Manajemen Armada Pengiriman untuk Menjaga Ketepatan Waktu

Bayangkan ketika permintaan pelanggan sedang sangat tinggi dan Anda mulai kesulitan untuk mengatur, menjadwalkan, dan memastikan seluruh pengantaran. Semua masalah ini dapat diatasi dengan satu solusi yang disebut sebagai manajemen armada pengiriman. 

Sistem digital ini memungkinkan Anda melakukan efisiensi, mengoptimalkan operasional armada, mengurangi biaya, serta meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan software khusus, Anda bisa mengatasi tantangan dalam manajemen armada pengiriman. 

Baca Juga: Manajemen Armada Terbaik: Cara Memaksimalkan Pendapatan

Apa Itu Manajemen Armada Pengiriman?

Manajemen armada pengiriman adalah perangkat lunak (software) yang berfungsi untuk mengelola kendaraan dan pengantaran. Sistem ini merupakan integrasi software manajemen armada (Fleet Management System) dengan software khusus untuk mengelola pengiriman. 

Integrasi keduanya memungkinkan Anda untuk melakukan pemantauan real-time, mengatur jadwal pemeliharaan armada, dan pengelolaan lainnya. Dalam dashboard yang sama, Anda juga bisa mengelola penugasan dan memantau penyelesaiannya. 

Apa Saja Fungsi Software Manajemen Armada Pengiriman?

Software atau sistem manajemen armada pengiriman adalah solusi all-in-one untuk mengurangi rumitnya distribusi pengantaran. Mulai dari alokasi pengemudi, perencanaan rute, pelacakan kendaraan/pengemudi, manajemen biaya, hingga pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Sistem ini biasanya menggunakan Artificial Intelligence (AI) untuk mempercepat proses yang panjang tersebut dan menghindari bisnis dari kerugian finansial. Bagaimana tepatnya sistem manajemen armada membantu Anda meningkatkan keuntungan? 

1. Menghindari pemborosan

Sebagai pemilik dan pengelola bisnis, Anda mungkin kesulitan untuk menetapkan batasan pengeluaran. Sementara itu, penggunaan bahan bakar yang tidak terkontrol, kerusakan tidak terduga, dan perencanaan rute yang tidak efisien terus menyumbang pemborosan. 

Dengan sistem manajemen armada yang didukung Artificial Intelligence (AI), Anda bisa melacak konsumsi bahan bakar dan melakukan optimasi rute. Hal ini akan membantu Anda untuk mengurangi pemborosan maupun kecurangan terkait bahan bakar. 

2. Meningkatkan produktivitas

Salah satu tantangan terbesar bagi perusahaan adalah menyelesaikan pengiriman lebih cepat dan lebih banyak. Hal ini dapat diatasi dengan optimasi rute yang tepat sehingga menghindari pemborosan, kerusakan kendaraan, serta rute yang tidak efisien.

Sistem manajemen pengiriman yang ideal dapat mempertimbangkan variabel seperti durasi pengantaran, kapasitas kendaraan, pemerataan beban kerja, serta titik awal dan akhir. Dengan demikian, sistem ini dapat memberikan output berupa rute yang dapat diandalkan.

3. Manajemen yang efisien

Software ini akan membantu Anda untuk mewujudkan keseluruhan proses yang efisien. Mulai dari memproses detail paket, menugaskan pengemudi, hingga menerima umpan balik dari pelanggan setelah barang dikirimkan. 

Dengan mengintegrasikan software manajemen pengiriman dengan Fleet Management System, Anda bisa mengelola kendaraan sekaligus pengiriman dengan efektif. Hal ini akan memaksimalkan pemeliharaan, mengurangi biaya BBM, serta memonitor data dan laporan. 

4. Memudahkan pengemudi

Sistem manajemen armada pengiriman tidak hanya membantu pemilik dan pengelolanya, tetapi juga memudahkan pengemudi/kurir. Mereka tidak perlu merencanakan rute, menyimpan dokumen pengantaran, atau memberi dan menerima update via telepon. 

