Pasti Kamu Butuh, Ini Daftar Pedoman Kesesuaian Armada Terbaik!

Mengelola sebuah armada melibatkan tanggung jawab yang besar, termasuk dalam memastikan kendaraan dan pengemudi memenuhi standar pedoman kesesuaian armada. Selain menciptakan lingkungan kerja yang aman bagi para pengemudi dan kendaraan, sebuah pedoman juga bisa membantu bisnis untuk menghindari dampak negatif terhadap produktivitas dan anggaran yang disebabkan denda-denda, dan kecelakaan yang tidak perlu.

Dasar Pedoman Kesesuaian Armada penting untuk dipahami guna mencapai manajemen armada yang aman dan efektif. Dasar pedoman yang terperinci dapat memastikan bisnis dan manajer armada memenuhi semua aspek yang diperlukan. Nah di artikel ini, kami telah menyusun dasar pedoman manajemen armada yang secara komprehensif menguraikan semua yang kamu butuhkan untuk bisnis dan armadamu.

Mengapa penting untuk mematuhi pedoman kesesuaian armada? 

Patuh pada pedoman manajemen armada sejalan dengan berjalannya manajemen risiko armada. Keduanya penting untuk mengidentifikasi masalah yang dapat membuat armada menjadi tidak aman, lalu mencari cara untuk menghindari masalah-masalah ini dan melakukan perbaikan yang diperlukan.

Manajer armada wajib tahu! Ini dia daftar pedoman kesesuaian armada yang kamu butuhkan! 

1. Mengutamakan Kepatuhan Pajak 

Perusahaan harus mengikuti hukum pajak setempat untuk menghindari denda dan memenuhi standar kepatuhan hukum. Berikut arus pajak yang harus diperhatikan:

• PPN: Pajak Pertambahan Nilai

• PPh: Pajak Penghasilan

• BPJS: Badan Penyelenggara Jaminan Sosial

• PPH 21: Pajak Penghasilan Pasal 21

2. Melakukan Inspeksi Kendaraan Rutin 

Sebagai bagian dari daftar pemeriksaan armada secara keseluruhan, daftar periksa pemeliharaan kendaraan armada dapat membantu memastikan kendaraan armada layak jalan dan dalam kondisi prima. Inspeksi kendaraan yang rutin berkontribusi mengidentifikasi cacat kendaraan, meningkatkan standar keselamatan armada, dan meningkatkan masa pakai armada.

Mulai proses inspeksi kendaraan dengan mencatat bacaan odometer kendaraan, enam digit terakhir VIN-nya, rincian plat nomor, merek dan model, serta nama depan dan belakang pengemudi yang ditunjuk. Detail ini membantu Anda melacak jarak tempuh kendaraan, usia, penanda identifikasi, dan pengemudi yang ditugaskan selama inspeksi.

Setelah selesai, ikuti daftar periksa 5 langkah di bawah ini untuk melakukan inspeksi komprehensif:

• Pra-Pengoperasian: Periksa minyak, transmisi, dan cairan pembersih kaca

• Interior: Setelah menjalankan mesin, periksa apakah hal berikut ini berfungsi dengan baik: Tingkat bahan bakar, klakson, AC, lampu interior, pedal rem. Kemudian, periksa sabuk pengaman dan kain pelapis. Pastikan kotak obat pertama terisi dan kendaraan dilengkapi dengan alat darurat seperti alat peringatan, senter, dan roda cadangan.

• Cermin/Jendela: Uji penghapus kaca depan dan pastikan cermin bersih.

• Eksterior: Mulailah dengan memeriksa lampu depan dan belakang, lampu sein, dan lampu bahaya. Kemudian, periksa ban dan periksa keausan dan kerusakan serta tekanan ban cadangan.

• Bawah Kendaraan: Periksa kebocoran cairan dan benda-benda yang lepas atau menggantung

Dengan menandai masalah-masalah ini dan mengambil tindakan segera, bisnis dapat menghindari masalah keselamatan lebih lanjut.

