6 Cara Cartrack Membantu Organisasi Nirlaba Mengelola Kendaraan Operasional Lebih Efisien

Agar dapat memberikan pelayanan bagi komunitas masyarakat, organisasi nirlaba (nonprofit) didukung oleh pekerja lapangan dan armada kendaraan berskala kecil. Dengan ketatnya anggaran dan terbatasnya staf atau sukarelawan, pengelolaan kendaraan organisasi nirlaba pun dituntut untuk efisien dan hemat biaya. Untuk mengatasi tantangan tersebut, organisasi nirlaba perlu memulai digitalisasi manajemen armada. Cartrack dapat menjadi solusi bagi organisasi nirlaba untuk efisiensi dalam pengelolaan armada dan biaya melalui cara-cara berikut ini.

1. Memantau posisi real-time

Keterbatasan sumber daya mengharuskan organisasi nirlaba untuk mengatur agar penggunaan kendaraan dan sopir lebih efisien. Dengan mengetahui posisi real-time kendaraan, operator dapat memperkirakan waktu tiba lebih akurat, mengetahui kendaraan terdekat ke lokasi, dan mengatur waktu penggunaan kendaraan atau penugasan sopir secara lebih efisien. Jika organisasi nirlaba Anda memiliki sejumlah lokasi yang dikunjungi secara reguler, Anda dapat menandai setiap area dengan fitur geofence. Dengan demikian, Anda dapat ternotifikasi saat kendaraan memasuki dan meninggalkan setiap area tersebut.

2. Mempercepat proses pembuatan laporan

Cartrack menyajikan grafik statistik beragam parameter kinerja armada secara otomatis melalui fitur Dasbor, yang bisa diunduh dalam bentuk PNG, PDF, ataupun CSV. Cartrack menyediakan pula lebih dari 100 jenis laporan otomatis, antara lain Laporan Riwayat Trip, Laporan Keselamatan Mengemudi, dan Laporan Manajemen Risiko, yang bisa diunduh dalam bentuk PDF atau Excel maupun diautomasi untuk dikirim melalui e-mail setiap periode tertentu. Proses pembuatan laporan pun lebih cepat, karena semua data dan grafik analisis telah tersedia otomatis.

3. Mengelola jadwal administratif lebih praktis

Platform manajemen armada (Fleet Web) Cartrack memiliki fitur untuk mengelola jadwal pemeliharaan kendaraan berdasarkan tanggal, durasi operasional, dan kilometer. Fitur ini juga dapat digunakan untuk mengelola jadwal administratif lainnya seperti perpanjangan STNK dan SIM, juga pembayaran pajak dan asuransi. Notifikasi dapat dikirim ke e-mail, tampilan di Fleet Web sendiri pun memungkinkan pengguna untuk dengan cepat mengetahui prioritas yang harus dilakukan. Fitur ini membantu meringankan pekerjaan administratif di tengah keterbatasan SDM.

4. Memberikan bukti layanan

Selain fitur Dasbor dan Laporan Otomatis, organisasi nirlaba juga akan mendapat manfaat dari Communicator Cartrack untuk membantu menyusun laporan pertanggungjawaban program kepada donatur. Aplikasi penugasan ini memudahkan pendataan dan pelacakan tugas pelayanan lapangan. Manajer mengirim tugas kepada pekerja lapangan disertai deskripsi, langkah tugas, alamat, kontak narahubung, serta jenis dan jumlah stok barang donasi yang perlu diambil. Manajer juga dapat mengatur jumlah foto yang diperlukan sebagai bukti penyelesaian seluruh rangkaian tugas ataupun masing-masing langkah tugas. Daftar tugas beserta rinciannya dapat langsung diunduh dalam format laporan Excel.

5. Meningkatkan efisiensi konsumsi bahan bakar

Dengan menambahkan sensor bahan bakar, Anda dapat memantau volume tangki bahan bakar kendaraan secara real-time, melacak pencurian/kehilangan bahan bakar, dan memverifikasi klaim pengisian bahan bakar. Sistem pemantauan bahan bakar Cartrack ini membantu organisasi nirlaba mengelola pengeluaran bahan bakar dengan lebih efektif, memastikan setiap biaya yang keluar dimanfaatkan secara efisien. Di samping sensor bahan bakar untuk memantau pengisian dan konsumsi bahan bakar, Anda juga dapat memantau aktivitas yang memboroskan bahan bakar, seperti membiarkan mesin menyala saat kendaraan berhenti (idle) dan mengebut.

6. Mengelola biaya armada dari satu platform yang sama

Fleet Web, perangkat lunak manajemen armada Cartrack yang berbasis Cloud, memungkinkan seluruh proses pengelolaan armada dilakukan dari satu platform. Tak hanya memantau aktivitas armada, Anda juga dapat mengelola biaya di Fleet Web dengan menambah modul MiFleet. Anda cukup menginput seluruh pengeluaran beserta kuitansi, dan MiFleet akan otomatis menampilkan biaya total kendaraan per bulan. Integrasi ini memudahkan Anda mengatur biaya setiap bulannya dan memverifikasi setiap klaim atau kuitansi dengan melacak aktivitas kendaraan, misalnya servis dan pengisian bahan bakar.

Jadikan operasi organisasi nirlaba Anda lebih efisien dengan menggunakan sistem manajemen armada Cartrack yang komprehensif. Digitalisasi manajemen armada dengan Cartrack ini dapat menjadi jawaban atas tantangan efisiensi sumber daya dan biaya yang dihadapi organisasi nirlaba. Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana Cartrack dapat mendukung operasional organisasi nirlaba Anda, silakan klik dan isi e-form di sini. Kami juga menyediakan demo gratis Cartrack secara daring untuk Anda.