Apa Itu Fleet Management Software dan Fungsinya?

Jika perusahaan Anda memiliki armada kendaraan untuk operasionalnya, maka Anda wajib untuk mengelola sumber daya tersebut sekaligus dengan staf yang mengoperasikannya. Solusi terbaik untuk mempermudah Anda adalah dengan menggunakan fleet management software. 

Didukung telematika armada, software Fleet Management System dapat menampilkan informasi pergerakan kendaraan, perilaku mengemudi, dan aktivitas kendaraan. Dengan perangkat GPS Tracker yang dipasang di kendaraan, semua informasi ini dapat Anda akses pada satu dasbor. 

Fleet Management System sama dengan GPS Tracker?

GPS tracker atau pelacak GPS adalah alat yang dipasang pada kendaraan untuk memungkinkan kita melacak posisi kendaraan tersebut. Sementara software Fleet Management System (FMS) adalah perangkat lunak untuk mengelola armada secara menyeluruh. 

Melalui platform ini, Anda bisa membaca data GPS tracker sekaligus membaca data lainnya dari berbagai sensor, termasuk sensor bahan bakar. Perangkat lunak ini dapat diintegrasikan dengan berbagai fitur atau sistem lain, seperti ERP dan SAP.  

Jadi, software fleet management lebih dari sekadar GPS tracker untuk melacak kendaraan melainkan perangkat lunak untuk pemantauan armada menyeluruh. GPS tracker hanya salah satu dari berbagai solusi pemantauan yang tersedia pada Fleet Management System. 

Tantangan Mengelola Armada tanpa Fleet Management Software

Bisakah kita melakukan manajemen armada tanpa menggunakan software khusus? Jawabannya adalah bisa, tetapi Anda akan menghadapi berbagai tantangan berikut ini: 

1. Pemantauan tidak menyeluruh

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan GPS tracker biasa, maka Anda mungkin hanya bisa melacak lokasi kendaraan. Anda membutuhkan platform terpisah untuk bisa memantau bahan bakar, melihat perilaku berkendara berisiko, hingga pengelolaan administrasi lainnya. 

2. Risiko keamanan 

Armada perusahaan atau bisnis selalu terpapar pada risiko pencurian dan penyalahgunaan yang mana sangat merugikan perusahaan. Tanpa pemantauan yang menyeluruh, Anda akan kesulitan untuk bertindak cepat jika saja ada percobaan pencurian terjadi. 

3. Pengelolaan armada tidak efisien

Pengelolaan armada mencakup semua aspek, mulai dari perawatan, penggunaan bahan bakar, penjadwalan, hingga pemantauan operasional. Tanpa satu software yang memudahkan pengelolaan secara keseluruhan, pengelolaan akan menjadi tidak efisien. 

4. Pembengkakan biaya operasional

Penggunaan bahan bakar adalah pengeluaran operasional terbesar yang bahkan bisa mencapai 30% dari total pengeluaran. Kecurangan, perilaku berkendara, serta pemilihan rute yang tidak efisien akan menjadi faktor yang berkontribusi terhadap pembengkakan biaya. 

5. Kurang lengkapnya data untuk evaluasi bisnis

Ketika Anda berencana untuk meningkatkan efisiensi dengan melakukan evaluasi, Anda mungkin akan kesulitan karena tidak memiliki data sebagai bahan analisis. Kebijakan yang dibuat tanpa analisis data yang lengkap belum tentu akan efektif untuk meningkatkan efisiensi. 

Baca Juga: Fleet Management System: Pengertian dan Manfaatnya Untuk Bisnis

Manfaat Penggunaan Fleet Management Software

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan fleet management software, maka Anda akan mendapatkan manfaat sebagai berikut: 

1. Menginventarisasi kendaraan dan pengemudi

Anda dapat mengelola berbagai jenis kendaraan dalam satu platform, dari motor, mobil penumpang, truk, bus, alat berat, hingga kapal. Setiap kendaraan diinventarisasi dengan detail sesuai STNK. 