Teknologi ini memungkinkan Anda untuk mengetahui proses antar tanpa harus menghubungi pengemudi secara langsung. Melalui dashboard, Anda dapat memantau lokasi pengemudi, memeriksa durasi pengantaran, dan melihat bukti pengantaran (Proof of Delivery). 

5. Kepuasan pelanggan 

Sistem manajemen armada pengiriman juga memungkinkan Anda untuk mengatur berbagai otomatisasi guna memastikan kepuasan pelanggan. Misalnya dengan notifikasi pengantaran, link pelacakan, serta ajakan untuk memberikan feedback setelah paket diterima. 

Dengan demikian, Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang baik, mulai dari pengiriman yang cepat dan informasi yang transparan. Kepuasan pelanggan yang baik ini tentunya akan berkontribusi terhadap kesetiaan pelanggan dan reputasi perusahaan. 

Tantangan saat Mengintegrasikan Software Manajemen Armada Pengiriman

Meskipun software ini menawarkan banyak keuntungan, bisnis Anda mungkin menghadapi beberapa tantangan dalam mengaplikasikannya. Beberapa di antaranya adalah: 

1. Biaya implementasi awal yang tinggi

Biaya awal untuk mengimplementasikan sistem ini terbilang mahal, terutama bagi bisnis kecil dengan anggaran terbatas. Selain biaya perangkat, Anda juga harus menyediakan waktu pelatihan untuk staf yang mungkin mengganggu produktivitas. 

2. Tantangan integrasi dengan sistem bisnis yang ada

Jika bisnis Anda sudah memiliki sistem sendiri seperti manajemen inventaris dan manajemen pesanan, integrasi software ini dapat menjadi kompleks. Terutama jika sistem tersebut memiliki sistem manajemen armada bawaan yang sering kali tidak cocok dengan sistem lain. 

3. Keamanan data

Dengan peningkatan penggunaan teknologi, manajemen data dan keamanan menjadi penting. Bagi bisnis yang bekerja dengan pelanggan, mungkin ada kekhawatiran tentang keamanan informasi sensitif seperti detail informasi pelanggan dan data rahasia lainnya. 

4. Kompleksitas dan kurva pembelajaran

Penggunaan software akan membutuhkan pelatihan yang mungkin memengaruhi produktivitas bisnis untuk sementara. Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan kemudahan penggunaan software sehingga produktivitas bisnis tidak terganggu terlalu lama. 

5. Opsi kustomisasi terbatas

Tidak semua sistem menawarkan opsi kustomisasi yang mungkin Anda harapkan sesuai dengan kebutuhan spesifik bidang bisnis Anda. Oleh karena itu, penting untuk mencari penyedia software yang memungkinkan penyesuaian tersebut. 

6. Masalah skalabilitas seiring dengan ekspansi bisnis

Ketika skala bisnis Anda berkembang, Fleet Management System yang Anda gunakan harus bisa menyesuaikan dengan kebutuhan baru. Penting bagi Anda untuk mencari software yang dapat mengikuti pertumbuhan bisnis, misalnya dari 5 armada menjadi 100 armada. 

7. Kesulitan mengetahui kepuasan pelanggan

Software yang tepat seharusnya dapat memudahkan pelanggan untuk memberi penilaian dan umpan balik. Meski demikian, tidak semua perangkat manajemen armada memiliki fitur ini sehingga Anda mungkin kesulitan untuk mengetahui kepuasan pelanggan. 

8. Tantangan memastikan pengiriman aman untuk produk yang rapuh

Kendala lainnya adalah ketika bisnis Anda memiliki kebutuhan khusus untuk pengiriman produk yang sensitif terhadap suhu. Anda akan menghadapi risiko barang rusak jika manajemen armada yang dipilih tidak dilengkapi pilihan sensor seperti sensor suhu. 

