6 Tip Mengomunikasikan Pelacakan GPS Kendaraan kepada Pengemudi Anda

Tak butuh waktu lama dan infrastruktur yang rumit untuk mengimplementasikan sistem manajemen armada. Cukup dengan memasang alat pelacak GPS dan perangkat tambahan yang diperlukan pada kendaraan, Anda akan dapat mengakses platform manajemen armada. Anda dapat membukanya kapan dan di mana saja dari web browser dan aplikasi mobile selama perangkat yang Anda gunakan terkoneksi dengan internet. Platform manajemen armada juga didesain user-friendly, sehingga Anda mudah memahami dan menggunakannya.

Meski demikian, mentransformasikan pengelolaan armada dari manual ke digital bukanlah tanpa tantangan. Mungkin tak semua kru armada Anda setuju dengan kemajuan ini, atau bahkan familiar dengan teknologi dan memiliki ponsel pintar. Karena pengemudi merupakan ujung tombak armada, maka sebaiknya kepada merekalah Anda pertama kali mengomunikasikannya. Berikut ini 6 tip untuk mengomunikasikan implementasi teknologi pelacakan GPS kendaraan kepada para pengemudi Anda.

1. Sampaikan rencana Anda di awal secara terbuka

Umumkan kepada para pengemudi bahwa Anda dan tim manajemen memutuskan untuk memulai digitalisasi manajemen armada. Sampaikan bahwa proses digitalisasi tersebut membutuhkan perangkat IoT (GPS tracker, sensor bahan bakar, penonaktif starter jarak jauh, sensor pintu kargo, dan perangkat lain yang Anda butuhkan) untuk dipasang pada setiap kendaraan. Jika Anda juga memutuskan untuk menggunakan aplikasi penugasan, sampaikan rencana Anda secara jelas. Misalnya, apakah Anda akan menyediakan ponsel dan paket data untuk setiap pengemudi, atau menggunakan ponsel pintar pengemudi dengan kompensasi tertentu.

Menginformasikan rencana Anda untuk mengimplementasikan sistem manajemen armada berbasis pelacakan GPS akan membantu membangun kepercayaan dan penerimaan sejak awal proses.

2. Beri tahu manfaatnya bagi pengemudi

Komunikasikan kepada pengemudi mengenai bagaimana teknologi pelacakan GPS kendaraan dapat memudahkan mereka dalam bekerja, meningkatkan keamanan, bahkan menjauhkan mereka dari masalah. Misalnya, jika ada laporan pengguna jalan bahwa sopir Anda mengebut, Anda dapat memeriksa riwayat trip dan membela pengemudi Anda berdasarkan data jika tidak terbukti seperti yang dilaporkan. Kasus lain misalnya untuk menghadapi komplain kekurangan jumlah barang kiriman, Anda dapat memberikan penjelasan kepada pelanggan berdasarkan data riwayat buka-tutup pintu kargo (yang telah dipasang sensor pintu).

Manfaat lengkap teknologi pelacakan GPS kendaraan bagi pengemudi dapat Anda baca di sini.

3. Beri tahu manfaatnya bagi departemen lain dan bisnis Anda

Sampaikan masalah yang departemen lain serta bisnis Anda hadapi dengan pengelolaan armada yang masih manual. Misalnya, layanan pelanggan yang tidak dapat merespons dengan cepat mengenai progres pengiriman dan lokasi kendaraan, serta administrasi pembuatan laporan dan pemeliharaan kendaraan yang tidak efisien. Jelaskan bagaimana digitalisasi manajemen armada ini membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Bagi bisnis, kemajuan teknologi ini meningkatkan keandalan layanan armada Anda, sehingga kepuasan pelanggan serta reputasi dan profitabilitas perusahaan juga meningkat.

Teknologi manajemen armada berbasis pelacakan GPS ini mengefisienkan waktu dan alur kerja, meningkatkan visibilitas terhadap kendaraan dan kargo, dan meminimalkan risiko kerugian.