Selain kendaraan, Anda juga dapat memasukkan detail pengemudi sesuai SIM dan tag identifikasi pengemudi (jika ada). Untuk memudahkan pengelolaan, Anda dapat membuat pengelompokan kendaraan dan pengemudi yang bisa dipilih untuk ditampilkan secara khusus. 

2. Melacak lokasi dan aktivitas kendaraan

Terintegrasi dengan GPS tracker, Anda dapat melacak lokasi dan aktivitas kendaraan melalui platform Fleet Management System. Anda bisa melihat lokasi, kecepatan, jarak tempuh, riwayat dan durasi trip, waktu starter menyala/mati, serta aktivitas berbasis area (geofence). 

Anda bisa mengatur notifikasi untuk aktivitas tertentu yang penting bagi operasi armada Anda, misalnya saat kendaraan memasuki dan meninggalkan area proyek. Hal ini juga berlaku jika ada daerah yang sebaiknya dihindari armada demi alasan keamanan. 

3. Memonitor perilaku dan jam kerja pengemudi

Anda juga dapat memantau perilaku berkendara berdasarkan aktivitas kendaraan. Misalnya mengemudi agresif (mengebut, mengerem mendadak, akselerasi kasar, serta menikung tajam) dan idling (menyala tanpa bergerak). 

Software manajemen armada yang dilengkapi teknologi AI bahkan bisa memberikan penilaian perilaku pengemudi secara otomatis dengan Laporan Kartu Skor Pengemudi. Dengan demikian Anda bisa memberikan pelatihan berkendara yang lebih baik untuk keselamatan dan efisiensi. 

4. Mengelola jadwal servis dan administratif

Jika Anda memiliki armada dalam jumlah besar, mengelola jadwal servis dan administrasi merupakan tantangan tersendiri. Dengan software ini, Anda bisa membuat jadwal servis, perawatan, dan perpanjangan STNK berdasarkan jarak tempuh dan jangka waktu tertentu. 

Anda hanya perlu mengatur pengingat pada jarak tempuh, jangka waktu, atau durasi operasional tertentu sebelumnya. Data-data ini sudah terdeteksi secara otomatis pada sistem sehingga Anda tidak perlu memasukkan data secara manual. 

5. Membuat laporan lebih cepat

Kehadiran software manajemen armada meringankan pekerjaan administrasi Anda, misalnya dalam hal pembuatan laporan. Semua data terekam secara mendetail, lalu diolah dan disajikan dalam bentuk statistik dan laporan yang dibuat secara otomatis. 

Pada Fleet Management System dari Cartrack, statistik yang menampilkan kinerja armada secara general dapat ditemukan di menu Dasbor. Untuk laporan otomatis, Cartrack memiliki lebih dari 60 jenis laporan, yang dapat langsung diunduh atau dikirim ke email secara reguler. 

6. Menemukan inefisiensi dalam operasi

Platform Fleet Management System menyajikan data dalam format yang mudah dimengerti sehingga Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi inefisiensi. Misalnya melalui total durasi idle seluruh kendaraan dalam sebulan, Anda bisa memperkirakan jumlah pemborosan BBM. 

Anda juga bisa melihat perilaku berkendara agresif yang akan berpengaruh pada biaya servis, penggantian ban, hingga usia pakai kendaraan. Operasional Anda akan lebih efisien jika pengemudi Anda bisa mengurangi kebiasaan mengemudi berisiko dan idling. 

Fitur Utama Fleet Management Software

Lalu bagaimana bisa software Fleet Management System memberikan manfaat-manfaat di atas? Berikut adalah fitur-fitur utama yang harus ada pada platform FMS yang bisa diandalkan. 

1. Pelacakan GPS secara real-time (Real-time tracking)

Pelacakan secara real-time memungkinkan Anda untuk mengetahui posisi pasti semua kendaraan. Dengan ini Anda bisa memperkirakan durasi perjalanan atau kapan armada sampai di lokasi tertentu sehingga estimasi pengiriman lebih akurat. 

