Digitalisasi Administrasi Armada dengan Cartrack, Selesaikan Pekerjaan Lebih Cepat!

Pekerjaan administrasi armada memiliki cakupan yang luas, mulai dari mengarsipkan dokumen, memasukkan informasi ke basis data, menyusun laporan operasional, mengatur jadwal perawatan kendaraan, hingga memastikan jumlah kendaraan dan pengemudi tersedia sesuai kebutuhan penugasan. Bayangkan jika pekerjaan administrasi ini dapat diautomasi dan terintegrasi di satu tempat, waktu kerja akan jauh lebih singkat dan koordinasi akan jauh lebih mudah. Dengan sistem manajemen armada Cartrack, Anda bisa melakukannya bahkan dari satu platform yang sama dengan pelacakan kendaraan.

1. Bulk importing untuk entri data lebih cepat

Dengan integrasi Application Programming Interface (API) dan bulk importing, Anda dapat memasukkan data-data penting armada secara cepat ke dalam platform manajemen armada Cartrack (Fleet Web). Daftar pengemudi, pengelompokkan kendaraan, geofence, dan point of interest (POI) adalah beberapa data yang bisa Anda unggah langsung sesuai format yang diminta dan akan langsung ditampilkan dalam sistem. Semua anggota tim Anda dapat mengakses atau mengunggah data dengan mudah dari satu platform. Sistem data terpusat ini menghindari terjadinya entri data ganda.

2. Pembuatan dan pengiriman laporan secara otomatis

Tak perlu waktu lama untuk membuat laporan operasional armada, biarkan Cartrack yang melakukannya secara otomatis. Anda cukup memilih dari laporan-laporan otomatis yang tersedia (ada lebih dari 100 jenis!), atau customize laporan (khusus laporan trip dan laporan posisi) dengan memilih parameter-parameter yang Anda butuhkan saja. Laporan-laporan ini dapat diunduh dalam format Excel atau PDF, maupun dikirim melalui e-mail yang juga dapat diautomasi. Laporan dibuat otomatis, pengirimannya pun dapat diautomasi—ada yang lebih baik dari ini?

3. Automasi pengingat kewajiban administratif

Banyaknya dokumen dan kewajiban yang memiliki tenggat waktu dapat membuat Anda kewalahan. Fitur MiFleet pada platform manajemen armada Cartrack akan meringankan kerumitan pengelolaan administrasi armada. Anda bisa mengatur pengingat otomatis setiap kali kontrak harus diperbarui, tenggat waktu tagihan dan denda akan berakhir, atau SIM dan STNK harus diperpanjang. Tampilan menu membantu Anda mengetahui prioritas pengurusan administrasi secara cepat, memastikan tidak ada downtime dalam operasi armada ataupun denda tambahan.

4. Automasi pengingat jadwal pemeliharaan preventif

Selain kewajiban administratif, Anda juga bisa mengautomasi jadwal pemeliharaan preventif masing-masing kendaraan melalui fitur Reminder. Terintegrasi dengan data dari GPS tracker Cartrack, pemeliharaan dapat dijadwalkan tidak hanya berdasarkan tanggal, tetapi juga kilometer dan durasi operasional. Fungsi ini memungkinkan Anda mengautomasi penjadwalan berbagai jenis pemeliharaan, seperti penggantian ban berbasiskan kilometer dan penggantian oli mesin berdasarkan durasi operasional. Dengan fitur ini, mengelola pemeliharaan kendaraan pun jadi lebih mudah, bahkan untuk armada berskala besar.

5. Penyimpanan dokumen digital dalam satu platform

Fleet Web Cartrack memudahkan Anda mengurus segala sesuatu terkait armada dalam satu platform. Dengan fitur MiFleet, Anda dapat menyimpan dokumen-dokumen penting Anda dalam versi elektronik. Dokumen bisa diunduh kapan pun diperlukan melalui internet browser Anda dari mana saja. Tim Anda yang memiliki akses pun dapat melakukan hal serupa. Anda dapat menghemat waktu untuk mencari dokumen penting dan menghindari penundaan, sehingga waktu kerja dapat digunakan sebaik-baiknya dan pengurusan dokumen dapat dilakukan dengan cepat.

Hemat waktu Anda untuk pekerjaan administrasi bersifat repetitif melalui fungsi integrasi, automasi, dan kustomisasi yang tersedia dalam sistem manajemen armada Cartrack. Mulai digitalisasi administrasi armada Anda dengan Cartrack dan dapatkan manfaat lebih yang dapat meningkatkan operasi armada Anda. Hubungi kami sekarang dan dapatkan DEMO GRATIS sistem manajemen armada Cartrack secara daring oleh konsultan kami.