PT Rajawali Prima Teknik Optimalkan Operasi Pengiriman Baterai Menara BTS dengan Cartrack

PT Rajawali Prima Teknik (Raptek) telah menjalankan bisnis di bidang jasa penggantian dan pemasangan baterai menara Base Transceiver Station (BTS) di Indonesia sejak tahun 2018. Berpusat di Jakarta, PT Raptek juga menempatkan gudang-gudang atau Drop-off Point (DOP) sementara di Bandung, Semarang, Yogyakarta, dan Bali. Penempatan gudang-gudang sementara tersebut menyesuaikan dengan lokasi menara-menara BTS milik PT XL Axiata Tbk, perusahaan operator telekomunikasi seluler nasional yang bermitra dengan PT Raptek.

Sekadar informasi, BTS merupakan suatu infrastruktur telekomunikasi yang memfasilitasi komunikasi nirkabel antara perangkat komunikasi dan jaringan operator. Setiap menara BTS membutuhkan delapan, dua belas, atau enam belas blok baterai, masing-masing beratnya sekitar 30-35 kg. Untuk mengirim maupun mengambil baterai ke lokasi, PT Raptek menugaskan mover, yang terdiri dari satu pengemudi (driver) dan satu asisten (helper).

Tantangan

Dalam penugasan secara manual, risiko akan kehilangan data cukup besar karena berbasiskan pencatatan di atas kertas. Mover wajib membawa dokumen fisik yang berisi informasi alamat-alamat yang perlu dikunjungi, contact person, serta jumlah baterai yang harus dikirim atau diambil. Administrator maupun manajer operasional hanya menunggu laporan dari mover jika pekerjaan telah selesai, namun terkadang hal ini juga tidak dapat dilakukan tepat waktu.

Selain itu, apabila ada kendala dalam penyelesaian pekerjaan, pihak-pihak terkait tidak memiliki akses langsung untuk melihat lokasi maupun aktivitas kendaraan. Perhitungan biaya perjalanan pun tidak dapat dipastikan karena tidak ada parameter yang jelas. Besaran “uang jalan” biasanya hanya mengandalkan perkiraan pribadi dari masing-masing pengemudi, yang tentunya dapat berbeda satu sama lain.

Solusi

Untuk mengatasi semua tantangan tersebut, PT Raptek membutuhkan sistem penugasan dan pengelolaan armada secara digital. Karena itulah PT Raptek memilih sistem manajemen armada Cartrack dengan fitur pengelola tugas (Communicator), yang efektif digunakan sejak 1 Juli 2020 lalu. Implementasi sistem manajemen armada Cartrack dengan tambahan fitur Communicator ini telah membantu PT Raptek dalam pemantauan, penugasan, administrasi, laporan, dan perhitungan biaya perjalanan.

PT Raptek tidak membutuhkan waktu lama untuk mengaplikasikan sistem Cartrack dan Communicator ini dalam operasional harian armada. Wahyu Rubiyatmoko, Kepala Operasional PT Rajawali Prima Teknik, mengungkapkan, “Tidak ada kesulitan dalam menggunakan Cartrack dan Communicator. Mudah digunakan, dan mover kami juga cukup cepat untuk diajarkan.”

Manfaat

1. Administrasi Penugasan Hemat Kertas

Armada kendaraan milik PT Raptek yang digunakan untuk mengangkut baterai berjumlah 32 unit, yang disebar ke kota-kota operasional. Jumlah tersebut terbagi ke dalam beberapa tipe kendaraan yang memiliki kapasitas pengangkutan beragam, dari 16 hingga 32 baterai dalam sekali angkut. Kapasitas angkut kendaraan ini memengaruhi jumlah lokasi yang dapat dikunjungi mover dalam sekali perjalanan.

Dengan Cartrack dan Communicator, penugasan mover PT Raptek di berbagai kota di Indonesia mudah dilakukan secara terpusat. Administrator dapat mengetahui lokasi setiap kendaraan secara real-time dan menugaskan mover sesuai dengan kapasitas kendaraan. Administrator cukup memasukkan langkah-langkah penugasan, target mulai dan selesai, lokasi, serta rincian lainnya; lalu delegasikan tugas ke masing-masing mover. Mover tinggal menerimanya dari ponsel masing-masing, menekan tombol mulai, mengirim foto dan tanda tangan digital sebagai bukti penyelesaian tugas, lalu menekan tombol selesai.

“Kalau dulu mover bawa kertas ke mana-mana, sekarang cukup bawa handphone karena semua detail penugasan sudah ada di aplikasi. Tidak perlu lagi khawatir kehilangan dokumen karena sistemnya sudah digital dan data juga aman tersimpan di server Cartrack,” ujar Wahyu.

2. Mover Lebih Produktif dan Profesional

Sistem manajemen armada Cartrack memberikan visibilitas menyeluruh atas aktivitas armada di perjalanan. Administrator armada dapat mengetahui secara real-time kapan pengiriman baterai dimulai dan diselesaikan oleh setiap mover, berapa lama setiap pekerjaan dilakukan, dan lokasi mana saja yang sudah diselesaikan. Riwayat trip dan data penugasan pun dapat dengan mudah ditarik dari Fleet Web Cartrack.

Selain itu, implementasi sistem pemantauan dan penugasan Cartrack ini juga meningkatkan produktivitas dan profesionalitas mover. “Dengan adanya GPS tracker, kami bisa lihat apakah perjalanan efisien atau banyak berhentinya. Kalaupun berhenti, kami bisa tahu titik stopnya di mana saja dan berapa lama. Kelebihan lainnya, walaupun misalnya kami tidak memantau secara langsung, kami masih bisa lihat laporannya. Mover jadi lebih produktif dan profesional melakukan pekerjaannya karena tahu kinerja mereka dipantau,” jelas Wahyu.

3. Biaya Perjalanan Tepat Guna

Dalam sehari, mover dapat berkunjung ke maksimal empat lokasi menara BTS, disesuaikan dengan kapasitas angkut kendaraan yang dibawa. Untuk mengetahui biaya yang perlu dipersiapkan sebelum perjalanan, kepala operasional armada PT Raptek memperkirakannya berdasarkan jarak tempuh kendaraan menuju lokasi-lokasi tujuan pengiriman.

“Sebelum mover berangkat, kami selalu memberikan uang jalan untuk bahan bakar, parkir, dan tol. Kami bisa memperkirakannya dari rute dan total jarak tempuh mover ke lokasi-lokasi menara BTS melalui peta Google yang terintegrasi di dalam Fleet Web Cartrack. Uang jalan yang kami berikan jadi bisa lebih tepat guna,” kata Wahyu.

Teknologi manajemen armada Cartrack dengan fitur Communicator terbukti efektif untuk efisiensi operasional armada PT Rajawali Prima Teknik. Digitalisasi di berbagai area memberikan banyak manfaat dalam manajemen administrasi, penugasan, pemantauan, hingga biaya. Data trip dan tugas pengiriman terekam otomatis secara akurat dan terperinci, memberikan Perusahaan wawasan akan kinerja armada dan bagaimana mengoptimalkannya.