Fleet Management System Cartrack Efisienkan Manajemen Administrasi Armada Kendaraan Perusahaan di Indonesia

Tidak hanya operasi armada, fleet management system Cartrack juga dapat mengefisienkan manajemen administrasi (back-office) armada kendaraan perusahaan Anda di Indonesia. Beberapa divisi terkait yang mendapatkan manfaat dari penggunaan fleet management system Cartrack, yaitu layanan pelanggan, keuangan dan pembukuan, billing/collection, general affairs, dan human resources. Cukup dengan satu username, Anda dapat membuat banyak sub-user dengan otoritas tertentu untuk divisi-divisi terkait. Bagaimana Cartrack memberikan manfaat bagi operasi back-office armada perusahaan Anda di Indonesia?

1. Layanan Pelanggan

Menangani banyak pertanyaan pelanggan terkait pengiriman di seluruh Indonesia akan menyulitkan jika tidak memiliki visibilitas armada. Fleet management system Cartrack memampukan tim layanan pelanggan untuk melacak lokasi kendaraan kapan pun dan menginformasikannya kepada pelanggan. Tak hanya itu, fitur share location memungkinkan pelanggan melihat progres pengiriman pesanan mereka secara real-time; fitur geofence memicu notifikasi yang dapat dikirim ke e-mail atau SMS pelanggan saat kendaraan Anda memasuki area tujuan.

2. Keuangan dan Pembukuan

Dengan Laporan Pengisian Bahan Bakar, tim keuangan dapat memverifikasi nota pembelian bahan bakar sehingga mencegah kecurangan dalam klaim; sementara Laporan Grafik Bahan Bakar dapat digunakan untuk mendeteksi pencurian bahan bakar sehingga meminimalkan kerugian akibat fraud.

Untuk pembukuan keuangan armada yang efisien, Cartrack memiliki fitur Mi-Fleet, yang dirancang untuk memberikan Anda wawasan mengenai biaya operasional dan non-operasional armada secara mudah. Tim keuangan juga dapat mengelola jadwal berbagai kewajiban pembayaran dan mengatur pengiriman notifikasi melalui ­e-mail/SMS dari Mi-Fleet. Dokumen-dokumen terkait, misalnya asuransi dan kontrak sewa kendaraan juga dapat diunggah dalam fitur Mi-Fleet. Jika sewaktu-waktu diperlukan, Anda cukup membuka Fleet Web dari internet browser Anda di mana dan kapan saja untuk mengunduh dokumen tersebut.

3. Billing/Collection

Digitalisasi dalam penugasan armada juga memengaruhi efisiensi penagihan pembayaran (billing/collection) kepada konsumen. Dengan aplikasi pengelola tugas Communicator, bukti pengiriman berupa foto atau tanda tangan digital penerima barang dapat diunggah melalui ponsel dan langsung masuk ke Fleet Web. Hal ini akan membantu tim billing/collection memproses faktur lebih cepat untuk dikirim kepada pelanggan, sehingga Anda juga dapat menerima pembayaran lebih cepat.

4. General Affairs

Mengurus armada kendaraan, terlebih yang berskala besar, bisa menjadi berantakan dan rawan kesalahan jika tidak ada sistem administrasi yang efisien. Tim general affairs (GA) dapat mengambil manfaat dari fitur Reminders pada Fleet Web Cartrack. Jadwal servis dan perawatan dapat diatur berdasarkan tanggal, kilometer, dan durasi operasional setiap kendaraan. Tim GA juga dapat memasukkan jadwal lainnya, seperti perpanjangan STNK dan SIM pengemudi pada Reminders. Notifikasi otomatis akan dikirim via e-mail/SMS, yang bisa diatur beberapa waktu atau kilometer sebelumnya.

Menu Inspection pada Communicator juga dapat membantu tim GA untuk mengetahui kondisi kendaraan dalam perjalanan. Pengemudi dapat melaporkan masalah kendaraan beserta bukti foto, untuk kemudian diproses oleh tim GA. Progres penyelesaian laporan dapat diperbarui oleh tim GA dan pengemudi juga dapat memantaunya, sehingga pengemudi terinformasi mengenai kondisi kendaraan ketika menggunakan kendaraan tersebut kembali.

Terkait manajemen penggunaan kendaraan, tim GA dapat pula menggunakan fitur Alert agar ternotifikasi saat ada penggunaan kendaraan di luar jadwal (unscheduled usage) dan melacak lokasinya. Fitur ini berguna untuk manajemen armada kendaraan kantoran atau rental mobil, yang mungkin memiliki antrean jadwal penggunaan. Penambahan fitur remote immobilizer juga akan sangat mendukung dalam upaya meningkatkan keamanan kendaraan.

5. Human Resources

Pelacakan lokasi dan jam operasional pada Cartrack membantu tim human resources (HR) untuk memperhitungkan lembur dan memantau kedisiplinan kerja pengemudi. Tim HR dapat mengetahui kapan setiap pengemudi memulai dan mengakhiri perjalanan di hari itu. Jika ada kelebihan jam kerja, tim HR dapat melacak apakah perjalanan di hari itu banyak penundaan atau produktif, untuk kemudian memperhitungkan jumlah jam lembur yang sesuai.

Integrasi beragam fungsi dalam satu platform fleet management system Cartrack menjadikan kerja sama dalam pengelolaan armada perusahaan berjalan mulus dan efisien. Mulai pengalaman manajemen administrasi armada yang efisien bersama fleet management system berbasis GPS tracker Cartrack. Hubungi kami dan dapatkan LIVE DEMO GRATIS!