4. Tunjukkan cara kerjanya

Agar dapat berperan aktif dalam menerapkan teknologi manajemen armada ini, para pengemudi Anda perlu untuk mengetahui cara kerjanya. Berikan mereka pelatihan untuk menunjukkan cara kerja sistem manajemen armada secara umum dan apa yang harus mereka lakukan. Jika Anda menggunakan aplikasi penugasan, ajarkan langkah-langkahnya kepada mereka dan pastikan mereka mengerti sebelum teknologi ini mulai diterapkan. Pelatihan merupakan kunci untuk membantu para pengemudi merasa nyaman saat bekerja dengan teknologi manajemen armada berbasis pelacakan GPS kendaraan ini.

5. Berikan apresiasi untuk kinerja yang baik dan pelatihan bilamana diperlukan

Salah satu kelebihan dari digitalisasi manajemen armada adalah tim manajemen mampu memberikan penilaian kerja yang lebih objektif, berdasarkan data. Sistem dapat menilai tingkat keselamatan mengemudi, waktu idle (membiarkan mesin menyala lama saat kendaraan tidak bergerak/sedang parkir) paling sedikit dengan mempertimbangkan jarak tempuh, penyalahgunaan kendaraan, waktu mulai dan selesai bekerja, serta jumlah pengiriman yang diselesaikan sesuai jadwal. Dengan demikian Anda bisa mempertimbangkan bonus dan fasilitas lainnya atas pencapaian individu.

Selain itu, Anda juga akan mengetahui jika ada pengemudi Anda yang sering lembur untuk kemudian mengevaluasi kembali pembagian beban pekerjaan atau mempertimbangkan untuk menambah tenaga kerja. Untuk para pengemudi dengan tingkat keselamatan berkendara rendah, Anda dapat memfasilitasi pelatihan yang tepat sasaran. Pelatihan dapat dirancang sesuai kebutuhan masing-masing pengemudi dengan mempertimbangkan data Laporan Keselamatan Mengemudi yang disediakan otomatis oleh sistem.

6. Bangun persepsi yang benar sebagai satu tim

Teknologi pelacakan GPS kendaraan akan membantu meningkatkan kedisiplinan dan produktivitas kerja pengemudi. Tegaskan bahwa alasan yang melatarbelakangi hal ini bukanlah kurangnya kepercayaan kepada pengemudi, melainkan untuk meningkatkan kualitas layanan armada demi menjaga kelangsungan bisnis. Di era industri 4.0 ini, perusahaan harus memulai transformasi digital agar tidak tergerus zaman dan tetap bertahan dalam persaingan bisnis yang ketat. Jika layanan dan pengelolaan armada Anda baik, bisnis tetap berjalan, dan para karyawan Anda bisa mempertahankan mata pencarian mereka.

Implementasi teknologi ini membutuhkan peran semua karyawan untuk terlibat sebagai satu tim, karena memang teknologi ini mendatangkan manfaat bagi beberapa departemen berbeda dan menjadikan kerja sama antardepartemen lebih mulus.

Adaptasi sistem baru membutuhkan kerja sama dari berbagai pihak terkait. Membangun komunikasi sangatlah vital agar tidak timbul kesalahpahaman. Terbukalah tentang perubahan tersebut dan libatkan pengemudi Anda di setiap proses sebagai bagian dari tim yang bekerja bersama memajukan perusahaan.

Ada banyak manfaat yang didapat oleh pengemudi, manajer, operator, bahkan HR/GA dengan menerapkan sistem manajemen armada berbasis pelacakan GPS kendaraan ini. Teknologi ini bukan sekadar untuk melacak lokasi, melainkan sistem komprehensif dan terintegrasi yang menjadikan pengelolaan armada lebih efisien. Ingin memulai digitalisasi manajemen armada Anda dengan sistem pelacakan GPS? Hubungi kami di sini dan dapatkan DEMO GRATIS dari tim Cartrack!