2. Riwayat perjalanan (Trip replay)

Fitur ini wajib agar Anda bisa mengetahui ke mana saja armada Anda bergerak dalam periode waktu tertentu. Anda juga bisa mengetahui apakah kendaraan pernah keluar dari rute yang telah ditentukan karena data ini berguna untuk meningkatkan efisiensi. 

3. Batas virtual (Geofencing)

Dengan fitur ini Anda bisa membuat batas wilayah kerja atau area tertentu yang dilarang dimasuki oleh kendaraan. Anda juga bisa mengatur notifikasi jika armada masuk/keluar dari lokasi tersebut sebagai indikasi awal pencurian atau penyalahgunaan. 

4. Perilaku berkendara (Driver behavior)

Anda akan bisa mengetahui perilaku mengemudi agresif seperti mengebut, mengerem mendadak, atau menikung tajam. Fitur ini akan sangat berguna untuk mencegah kecelakaan, meningkatkan keselamatan di jalan raya, dan juga efisiensi. 

5. Notifikasi keamanan (Alert)

Fitur ini bisa Anda manfaatkan untuk mengetahui jika kendaraan keluar area kerja, aktif di luar jam kerja, idling, atau mengemudi agresif. Dengan demikian Anda bisa segera mengetahui jika ada risiko keamanan atau keselamatan sehingga bisa melakukan antisipasi. 

Baca Juga: Manajemen Armada: Cara Sukses Mengatur Armada Besar Perusahaan!

Pertimbangan Memilih Fleet Management Software Terbaik

Ada beberapa hal yang sebaiknya Anda pertimbangkan ketika memilih software Fleet Management System, yaitu: 

1. Sesuaikan dengan kebutuhan

Hal pertama yang harus Anda perhatikan apakah software tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan/bisnis Anda. Terutama jika Anda menginginkan fitur tertentu seperti pelacakan bahan bakar, kamera armada, optimasi rute, dan sebagainya. 

2. Skalabilitas 

Selanjutnya, Anda juga perlu mempertimbangkan skalabilitas karena kebutuhan Anda mungkin meningkat seiring dengan berkembangnya bisnis. Memastikan software yang Anda pilih mendukung skalabilitas bisnis akan mempermudah rencana jangka panjang Anda. 

3. Ramah pengguna 

Platform manajemen armada harusnya dapat menyederhanakan kerumitan dalam pengelolaan armada. Oleh karena itu, pilihlah software yang enak dilihat dan mudah untuk digunakan dan disertai pelatihan untuk menggunakan fitur-fiturnya secara maksimal. 

4. Integrasi dengan software/sistem lain

Integrasi dengan ERP memungkinkan informasi operasional armada Anda langsung terhubung dengan data dari sistem keuangan dan logistik perusahaan. Sehingga manajer dapat memantau performa sekaligus menyinkronkan dengan perencanaan anggaran dan operasional. 

5. Keamanan data

Pencurian dan penyalahgunaan data tidak jarang terjadi pada kasus penggunaan perangkat lunak tertentu. Anda harus memastikan bahwa penyedia layanan sudah menjamin perlindungan data pelanggan sehingga Anda bisa menggunakan software tanpa perasaan waswas. 

6. Layanan pelanggan 24/7

Dalam operasional Anda akan sangat membutuhkan layanan pelanggan yang bisa membantu kapan pun. Pertimbangkan penyedia layanan yang bisa menawarkan dukungan pelanggan 24/7 karena akan mempermudah Anda ketika ada kendala. 

7. Garansi perangkat

Pastikan penyedia layanan memberikan garansi perangkat untuk pelacak GPS maupun perangkat lainnya yang digunakan dalam sistem. Hal ini untuk memastikan Anda mendapatkan perbaikan atau penggantian gratis jika perangkat mengalami kendala atau kerusakan. 

Fleet Management Software dari Cartrack

Cartrack menawarkan Fleet Management System software yang memungkinkan Anda memantau kendaraan secara menyeluruh. Mulai dari pelacakan GPS, kamera armada, pemantauan bahan bakar, dan lain-lain. 

