Hemat Biaya Kertas dan Cetak dengan Digitalisasi Manajemen Armada

Digitalisasi tidak hanya memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga efisiensi biaya, termasuk untuk kertas. Namun, banyak organisasi yang masih menyukai formulir kertas karena sudah terbiasa. Bila kebiasaan ini terus berlanjut, ada kemungkinan bisnis Anda mengalami kerugian finansial. Misalnya, jika setiap pengemudi membawa 10 lembar dokumen rangkap tiga per harinya, dan mereka bekerja 5 hari seminggu, maka dalam setahun setiap pengemudi menghabiskan setidaknya 7.800 lembar kertas―sungguh biaya yang besar.

Mempertimbangkan hal tersebut, sudah saatnya perusahaan Anda mengalihkan penggunaan kertas ke digital. Dengan demikian, perusahaan dapat berkontribusi pada keberlanjutan lingkungan dan menghemat biaya kertas, melalui beberapa cara berikut ini.

Pencatatan Data Secara Digital dan Otomatis

Entri data manual membebani tenaga kerja lapangan untuk membawa dokumen kertas, mencatat detail saat bepergian, dan menyimpannya dengan benar sebelum diserahkan ke staf administrasi. Mereka pun harus kembali ke kantor untuk menyerahkan dokumen-dokumen tersebut, di mana staf administrasi akan memprosesnya secara manual.

Pencatatan digital mampu mengatasi ketidakefisienan dalam entri data manual dan pengelolaan dokumen. Tenaga kerja lapangan dapat menambahkan informasi, mengedit, dan mengirimkan laporan kapan dan dari mana saja melalui aplikasi seluler. Tak hanya pekerja lapangan, staf administrasi juga dapat menghemat waktu karena laporan dapat diterima lebih cepat, tidak ada risiko tulisan tangan yang tidak terbaca, dan minim risiko kehilangan data.

Jika Anda menggunakan platform manajemen armada Cartrack, Anda juga akan mendapatkan fitur laporan otomatis, yang terdiri lebih dari 100 jenis laporan. Data-data aktivitas kendaraan dan sensor tambahan direkam otomatis oleh sistem dan disajikan dalam bentuk laporan PDF atau Excel yang bisa langsung Anda unduh atau kirim e-mail―menjadikan proses instan dan akurat.

Pengarsipan Non-Kertas

Bisnis yang telah beroperasi selama beberapa tahun kemungkinan telah mengumpulkan sejumlah besar dokumen kertas. Mengakses data dari lemari arsip yang meluap bisa sangat memakan waktu. Sebaliknya, pencarian data pada platform digital akan lebih cepat. Beban administrasi pun akan berkurang karena tidak memerlukan ruang dan lemari arsip besar, petugas administrasi untuk mengelola arsip, serta pengeluaran kertas untuk fotokopi dokumen.

Platform digital juga mampu menangkap lebih dari sekadar data, seperti gambar, video, tanda tangan elektronik, lokasi, dan waktu. Digitalisasi manajemen armada dengan Cartrack memungkinkan Anda menambahkan beragam fitur untuk mengakses beragam jenis data tersebut. LiveVision untuk merekam video kejadian mengemudi berisiko dan situasi di perjalanan, Cartrack Delivery untuk manajemen penugasan yang dilengkapi fitur Electronic Proof of Delivery (e-POD) berupa foto dan tanda tangan digital.

Berbagai informasi seputar aktivitas armada bisa Anda dapatkan dengan mudah dan terperinci. Anda tak perlu mengeluarkan biaya atau menyediakan ruang untuk server, karena Cartrack memiliki server tersendiri untuk mendukung lalu-lintas dan penyimpanan data yang aman. Cartrack menyediakan penyimpanan data hingga 5 tahun, memungkinkan Anda mengakses riwayat data-data lama Anda dengan mudah. Karena platform berbasis web, berbagi dan mengambil data pun sangat mudah dan dapat dilakukan kapan dan di mana saja, cukup melalui koneksi internet.

Integrasi Beragam Fungsi dalam Satu Platform

Platform manajemen armada memberikan visibilitas yang memungkinkan Anda memantau kendaraan dan pengemudi Anda saat dalam perjalanan secara real-time, seperti lokasi, trip, kapan kendaraan memasuki dan meninggalkan geofence, volume bahan bakar, dll. Tak perlu menghubungi pengemudi untuk menanyakan lokasi terkini dan progres pengiriman, Anda dapat memastikannya sendiri dari platform manajemen armada. Anda dapat segera mengambil tindakan saat terjadi masalah dalam perjalanan, kapan pun.

Selain itu, platform manajemen armada yang terintegrasi memungkinkan kolaborasi antardepartemen yang mulus. Manajer armada, staf administrasi, staf keuangan dan penagihan, serta staf HR & GA bisa mendapatkan manfaat melalui platform manajemen armada yang terintegrasi seperti Fleet Web Cartrack―mulai dari pembuatan dan pengiriman laporan otomatis, pencatatan jam kerja, pengelola jadwal pemeliharaan dan administrasi, pengelola biaya armada, hingga penarikan bukti penyelesaian pengiriman.

Fungsi automasi yang tersedia dalam platform menghapus pekerjaan administratif yang bersifat perulangan dan monoton, sehingga tim Anda dapat fokus pada pekerjaan-pekerjaan yang lebih penting. Tim Anda tak perlu lagi menghabiskan waktu mengurus dokumentasi kertas dan mencari data secara manual, karena semua dilakukan di platform digital dengan dokuman dan laporan berformat elektronik.

Peralihan dari kertas ke digital menjadi suatu keharusan di masa kini. Terlalu besar biaya yang terbuang dengan memperhitungkan pengeluaran dari segi kertas, tinta cetak, waktu kerja, dan usaha. Digitalisasi manajemen armada membantu bisnis Anda lebih efisien dan berdaya saing. Mulai pangkas pengeluaran Anda dengan menghemat kertas dan beralih ke platform digital. Hubungi kami di sini untuk tahu lebih lanjut bagaimana platform manajemen Cartrack dapat membantu Anda serta dapatkan pula demo gratis secara daring oleh tim Cartrack.