9. Ketidaksetujuan perubahan dari karyawan

Tidak semua pengemudi bisa menyambut baik proses digitalisasi dan mungkin bahkan ada menolak beradaptasi dengan teknologi serta alur kerja yang baru. Hal ini tentunya dapat menjadi tantangan tersendiri bagi Anda sebagai pemilik dan pengelola bisnis. 

Baca Juga: Bagaimana Manajemen Armada Kapal Membantu Bisnis Pelayaran

Bisnis Apa Saja yang Cocok Menggunakan Software Manajemen Armada Pengiriman? 

Jika Anda adalah pemilik atau pengelola salah satu dari jenis bisnis berikut, maka penggunaan manajemen armada pengiriman akan sangat tepat. 

1. Online shop dan retailer

Layanan antar sering kali menjadi kendala tersendiri bagi online shop dan pengecer yang menyediakan kurir internal. Sistem ini akan membantu Anda untuk menghemat anggaran pengiriman sehingga keuntungan dapat dimaksimalkan. 

2. Logistik atau ekspedisi skala kecil 

Sistem manajemen armada pengiriman dapat membantu bisnis logistik/ekspedisi Anda untuk mengurangi biaya operasional. Sistem ini membantu mulai dari optimasi rute, menghemat bahan bakar, melacak kurir, serta memeriksa perkembangan pengantaran. 

3. Pengiriman makanan dan minuman

Mengelola armada pengiriman makanan akan lebih efisien jika ada platform untuk perencanaan rute, manajemen tugas, dan pelacakan kurir. Pelanggan juga bisa melacak langsung paket mereka yang tentunya meningkatkan pengalaman pelanggan. 

4. Bisnis kesehatan dan farmasi

Sistem manajemen pengiriman membantu Anda memastikan proses yang tepat waktu dan aman dengan pemantauan suhu. Anda juga bisa melacak prosesnya dan opsi transportasi sehingga produk benar-benar terjaga dari awal hingga diterima di tujuan. 

5. Bisnis furnitur dan peralatan rumah tangga

Bisnis furnitur dan peralatan rumah tangga umumnya menyediakan opsi pengantaran dengan kurir internal. Sistem ini akan membantu Anda untuk mengelola armada pengiriman barang dan mengoptimalkan rute agar hemat waktu dan bahan bakar. 

6. Layanan katering acara

Bisnis katering tidak lepas dari penggunaan kendaraan untuk operasional pengantaran makanan yang tidak jarang menjadi salah satu sumber pemborosan. Software ini akan membantu mengelola armada pengiriman makanan Anda dan meningkatkan efisiensi. 

Manfaat Penggunaan Cartrack Delivery 

Cartrack Delivery adalah software manajemen armada pengiriman dari Cartrack dapat membantu pengelolaan pengiriman. Solusi pengelolaan ini akan membantu Anda untuk menyelesaikan semua pekerjaan pengiriman dari awal hingga selesai dengan cepat. 

Software ini membantu semua pihak yang terlibat dalam keseluruhan proses, mulai dari manajer pengiriman, pengemudi, hingga pelanggan. 

Manfaat Penggunaan Cartrack Delivery bagi Manajer 

Sistem canggih dari Cartrack memungkinkan manajer armada untuk mengakses detail pengiriman, informasi pengemudi, serta memverifikasi kesiapan armada. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi untuk mengerjakan semuanya secara manual dengan Spreadsheet. 

Perangkat dari Cartrack juga dapat memantau proses antar serta kinerja pengemudi/kurir dengan akurat. Selain itu, manajer juga dapat mengatur pelatihan jika pengemudi harus mengirimkan produk sensitif dan rapuh agar tetap aman. 

Manfaat Penggunaan Cartrack Delivery bagi Pengemudi 

Penggunaan sistem ini akan mempermudah pengemudi karena bisa mendaftarkan presensi dengan hanya melakukan login ke aplikasi khusus. Pekerjaan juga akan selalu lancar karena aplikasi memungkinkan mode jaringan lemah dan mode offline. 

