pengemudi tetap. Inventarisasi aset yang baik dapat menghemat waktu Anda dan menghindari kelalaian dalam manajemen pemeliharaan.

3. Rencanakan jadwal pemeliharaan setiap kendaraan

Jangan menunggu kendaraan bermasalah untuk membawanya ke bengkel. Waktu henti (downtime) yang tidak terjadwal akibat kendaraan bermasalah saat dalam perjalanan dapat merugikan Anda. Karena itulah Anda perlu menjadwalkan pemeliharaan setiap kendaraan secara reguler. Interval kalender, jarak tempuh, dan jam operasi mesin sering kali digunakan sebagai tolok ukur untuk membantu Anda menjadwalkan perawatan kendaraan. Misalnya, ganti oli setiap 6 bulan, rotasi ban setiap 10.000 km, dan ganti filter bahan bakar setiap 500 jam operasi mesin. Tak perlu repot mencatat secara manual, sistem manajemen armada dapat melacak kilometer dan jam operasi mesin setiap kendaraan Anda secara otomatis.

4. Inspeksi kendaraan oleh pengemudi

Inspeksi merupakan kunci untuk menemukan bagian yang butuh perhatian lebih sebelum terjadi kerusakan yang mengeluarkan biaya lebih mahal. Anda dapat melatih pengemudi untuk melakukan inspeksi sebelum perjalanan, yang mencakup beberapa area krusial, misalnya rem, ban, cairan (bahan bakar, cairan pendingin radiator, oli, kebocoran cairan, dll), serta kelistrikan (lampu rem, lampu sen, lampu peringatan, klakson, dll). Untuk efisiensi proses dan integrasi yang mulus antardepartemen, Laporan Inspeksi Kendaraan Pengemudi (DVIR) dilakukan secara elektronik. Seperti yang tersedia dalam Communicator, aplikasi penugasan pengemudi dari Cartrack, fitur DVIR memungkinkan pengemudi mengirim laporan inspeksi secara elektronik disertai bukti foto, catatan odometer, dan lokasi; juga melihat progres dari setiap laporan.

5. Dokumentasikan pemeliharaan preventif kendaraan secara digital

Dokumentasi kertas berisiko hilang dan rusak, karena itu mulailah mendokumentasikan setiap pemeliharaan kendaraan secara elektronik. Platform manajemen armada Cartrack menyediakan MiFleet, fitur untuk mengelola biaya dan administrasi armada secara elektronik. Anda cukup memasukkan detail setiap pemeliharaan yang dilakukan dan mengunggah dokumen, seperti catatan dan kuitansi servis, sehingga Anda tak perlu menghabiskan waktu untuk mengecek riwayat pemeliharaan masing-masing kendaraan Anda. Selain itu, Anda juga bisa mengunduh secara otomatis Laporan Pemeliharaan kendaraan di periode yang Anda pilih dan mengetahui biaya pemeliharaan per periode tertentu ataupun per kendaraan.

6. Manfaatkan data untuk meningkatkan efektivitas pemeliharaan

Sistem manajemen armada berbasis pelacakan GPS memberikan Anda sekumpulan besar data (Big Data) yang diolah agar mudah dimengerti dan memberikan wawasan untuk tindak lanjut. Beberapa informasi pelacakan GPS kendaraan dapat Anda gunakan untuk meningkatkan efektivitas pemeliharaan preventif, antara lain perilaku mengemudi, suhu mesin atau kargo pendingin (tambahan sensor suhu), dan diagnostik mesin dari CAN Bus (tambahan sensor CAN Bus). Kendaraan dengan kejadian mengemudi berisiko paling sering akan memerlukan perhatian lebih. Begitu pula jika suhu mesin atau kargo pendingin kendaraan secara konstan melampaui ambang batas yang ditetapkan.

Dengan secara teratur dan proaktif memelihara kendaraan, Anda menjaga produktivitas operasi armada, meminimalkan risiko kecelakaan di jalan, dan memperpanjang masa pakai kendaraan Anda. Gunakan sistem manajemen armada Cartrack dengan beragam fitur tambahan untuk membantu Anda mengelola pemeliharaan preventif armada kendaraan Anda secara efektif. Kirim pesan kepada kami di sini dan dapatkan demo gratis Cartrack secara daring.