3. Pantau Keabsahan Lisensi dan Izin 

Mengikuti batasan hukum adalah bagian yang tidak bisa ditawar. Termasuk dalam memastikan pendaftaran dan lisensi armada terbaru dan valid untuk menjaga kendaraan armada tetap berjalan dan menghindari denda. Tetap mengawasi administrasi berikut yang perlu manajer armada perhatikan:

• Peroleh dan atur izin yang tepat untuk kendaraan 

• Daftarkan kendaraan dengan otoritas yang berwenang

• Tetap pantau perpanjangan lisensi pengemudi

• Pastikan perpanjangan pendaftaran kendaraan dilakukan tepat waktu

4. Jalankan Audit Internal!

Jadi, katakanlah kamu sedang mengimplementasikan sistem manajemen armada baru atau ingin mengidentifikasi titik-titik sulit dalam sistem saat ini. Melakukan audit internal dapat membantu kamu melakukan keduanya.

Audit menyeluruh tidak hanya menilai semua aspek manajemen armada, tetapi juga memberikan wawasan lebih baik tentang apakah proses perusahaan sesuai dengan peraturan pemerintah, persyaratan manajemen armada, dan praktik terbaik. 

Berikut adalah daftar periksa audit manajemen armada yang terperinci:

• Kebijakan Manajemen Armada - Tinjau kebijakan keselamatan armada dan kesehatan.

• Kendaraan - Tinjau inspeksi kendaraan dan rencana untuk penggantian kendaraan. Nilai prosedur pemantauan kendaraan. Analisis penggunaan bahan bakar.

• Pengemudi - Penilaian pengemudi dan tinjau pelatihan staf. Tinjau kelayakan lisensi dan pengaturan asuransi. Latih ulang pengemudi jika diperlukan.

• Pihak Ketiga - Tinjau dan nilai penyedia pihak ketiga.

• Keamanan Armada - Tinjau dan nilai keamanan armada.

• Operasional - Penilaian dan tinjau inventaris.

Setelah semua data dinilai dan ditinjau, penting untuk melakukan 3 langkah terakhir:

• Tinjau dan nilai rekomendasi dari audit sebelumnya

• Tinjau temuan audit saat ini

• Dapatkan persetujuan temuan dari otoritas yang relevan di perusahaan

5. Ketahui Jam Layanan Pengemudi Armada

Meskipun sebuah perusahaan hanya memiliki beberapa pengemudi armada, mengetahui jam layanan (HOS) mereka yang tepat di atas semua hal lain hampir tidak mungkin. Namun, melacak HOS masing-masing pengemudi penting untuk tetap patuh dengan persyaratan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan. Mengelola HOS mengarah pada peningkatan pengelolaan kelelahan pengemudi dan armada yang lebih aman.

Mudah Kontrol Kesesuaian Armada dengan Cartrack Indonesia

Inilah bagaimana fitur canggih berbasis telematika dari Cartrack Indonesia dapat membantu memenuhi kesesuaian, keselamatan, dan pengelolaan risiko armada:

• Dapatkan pembaruan otomatis tentang perpanjangan izin, dan pemenuhan registrasi dengan perangkat lunak akuntansi MiFleet yang terintegrasi dengan lancar ke dalam platform manajemen armada Cartrack Indonesia. ‍

• Mungkinkan manajer armada untuk melacak layanan kendaraan dan pemeliharaan yang dijadwalkan, memastikan pemenuhan keselamatan yang tepat melalui sistem MiFleet. ‍

• Pastikan para pengemudi armada beristirahat dengan baik dengan melacak HOS mereka. Platform SaaS Cartrack Indonesia memungkinkan Anda melacak shift pengemudi dan menghasilkan laporan shift, memfasilitasi proaktifitas dan peningkatan berkelanjutan. ‍

• Gunakan solusi kamera berbasis AI dari Cartrack Indonesia untuk memberikan peringatan real-time kepada para pengemudi terkait perilaku mengemudi yang berisiko sehingga mereka dapat memperbaikinya secara langsung, meningkatkan akuntabilitas dan keselamatan pengemudi. ‍

Mencapai pemenuhan kesesuaian di seluruh armada dapat menjadi tugas yang sulit, bahkan tidak mungkin. Cartrack Indonesia datang dengan pengumpulan data dan pelaporan yang akurat - sebuah sistem telematika canggih adalah teman terbaik setiap manajer armada. 

Cari tahu lebih lanjut dengan klik link berikut ini!