5 Tantangan Manajemen Armada Kendaraan dan Solusinya

Efisiensi adalah hal terpenting dalam manajemen armada kendaraan. Sayangnya, sebagian besar manajer armada tenggelam dalam tugas-tugas yang memakan waktu namun tak memberi penambahan profit berarti. Selain itu, manajer armada juga tak memiliki kemampuan pemantauan menyeluruh, sehingga kurang dapat memaksimalkan operasional armadanya. Karena itulah dibutuhkan solusi digital, seperti GPS tracker, untuk menangani tantangan-tantangan dalam pengelolaan armada tersebut.

1. Pengeluaran Besar untuk Bahan Bakar

Tak mudah untuk memprediksi biaya BBM karena aktivitas kendaraan yang relatif, misalnya dari segi jarak tempuh dan durasi operasional setiap bulannya. Sopir yang berbeda bahkan bisa menyebabkan perbedaan konsumsi BBM. Pengeluaran BBM pun terkadang di luar prediksi, menjadi tantangan tersendiri bagi manajer armada untuk mencari tahu penyebabnya dan cara mengefisienkannya.

Solusi:

Pemantauan Perilaku Berkendara dan BBM

Pengeluaran BBM yang melebihi prediksi bisa disebabkan oleh beberapa faktor, seperti frekuensi mengebut, kebiasaan menyalakan mesin saat kendaraan terparkir (idling), pencurian BBM, dan kecurangan dalam klaim pengisian BBM. Untuk itu, perlu adanya pemantauan melalui notifikasi real-time saat sopir mengebut, kendaraan idling, dan BBM dicuri. Anda juga perlu pemantauan akurat volume dan lokasi pengisian BBM, untuk perbandingan dengan laporan klaim. GPS tracker dengan fitur pemantauan BBM mengakomodasi semua fungsi tersebut.

2. Penyalahgunaan Kendaraan Perusahaan

Tanpa sistem pemantauan khusus, Anda tidak dapat melacak pengoperasian kendaraan yang tidak efektif. Salah satunya penyalahgunaan kendaraan untuk urusan pribadi. Akibatnya, produktivitas pekerjaan dan kepuasan pelanggan menurun. Biaya lembur pun meningkat karena ada penambahan waktu yang digunakan untuk urusan di luar penugasan.

Solusi:

Pemantauan Mesin dan Lokasi

Untuk mengetahui aktivitas kendaraan, Anda perlu memasang GPS tracker yang dapat memantau status mesin (ignition on/off) dan lokasinya. Dengan demikian, Anda mengetahui kapan dan di mana kendaraan dinyalakan dan dimatikan. Perangkat GPS tracker juga dapat mengirimkan notifikasi real-time untuk ignition on/off dan penggunaan di luar jam operasional. Lebih detailnya, Anda dapat melihat dari laporan trip kendaraan. Semua hal ini dapat digunakan untuk mencegah penyalahgunaan kendaraan perusahaan.

3. Biaya Pemeliharaan Kendaraan yang Tinggi

Pernahkah Anda bertanya-tanya, mengapa kendaraan armada Anda cepat sekali butuh perbaikan atau penggantian onderdil? Penyebabnya antara lain perilaku berkendara yang buruk dan penggunaan kendaraan secara non-stop. Selain itu, pemeliharaan kendaraan yang tidak teratur dan cermat juga menjadi penyebabnya, bahkan hal sepele seperti tekanan ban sekalipun.

Solusi:

Automasi Jadwal Pemeliharaan

Buang cara manual untuk mencatat dan mengingat jadwal pemeliharaan setiap kendaraan. Menggunakan GPS tracker, pengingat jadwal dapat terintegrasi dengan data odometer serta durasi operasional kendaraan. Anda tinggal mengatur jadwal pemeliharaan dan pengingat berdasarkan tanggal, jarak tempuh, atau jam operasional masing-masing kendaraan. Selain automasi jadwal, Anda juga butuh pemantauan perilaku berkendara yang buruk untuk kemudian dilakukan tindakan korektif-preventif. Dengan demikian, kendaraan terjaga tidak cepat aus, sehingga biaya pemeliharaan pun berkurang.

4. Ketepatan Waktu Pengantaran

Ketidakmampuan tim lapangan untuk memenuhi jadwal pengantaran yang ditetapkan memberikan dampak negatif bagi bisnis dan reputasi perusahaan. Ketidakpuasan akan layanan dapat membuat Anda kehilangan pelanggan maupun calon pelanggan.

Solusi:

Geofence dan Penugasan Efektif

Untuk multi-trip, Anda dapat membuat geofence masing-masing tujuan pengantaran. Notifikasi real-time akan terkirim saat kendaraan masuk dan keluar geofence, sehingga Anda dapat memperkirakan waktu sampai kendaraan di geofence (tujuan) berikutnya. Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan fitur “What’s Nearby” jika menggunakan Cartrack. Fitur ini melihat kendaraan yang paling dekat dengan tujuan, sehingga penugasan lebih efektif dengan waktu pengantaran lebih cepat.

5. Pekerjaan Administrasi yang Habiskan Banyak Waktu

Mengelola administrasi armada kendaraan bisa menjadi hal yang rumit dan menghabiskan banyak waktu, mulai dari membuat berbagai macam laporan hingga mengurus surat-surat kendaraan. Pekerjaan-pekerjaan manual tersebut membuat produktivitas operasional menurun, belum lagi rentan akan kesalahan input data dan lain sebagainya.

Solusi:

Automasi Laporan dan Reminders

Data-data yang direkam oleh GPS tracker dapat diolah dan dikategorikan menjadi berbagai jenis laporan, dalam format PDF ataupun Excel. Laporan tersebut juga dapat diautomasi untuk dikirimkan setiap periode tertentu melalui surel. Anda pun dapat melacak progres dan bukti pengiriman melalui fitur pada perangkat lunak GPS tracker, seperti Communicator dari Cartrack. Sementara untuk pengurusan surat-surat kendaraan dan pengendara, pembayaran asuransi, dll, Anda dapat menggunakan fitur Reminders yang disediakan pada perangkat lunak GPS tracker.

Cartrack GPS Tracker memberikan solusi atas kelima tantangan manajemen armada kendaraan di atas. Kami memiliki beragam fitur pemantauan, antara lain untuk perilaku berkendara, bahan bakar, status mesin, lokasi, pemeliharaan kendaraan, geofence, hingga penugasan. Kontak kami sekarang dan dapatkan DEMO GRATIS Cartrack!