Dengan aplikasi khusus tersebut, mereka juga bisa menerima pembaruan jadwal pengiriman, penugasan, pembatalan, dan perubahan prioritas. Mereka juga bisa menyerahkan bukti pengantaran (Proof of Delivery) dalam bentuk digital, baik berupa foto maupun tanda tangan. 

Manfaat Penggunaan Cartrack Delivery bagi Pelanggan

Manfaat penggunaan sistem ini juga akan dirasakan secara langsung oleh pelanggan. Mereka dapat memantau proses antar, memastikan barang telah diterima, dan memberikan umpan balik secara instan. 

Dengan adanya link pelacakan langsung, pelanggan juga bisa melacak lokasi pengemudi/kurir secara real-time. Hal ini memberikan transparansi yang tentunya akan meningkatkan pengalaman pelanggan. 

Mengapa Banyak Bisnis Menyukai Cartrack Delivery?

Ada banyak alasan mengapa banyak bisnis mempercayakan Cartrack Delivery untuk mengelola pengiriman mereka. Beberapa di antaranya adalah: 

• Hemat biaya: Algoritma optimasi rute dari Cartrack dapat mempersingkat jarak pengiriman sehingga mengurangi pengeluaran untuk bahan bakar. 

• Integrasi dengan manajemen armada: Jika Anda telah menggunakan Fleet Management System dari Cartrack, Cartrack Delivery akan sangat mudah diintegrasikan.

• Pemantauan real-time: Anda dapat melakukan pemantauan real-time dengan GPS, mengetahui lokasi pengemudi, dan proses antar dalam satu dashboard.

• Peningkatan kepuasan pelanggan: Notifikasi pengantaran otomatis link pelacakan langsung, dan Proof of Delivery membantu pelanggan untuk mengetahui proses antar. 

• Proses tanpa kertas: Semua dokumen pengiriman bersifat digital sehingga mengurangi penggunaan kertas yang mudah hilang dan rusak. 

Baca Juga: Fleet Management System Untuk Industri Pertambangan

Sederhanakan Proses Pengiriman Anda dengan Cartrack Delivery

Cartrack Delivery menyediakan solusi lengkap untuk mengelola armada dan pengiriman sekaligus. Kombinasi dari dashboard untuk pengelola dan aplikasi untuk pengemudi/kurir akan memudahkan operasional, mulai dari penugasan hingga penyelesaiannya. 

Solusi manajemen pengiriman dari Cartrack ini dapat mencegah kerugian bisnis dan kehilangan pelanggan dengan membantu Anda membangun keunggulan dan efisiensi pengiriman. Lengkapi data Anda pada formulir berikut untuk mendapatkan demo Cartrack Delivery hari ini! 

Pertanyaan Umum seputar Manajemen Armada Pengiriman

1. Apa itu armada pengiriman?

Armada pengiriman adalah kumpulan kendaraan yang digunakan perusahaan untuk mengantarkan barang atau layanan kepada pelanggan. Kendaraan yang digunakan di sini dapat berupa mobil, motor, truk, atau kendaraan lainnya sesuai kebutuhan. 

2. Apa tugas seorang manajer armada dalam bisnis pengiriman?

Dalam bisnis pengiriman, manajer armada bertanggung jawab untuk mengatur, memantau, dan memaksimalkan penggunaan kendaraan. Tugas-tugasnya meliputi menyusun rute pengiriman, memastikan keadaan kendaraan, mengatur jadwal pengemudi, mengontrol biaya operasional, dan memantau kesesuaian SOP yang berlaku. 

3. Apakah industri pengiriman makanan perlu manajemen armada?

Ya, perlu. Industri pengiriman makanan sangat mengutamakan ketepatan waktu karena berhubungan dengan kualitas makanan dan kepuasan pelanggan. Platform manajemen armada dengan fitur pengelolaan pengiriman akan membantu Anda untuk mengatur rute tercepat, membagi tugas pengemudi, dan memantau performa armada secara real-time.