FMS dari Cartrack dapat digunakan pada berbagai jenis kendaraan, mulai dari sepeda motor, mobil penumpang, bus, truk, hingga alat berat. Cartrack juga menawarkan berbagai fitur tambahan untuk mengoptimalkan pemantauan armada kendaraan Anda seperti: 

• Fuel Monitoring: Pemantauan bahan bakar menggunakan tiga jenis sensor yang disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis kendaraan. 

• AI dan Non-AI Vision: Dashcam dan kamera armada untuk pemantauan pengemudi dan kendaraan Anda secara visual, baik dengan AI maupun konvensional. 

• Mi-Fleet: Software administrasi dan pembukuan keuangan kendaraan untuk mengelola biaya operasional armada secara efisien.

• Maintenance: Solusi mudah servis dan perawatan (maintenance management) armada dengan penjadwalan sesuai jarak tempuh atau jangka waktu tertentu. 

• Start Prevent: Immobilizer yang berfungsi untuk menonaktifkan starter kendaraan ketika ada indikasi pencurian. 

• Panic button: Tombol darurat yang akan memberi notifikasi pada control room ketika ada kecelakaan, perampokan, atau situasi darurat lainnya. 

• CarPool: Fitur yang memungkinkan Anda untuk melakukan penjadwalan dan pemesanan penggunaan armada dengan mudah. 

• Delivery: Delivery Management System dari Cartrack untuk pengelolaan pengiriman dengan lebih mudah, optimasi rute, dan Proof of Delivery. 

• Driver Identification: Tag atau password identifikasi pengemudi untuk masing-masing kendaraan guna menghindari penyalahgunaan. 

Keunggulan Cartrack Dibandingkan dengan Software Lain

Berikut adalah alasan mengapa Anda sebaiknya memilih Cartrack sebagai solusi komprehensif pemantauan armada Anda. 

Harga dan Cara Berlangganan Fleet Management Software Cartrack

Dapatkan software Fleet Management System dari Cartrack dengan sewa berlangganan mulai dari Rp140.000/unit/bulan. Biaya ini akan bergantung pada jenis paket dan juga fitur tambahan yang ingin digunakan. Fitur-fitur dasar yang akan Anda dapatkan antara lain: 

• Pelacakan mobil real-time

• Riwayat perjalanan lengkap

• Perilaku berkendara berisiko (akselerasi kasar, menikung tajam, dan rem mendadak) 

• Geofencing (batas virtual)

• Notifikasi keamanan

• Data idling (menyala tetapi tidak bergerak)

• Laporan penggunaan otomatis

• Dashboard web dan aplikasi

• Layanan pelanggan 24/7

Anda tidak perlu mengeluarkan biaya lagi untuk pembelian produk dan biaya pemasangan karena sudah termasuk di dalamnya. Selain itu, Anda juga akan mendapatkan garansi alat seumur hidup sehingga bisa mendapatkan penggantinya jika sewaktu-waktu ada kerusakan.

Lindungi armada kendaraan bisnis Anda dengan fleet management software menyeluruh dari Cartrack. Lengkapi formulir berikut agar staf kami dapat menghubungi Anda dan memberikan penawaran spesial untuk bisnis dan perusahaan Anda. 

Baca Juga: Manajemen Armada Terbaik: Cara Memaksimalkan Pendapatan

Pertanyaan Seputar Fleet Management Software

1. Apakah fleet management software bisa terintegrasi dengan sistem ERP atau SAP?

Software Fleet Management System umumnya dirancang untuk dapat terintegrasi dengan Enterprise Resource Planning (ERP) dan System Application and Product in data processing (SAP). 

2. Apakah fleet management software bisa membantu penjadwalan maintenance?

Ya, fleet management software seperti Cartrack memiliki fitur Maintenance yang dapat digunakan untuk menjadwalkan maintenance dan service secara otomatis. Anda bisa mengatur jadwal berdasarkan jarak tempuh atau periode waktu tertentu.