4 Tip Mengoptimalkan Pemanfaatan Kendaraan Dinas dengan Fleet Management System

Bicara tentang banyaknya departemen, divisi, dan daerah, tentunya pemerintah memiliki jumlah armada kendaraan dinas yang besar. Tak hanya jumlah, tanggung jawabnya pun besar, karena anggaran yang digunakan salah satunya berasal dari masyarakat. Untuk itu, pemerintah harus memastikan kendaraan dinas dan biaya terkait digunakan dengan penuh tanggung jawab.

Untuk memastikan efisiensi dalam menjalankan tugas dengan kendaraan dinas, pemerintah perlu mengukur pemanfaatan kendaraan hingga ke tingkat individu. Namun, menganalisis sampai ke data individu akan menyulitkan. Implementasi fleet management system berbasis pelacakan GPS kendaraan akan memudahkan proses analisis ini, dengan hasil yang tentunya lebih akurat. Jika Anda berada dalam lingkup pemerintahan yang berkaitan dengan manajemen kendaraan dinas, berikut ini beberapa tip meningkatkan pemanfaatan kendaraan dinas dengan menggunakan fleet management system.

1. Analisis Tren Penggunaan dan Tetapkan Standar

Untuk mengetahui tren penggunaan, tentukan beberapa parameter yang memberikan wawasan penting, seperti jarak tempuh, durasi, dan konsumsi bahan bakar. Setelah itu, tetapkan standar minimal dan maksimal penggunaan berdasarkan parameter tersebut dan jenis kendaraan, misalnya minimal 300 km/bulan dan maksimal 150 liter/bulan untuk mobil sedan atau SUV.

Fitur: sensor bahan bakar, pemantauan perilaku mengemudi agresif (mengerem keras, akselerasi mendadak, mengebut, dan menikung tajam), pemantauan idle (membiarkan mesin menyala saat kendaraan berhenti), riwayat trip, riwayat stop, pemutar ulang rute

2. Identifikasi Ketidakefisienan Berdasarkan Standar Penggunaan

Cari tahu ketidakefisienan penggunaan kendaraan dinas dengan menganalisis riwayat trip kerja. Misalnya, perhatikan ke mana saja kendaraan bepergian, juga waktu tiba dan durasi kendaraan di setiap perhentian. Anda dapat mengetahui bagaimana penggunaan aktual kendaraan dibandingkan dengan standar yang telah Anda tetapkan (lihat poin nomor 1). Jika penggunaan kendaraan di bawah standar, Anda mungkin dapat mempertimbangkan untuk mengatur kembali jumlah atau jenis kendaraan dinas di departemen Anda.

Fitur: laporan trip, laporan perhentian, laporan idle, peringatan idle, peringatan geofence, peringatan penyalahgunaan kendaraan, pemutar ulang trip, pemantauan perilaku mengemudi, dasbor performa armada

3. Atur Peringatan Terkait Penggunaan

Pastikan kendaraan dinas benar-benar digunakan untuk menunjang pekerjaan (PMK No. 76/2015, pasal 1), serta hanya pada jam kantor dan tidak dibawa ke luar kota kecuali dengan izin tertulis pimpinan instansi (PERMENPAN No. 87/2005, lampiran II). Atur peringatan real-time terkait penggunaan, seperti penggunaan di luar jam kerja dan luar kota. Anda dapat membuat dan menggunakan peringatan geofence agar terinformasi segera setiap kali kendaraan dinas dibawa ke luar kota.

Fitur: geofence, peringatan geofence, peringatan penggunaan di luar jadwal

4. Jadwalkan Pemeliharaan Lebih Baik

Penjadwalan servis kendaraan yang tidak dikelola dengan baik dapat mengganggu produktivitas penggunaan kendaraan. Fleet management system dapat membantu Anda menjadwalkan pemeliharaan preventif lebih efisien karena mendeteksi jarak tempuh dan jam operasi mesin setiap kendaraan secara otomatis. Sistem bisa mengirimkan notifikasi beberapa kilometer atau waktu sebelumnya, membantu Anda mengatur ulang penggunaan kendaraan agar pekerjaan tidak terganggu.

Selain pemeliharaan preventif/reguler, fleet management system juga bisa mengatur pemeliharaan prediktif dengan mengintegrasikan data CAN Bus kendaraan (jika kendaraan Anda memiliki sistem kelistrikan CAN Bus) ke sistem. Anda bisa menerima notifikasi terkait diagnostik mesin, suhu, dan over-revving berdasarkan Kode Masalah Diagnostik (DTC) yang dideteksi CAN Bus kendaraan. Data CAN Bus ini membantu teknisi mengetahui pasti masalah kendaraan dan memperbaikinya sebelum masalah bertambah besar, yang akan mengurangi produktivitas.

Fitur: reminder (pengingat jadwal servis), sensor CAN Bus, alert (untuk mengatur notifikasi diagnostik dari CAN Bus)

Pemerintah memiliki tanggung jawab sekaligus beban moral untuk mengontrol anggaran dan memberikan pelayanan yang efisien. Pemanfaatan kendaraan dinas yang optimal dapat mengefisienkan biaya dan menjaga produktivitas jam kerja. Untuk itu, Anda memerlukan parameter dan teknologi tepat yang membantu Anda memahami kinerja armada dinas, termasuk menemukan masalah dan area yang perlu ditingkatkan. Dengan fleet management system Cartrack, Anda bisa melakukan semuanya dari satu platform. Hubungi kami di sini untuk pemesanan, pertanyaan, dan permintaan demo produk secara daring.