5 Tanda Manajemen Armada Anda Tidak Efisien

Mengelola armada merupakan pekerjaan yang kompleks. Anda harus mengutamakan profitabilitas, produktivitas, dan efisiensi, sambil juga memantau perilaku pengemudi, pemeliharaan kendaraan, serta data dan kinerja operasional. Besarnya tanggung jawab menuntut manajer armada bekerja seefisien mungkin. Bagaimana Anda mengetahui bahwa pengelolaan armada Anda ternyata belum efisien? Berikut ini 5 tandanya.

1. Menggunakan Metode Manual untuk Mengetahui Aktivitas Armada Anda

Apakah Anda lebih banyak menggunakan komunikasi manual (seperti panggilan telepon atau radio dan pesan instan) untuk mengetahui aktivitas armada Anda? Jika jawabannya ya, berarti Anda belum memegang kendali penuh atas armada Anda. Anda memerlukan teknologi yang dapat memberikan Anda visibilitas penuh atas aktivitas armada Anda.

Visibilitas ini memungkinkan Anda untuk melacak lokasi kendaraan secara real-time tanpa harus mengganggu pengemudi dalam perjalanan, memantau progres pengiriman, mengetahui trip yang diambil pengemudi, mendeteksi penyalahgunaan kendaraan, dan lain-lain. Bayangkan berapa banyak hal yang dapat Anda tingkatkan dari operasi armada Anda dengan berbagai informasi berharga ini.

2. Banyak Platform untuk Mengelola Armada

Beralih dari satu platform ke platform lainnya untuk mengelola armada sangatlah tidak praktis―membuang banyak waktu dan melelahkan. Sebagai contoh, Anda menggunakan platform yang berbeda-beda untuk pelacakan posisi kendaraan, penugasan pengemudi, pengiriman laporan, serta pengelolaan administrasi dan biaya armada. Akan lebih baik jika Anda menggunakan satu platform terintegrasi yang tangguh dan user-friendly untuk melakukan banyak hal.

Cartrack dapat menjadi solusi terbaik bagi Anda. Berbagai fungsi tersedia dalam satu platform Fleet Web Cartrack, seperti untuk melacak posisi kendaraan dan trip yang dilalui, memantau perilaku mengemudi, menugaskan pengemudi, menjadwalkan servis dan pengurusan dokumen, mengelola biaya, membuat laporan, merencanakan rute, dan masih banyak lagi. Anda bahkan juga dapat menyimpan dokumen bersama di platform yang sama dan membukanya kapan dan dari mana saja melalui koneksi internet, karena Cartrack menggunakan penyimpanan berbasis Cloud.

3. Manajemen Data Tidak Efektif

Manajer armada yang efektif mengambil keputusan-keputusan penting berdasarkan data. Karena itu, manajemen data armada haruslah dapat diandalkan―lengkap, akurat, minim human error, tersimpan aman, dan mampu memberikan wawasan cepat. Pengoperasian satu kendaraan saja bisa menghasilkan banyak sekali data, seperti catatan perawatan, transaksi bahan bakar, waktu penggunaan, jarak tempuh harian, dan lain-lain.

Jika pengelolaan seluruh data armada tidak efektif, Anda akan menghabiskan banyak sekali waktu untuk mengumpulkan dan mencari data serta menganalisisnya. Kesulitan ini terlebih lagi jika Anda masih menggunakan dokumentasi kertas, yang rentan rusak dan hilang. Untuk itu, Anda membutuhkan sistem yang dapat merekam seluruh data armada dengan akurat, memudahkan pencarian data, menyimpan sejumlah besar data dalam server yang aman, serta mengolah dan menyajikan data secara instan. Selain menghemat waktu dan beban pekerjaan, Anda dapat mengambil keputusan strategis dengan cepat.

4. Menghabiskan Terlalu Banyak Waktu untuk Pekerjaan Administrasi

Banyak dari aktivitas administrasi merupakan kebutuhan harian dari manajemen armada, antara lain pembuatan laporan, penjadwalan servis dan perpanjangan dokumen, serta pencatatan umum. Menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan ini tentunya akan menguras produktivitas Anda. Untuk itulah Anda memerlukan sistem yang membantu Anda bekerja lebih efisien.

Sistem manajemen armada Cartrack menawarkan fungsi automasi untuk tugas-tugas administrasi, khususnya yang bersifat repetitif. Beberapa di antaranya automasi pembuatan dan pengiriman laporan; penjadwalan servis berdasarkan tanggal, waktu operasional, dan jarak; perulangan penugasan rute; serta verifikasi pembelian bahan bakar. Fungsi ini selain mengefisienkan waktu kerja, juga meminimalkan human error.

5. Tidak Ada Tolok Ukur yang Jelas untuk Menilai Kinerja

Besar kecenderungan untuk armada Anda beroperasi dengan tidak efisien jika tidak ada tolok ukur kinerja yang jelas. Berbagai parameter penilaian diperlukan untuk mendorong operasi armada Anda ke target yang ingin Anda capai. Misalnya, untuk menilai keselamatan berkendara, Anda memantau beberapa parameter seperti kecepatan berlebih, mengerem keras, akselerasi mendadak, dan menikung tajam. Untuk memastikan pengiriman tepat waktu, pengemudi tidak boleh terlambat memulai trip, tidak terlalu lama berada dalam area tertentu karena harus berpindah ke beberapa area lainnya, dan lain-lain.

Sistem manajemen armada yang efektif mengolah data menjadi informasi yang mudah dipahami dan memberikan wawasan yang langsung dapat ditindaklanjuti. Di Cartrack, Anda akan dapat memantau dan menilai sejumlah area di operasi armada Anda, misalnya keselamatan mengemudi, efisiensi bahan bakar, produktivitas kendaraan, progres pengiriman, efektivitas kunjungan area ke area, dan sebagainya, dengan parameter yang jelas. Anda juga dapat membandingkan kinerja (dan beberapa aspek lainnya) seluruh kendaraan sejenis dalam armada Anda secara cepat.

Apakah ada dari antara kelima tanda di atas yang terjadi pada armada Anda? Jangan tunda untuk menyelesaikan masalah pengelolaan armada Anda, agar tidak membawa dampak negatif yang semakin besar bagi bisnis jika dibiarkan terlalu lama. Gunakan sistem manajemen armada Cartrack untuk mengatasi kelima masalah tersebut. Hubungi kami di sini untuk mencari tahu lebih lanjut bagaimana sistem kami dapat menjadikan manajemen armada Anda lebih efisien.